新形勢(shì)下的辦公室檔案管理工作創(chuàng)新

吳萍

摘? 要：該文圍繞新形勢(shì)下的辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新路徑展開研究，首先分析了新形勢(shì)下辦公室檔案管理工作面臨的主要問題，在此基礎(chǔ)上提出辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新建議，以期為新形勢(shì)下辦公室檔案管理水平的提升起到借鑒參考作用，在分析現(xiàn)有不足的基礎(chǔ)之上勇于創(chuàng)新和改革，積極探索創(chuàng)新路徑，為檔案管理工作水平的提高鋪平道路。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)? 辦公室檔案管理? 創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1672-3791（2019）02（c）-0204-02

新形勢(shì)下，國(guó)內(nèi)科技事業(yè)迅猛發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)開始滲入社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的方方面面，并對(duì)人們的生活與工作產(chǎn)生了深刻的影響，與此同時(shí)企事業(yè)單位的辦公環(huán)境也產(chǎn)生了新的變化，這使得辦公室檔案管理工作既面臨著新的機(jī)遇，也要迎接新的挑戰(zhàn)，面對(duì)新形勢(shì)下制約辦公室檔案管理水平提升的各類問題，要提升辦公室檔案管理水平，就必須審時(shí)度勢(shì)。

1? 新形勢(shì)下辦公室檔案管理工作面臨的主要問題

1.1 企業(yè)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏必要的重視

從目前來看，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)事業(yè)單位已經(jīng)開始逐步認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作的重要，然而重視程度還相對(duì)較低。在很多企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)看來，辦公室檔案管理工作雖然必不可少，但也只屬于常規(guī)工作，既不會(huì)給單位帶來可量化的經(jīng)濟(jì)收益，也不會(huì)對(duì)提升單位的社會(huì)形象有太大的幫助。受這種傳統(tǒng)思想的影響，企事業(yè)單位對(duì)于辦公室的檔案管理的工作多抱有“看得過去就行，不出亂子就好”的認(rèn)知狀態(tài)，而在分配資金、人員等資源時(shí)，也常將辦公室檔案管理放在最后，這使得檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，工作人員的待遇水平普遍較低，檔案管理工作質(zhì)量并不盡如人意。

1.2 檔案管理工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

眾所周知，辦公室檔案管理工作相對(duì)于其他工作而言較為枯燥乏味，很多人都不愿意從事這項(xiàng)工作，尤其是那些年富力強(qiáng)的人更是如此，所以大部分企事業(yè)單位都將這項(xiàng)工作交給年齡偏大、技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)相對(duì)欠缺的員工來負(fù)責(zé)，這些人的專業(yè)素質(zhì)水平偏低，對(duì)于現(xiàn)代化信息科技的掌握與應(yīng)用水平也不高。實(shí)際上，從事檔案管理工作人員只有擁有完善的專業(yè)知識(shí)架構(gòu)，熟悉計(jì)算機(jī)操作，才能保證檔案管理管理工作高效開展。目前很多檔案管理工作者雖然在崗時(shí)間較長(zhǎng)，但是學(xué)歷水平偏低，工作方法較為陳舊，不敢創(chuàng)新，也沒有創(chuàng)新的積極性，因此很難高質(zhì)量地完成本職工作。

1.3 檔案管理信息化水平低

現(xiàn)階段很多企事業(yè)單位的檔案仍是以紙質(zhì)為主，信息化管理水平較低。紙質(zhì)檔案在分類和保管過程中，不僅耗時(shí)耗力，也無法保障管理質(zhì)量。在相關(guān)經(jīng)費(fèi)欠缺、領(lǐng)導(dǎo)重視力度不夠的情況下，檔案管理人員提出的檔案管理信息化建設(shè)的建議經(jīng)常得到不采納，檔案管理仍舊依賴于人工操作，致使管理工作質(zhì)量長(zhǎng)期得不到提升。

1.4 檔案管理制度欠缺完善合理

要做好檔案管理工作，必須要有一套完備的管理制度，否則優(yōu)化辦公室檔案管理質(zhì)量將成為空話。從目前來看，仍有相當(dāng)數(shù)量的單位還未制定出科學(xué)合理的檔案管理工作制度，這也是導(dǎo)致辦公室檔案管理工作規(guī)范性不強(qiáng)的一項(xiàng)主要原因。舉例來說，不少單位對(duì)于內(nèi)部各部門應(yīng)當(dāng)將哪些資料整理歸檔，在歸檔時(shí)需要使用什么樣的紙張以及如何裝訂，提交電子檔案時(shí)需要使用什么樣的文本格式，檔案資料歸檔整理的期限是多久都沒有以制度的形式確定下來，導(dǎo)致了辦公室檔案管理工作長(zhǎng)期處于混亂與無序的狀態(tài)。

