新形勢下的辦公室檔案管理工作創新

吳萍

摘? 要：該文圍繞新形勢下的辦公室檔案管理工作的創新路徑展開研究，首先分析了新形勢下辦公室檔案管理工作面臨的主要問題，在此基礎上提出辦公室檔案管理工作的創新建議，以期為新形勢下辦公室檔案管理水平的提升起到借鑒參考作用，在分析現有不足的基礎之上勇于創新和改革，積極探索創新路徑，為檔案管理工作水平的提高鋪平道路。

關鍵詞：新形勢? 辦公室檔案管理? 創新

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1672-3791（2019）02（c）-0204-02

新形勢下，國內科技事業迅猛發展，信息技術已經開始滲入社會經濟活動的方方面面，并對人們的生活與工作產生了深刻的影響，與此同時企事業單位的辦公環境也產生了新的變化，這使得辦公室檔案管理工作既面臨著新的機遇，也要迎接新的挑戰，面對新形勢下制約辦公室檔案管理水平提升的各類問題，要提升辦公室檔案管理水平，就必須審時度勢。

1? 新形勢下辦公室檔案管理工作面臨的主要問題

1.1 企業事業單位領導對檔案管理工作缺乏必要的重視

從目前來看，我國大多數企業事業單位已經開始逐步認識到做好檔案管理工作的重要，然而重視程度還相對較低。在很多企業單位領導看來，辦公室檔案管理工作雖然必不可少，但也只屬于常規工作，既不會給單位帶來可量化的經濟收益，也不會對提升單位的社會形象有太大的幫助。受這種傳統思想的影響，企事業單位對于辦公室的檔案管理的工作多抱有“看得過去就行，不出亂子就好”的認知狀態，而在分配資金、人員等資源時，也常將辦公室檔案管理放在最后，這使得檔案管理工作的經費嚴重不足，工作人員的待遇水平普遍較低，檔案管理工作質量并不盡如人意。

1.2 檔案管理工作者業務素質偏低

眾所周知，辦公室檔案管理工作相對于其他工作而言較為枯燥乏味，很多人都不愿意從事這項工作，尤其是那些年富力強的人更是如此，所以大部分企事業單位都將這項工作交給年齡偏大、技術與經驗相對欠缺的員工來負責，這些人的專業素質水平偏低，對于現代化信息科技的掌握與應用水平也不高。實際上，從事檔案管理工作人員只有擁有完善的專業知識架構，熟悉計算機操作，才能保證檔案管理管理工作高效開展。目前很多檔案管理工作者雖然在崗時間較長，但是學歷水平偏低，工作方法較為陳舊，不敢創新，也沒有創新的積極性，因此很難高質量地完成本職工作。

1.3 檔案管理信息化水平低

現階段很多企事業單位的檔案仍是以紙質為主，信息化管理水平較低。紙質檔案在分類和保管過程中，不僅耗時耗力，也無法保障管理質量。在相關經費欠缺、領導重視力度不夠的情況下，檔案管理人員提出的檔案管理信息化建設的建議經常得到不采納，檔案管理仍舊依賴于人工操作，致使管理工作質量長期得不到提升。

1.4 檔案管理制度欠缺完善合理

要做好檔案管理工作，必須要有一套完備的管理制度，否則優化辦公室檔案管理質量將成為空話。從目前來看，仍有相當數量的單位還未制定出科學合理的檔案管理工作制度，這也是導致辦公室檔案管理工作規范性不強的一項主要原因。舉例來說，不少單位對于內部各部門應當將哪些資料整理歸檔，在歸檔時需要使用什么樣的紙張以及如何裝訂，提交電子檔案時需要使用什么樣的文本格式，檔案資料歸檔整理的期限是多久都沒有以制度的形式確定下來，導致了辦公室檔案管理工作長期處于混亂與無序的狀態。