2? 新形勢(shì)下辦公檔案管理工作創(chuàng)新建議

2.1 創(chuàng)新管理思想，提高對(duì)辦公室檔案管理工作的重視程度

思想決定態(tài)度，態(tài)度決定行動(dòng)，行動(dòng)決定結(jié)果。作為單位的領(lǐng)導(dǎo)干部，必須摒棄落后的觀念，創(chuàng)新管理思想，對(duì)單位的辦公室檔案管理工作給予必要重視。要意識(shí)到推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化開展是單位必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，檔案是對(duì)單位發(fā)展經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與記錄，是對(duì)單位企業(yè)文化的沉淀與宣揚(yáng)，其涉及到單位的發(fā)展歷史、發(fā)展策略能否得到傳承的問題，意識(shí)到做好這項(xiàng)工作是推進(jìn)單位發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)力的前提條件之一。要以先進(jìn)的檔案管理思想為指引，把檔案管理工作列到單位整體發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，要在資金配備、人員調(diào)整方面向檔案管理工作適度傾斜，形成有利于檔案工作良性發(fā)展的管理格局。

2.2 創(chuàng)新檔案管理人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作，提升檔案管理工作者素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提升檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平、職業(yè)道德修養(yǎng)是確保檔案管理工作規(guī)范、高效發(fā)展的必然要求。針對(duì)現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作者素質(zhì)水平較差的情況，應(yīng)當(dāng)著力創(chuàng)新人才培養(yǎng)機(jī)制，一方面要積極組織檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，擴(kuò)充檔案管理工作人員的知識(shí)面;另一方面還要注重培養(yǎng)檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，讓他們自發(fā)主動(dòng)地去學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，保障工作開展的效果。要對(duì)現(xiàn)有檔案管理人才隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，鼓勵(lì)年輕員工投身于檔案管理事業(yè)，為他們創(chuàng)造更加良好的工作環(huán)境，并適度提高他們的崗位工資福利待遇。要引導(dǎo)檔案管理人員通過網(wǎng)上自學(xué)、購(gòu)買相關(guān)書籍學(xué)習(xí)等方式學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，檔案管理系統(tǒng)操作知識(shí)，在條件允許的情況下，外聘專家學(xué)者到單位開展講座。總之要通過多種方式提升檔案管理工作者的素質(zhì)水平，為辦公室檔案管理工作的良性開展提供有力的人才支持。

2.3 創(chuàng)新辦公室檔案管理工作制度

當(dāng)前大部分單位的辦公室檔案管理制度制定的都較為隨意，很多相關(guān)的事項(xiàng)還沒有以制度的形式確定下來，致使檔案管理工作處于無序開展的狀態(tài)。因此，有必要通過創(chuàng)新檔案管理工作制度，明確人員分工，界定各檔案管理相關(guān)人員的職責(zé)。檔案形成之后，不管是保管還是應(yīng)用，均應(yīng)通過制度設(shè)計(jì)做到責(zé)任到人，要通過制度，明確規(guī)定何種資料必須形成檔案、歸檔的資料要以何種形式呈報(bào)、何種檔案需要保密、可以借閱的檔案必須在什么時(shí)間歸還、檔案丟失應(yīng)當(dāng)如何追究借閱人的相關(guān)責(zé)任等。

2.4 創(chuàng)新檔案信息化管理工作

信息技術(shù)的引入，無疑會(huì)帶動(dòng)辦公室檔案管理工作效率與質(zhì)量的顯著提升，鑒于現(xiàn)階段大部分單位辦公室檔案信息化管理水平較低的現(xiàn)狀，需要積極創(chuàng)新檔案信息化管理工作。具體而言，單位要在做好調(diào)研考察的基礎(chǔ)上，不斷完善檔案信息化管理的軟硬件設(shè)施，拿出必要的資金引入先進(jìn)的檔案管理信息化系統(tǒng)。由于單位的檔案資料種類繁多，在信息化建設(shè)的前提可只對(duì)那些價(jià)值較高的檔案作出信息化處理，待信息化水平達(dá)到一定高度時(shí)再應(yīng)用于所有的檔案，如此可以有效提高辦公室檔案管理信息化的效率，也可以保證檔案管理由紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理的平穩(wěn)過渡。要積極借助新媒體的優(yōu)勢(shì)，借助微信公眾號(hào)、單位網(wǎng)站、微信、微博等方式做好與檔案信息化建設(shè)相關(guān)工作的宣傳，使單位內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)與員工都能夠深入了解檔案信息化建設(shè)的意義與作用，以此推進(jìn)檔案信息化管理工作有序開展。

3? ?結(jié)語

綜上所述，新形勢(shì)下的辦公室檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，要提升辦公室檔案管理工作的效率與質(zhì)量，就必須審時(shí)度勢(shì)，積極創(chuàng)新。作為單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理工作者，需要不斷創(chuàng)新管理思想，創(chuàng)新檔案管理管理方式方法，促使辦公室檔案管理工作良性開展。

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