2? 新形勢下辦公檔案管理工作創新建議

2.1 創新管理思想，提高對辦公室檔案管理工作的重視程度

思想決定態度，態度決定行動，行動決定結果。作為單位的領導干部，必須摒棄落后的觀念，創新管理思想，對單位的辦公室檔案管理工作給予必要重視。要意識到推進檔案管理的規范化開展是單位必須做好的一項基礎性工作，檔案是對單位發展經驗的總結與記錄，是對單位企業文化的沉淀與宣揚，其涉及到單位的發展歷史、發展策略能否得到傳承的問題，意識到做好這項工作是推進單位發展競爭力的前提條件之一。要以先進的檔案管理思想為指引，把檔案管理工作列到單位整體發展規劃當中，要在資金配備、人員調整方面向檔案管理工作適度傾斜，形成有利于檔案工作良性發展的管理格局。

2.2 創新檔案管理人才團隊建設工作，提升檔案管理工作者素質

加強檔案管理人才團隊建設，提升檔案管理工作者的業務素質水平、職業道德修養是確保檔案管理工作規范、高效發展的必然要求。針對現階段辦公室檔案管理工作者素質水平較差的情況，應當著力創新人才培養機制，一方面要積極組織檔案管理知識培訓，擴充檔案管理工作人員的知識面;另一方面還要注重培養檔案管理工作人員的創新意識，讓他們自發主動地去學習和領會先進的管理經驗，保障工作開展的效果。要對現有檔案管理人才隊伍的結構進行調整，鼓勵年輕員工投身于檔案管理事業，為他們創造更加良好的工作環境，并適度提高他們的崗位工資福利待遇。要引導檔案管理人員通過網上自學、購買相關書籍學習等方式學習計算機操作知識，檔案管理系統操作知識，在條件允許的情況下，外聘專家學者到單位開展講座。總之要通過多種方式提升檔案管理工作者的素質水平，為辦公室檔案管理工作的良性開展提供有力的人才支持。

2.3 創新辦公室檔案管理工作制度

當前大部分單位的辦公室檔案管理制度制定的都較為隨意，很多相關的事項還沒有以制度的形式確定下來，致使檔案管理工作處于無序開展的狀態。因此，有必要通過創新檔案管理工作制度，明確人員分工，界定各檔案管理相關人員的職責。檔案形成之后，不管是保管還是應用，均應通過制度設計做到責任到人，要通過制度，明確規定何種資料必須形成檔案、歸檔的資料要以何種形式呈報、何種檔案需要保密、可以借閱的檔案必須在什么時間歸還、檔案丟失應當如何追究借閱人的相關責任等。

2.4 創新檔案信息化管理工作

信息技術的引入，無疑會帶動辦公室檔案管理工作效率與質量的顯著提升，鑒于現階段大部分單位辦公室檔案信息化管理水平較低的現狀，需要積極創新檔案信息化管理工作。具體而言，單位要在做好調研考察的基礎上，不斷完善檔案信息化管理的軟硬件設施，拿出必要的資金引入先進的檔案管理信息化系統。由于單位的檔案資料種類繁多，在信息化建設的前提可只對那些價值較高的檔案作出信息化處理，待信息化水平達到一定高度時再應用于所有的檔案，如此可以有效提高辦公室檔案管理信息化的效率，也可以保證檔案管理由紙質檔案管理向電子檔案管理的平穩過渡。要積極借助新媒體的優勢，借助微信公眾號、單位網站、微信、微博等方式做好與檔案信息化建設相關工作的宣傳，使單位內的領導與員工都能夠深入了解檔案信息化建設的意義與作用，以此推進檔案信息化管理工作有序開展。

3? ?結語

綜上所述，新形勢下的辦公室檔案管理工作是一項系統性的工作，要提升辦公室檔案管理工作的效率與質量，就必須審時度勢，積極創新。作為單位領導、檔案管理工作者，需要不斷創新管理思想，創新檔案管理管理方式方法，促使辦公室檔案管理工作良性開展。

參考文獻

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