新形勢下如何有效推進部隊院校數字化檔案建設工作的探究

崔辰

摘 要：在新形勢下，部隊院校作為培養高級軍事人才的專業場所，推進檔案數字化建設工作意義重大。檔案工作關系到每個學員的未來發展，牽涉到其他多個軍事部門之間的工作。因而部隊院校要重視檔案數字化建設工作，給予檔案數字化建設工作以必要的支持，依托大數據技術不斷提高檔案的數字化水平。

關鍵詞：新形勢；部隊院校；檔案數字化建設；工作方式

對于部隊院校的檔案工作來說，其主要職能是紀律學員在校期間的表現、獲獎或違紀情況、特長能力等多個方面的信息，以便于將來學員畢業時，各軍事單位能夠依據檔案信息，挑選合適的學員。從這個角度來說，檔案信息關系到每個學員的切身利益，影響著學員的工作、晉升、調任等多個方面。在傳統的檔案管理工作中，部隊院校的檔案管理處于紙質狀態，這種保管檔案的方式較為落后，且很容易發生丟失、泄露等現象，保密性較差。因而為了適應新形勢下軍隊現代化建設的步伐，需要部隊院校改革檔案管理工作，提高其數字化水平。

1 部隊院校檔案數字化的概念

自2010年開始，我軍便開始了檔案數字化的工作，歷經多年的建設，目前我軍已經在數字化檔案建設方面取得了斐然成績。作為培養軍事人才的部隊院校，在新形勢下承擔著新的歷史使命，為了能夠和軍隊的檔案工作建立起良好的合作關系，應不斷推動檔案數字化進程，建設數字化檔案平臺，進行數字化檔案工作管理，以提升部隊院校的檔案管理工作效率，同時也是為了能夠推動我軍現代化建設進程。在部隊院校檔案數字化建設上，主要是使用信息化技術和計算機設備等，將傳統的紙質檔案錄入成數字化的數據，存儲在數字化檔案管理系統中的數據庫，并按照學員的級別、專業、部隊番號等信息進行分類。在數字化檔案的信息安全工作上，采用了數據加密和分級技術，對于不同級別的檔案采取不同安全等級，能夠有效的保障檔案信息安全，防止檔案信息的泄露現象發生。從部隊院校的數字化檔案建設來看，其主要包含兩個方面的建設內容：一是數字化檔案的硬件建設。包含有部隊院校的檔案管理部門的辦公場所，檔案存放場所，以及數字化檔案所需要的各種辦公設備、數字化設備，如掃描設備、錄入設備、OCR識別設備等。二是數字化檔案的軟件系統，主要是數字化檔案的管理系統，具備檔案檢索、自動整理和分類的功能，能夠根據部隊院校的需要，對檔案進行快速整理與傳輸，為部隊選拔人才提供信息支持。便于部隊院校與其他院校、軍事單位之間的檔案信息交互，以及軍事人才方面的流通管理。

2 推進部隊院校數字化檔案建設的措施

2.1 推進數字化檔案的硬件建設

雖然部隊院校的數字化檔案建設起步較早，并取得了不錯的成績，實現了紙質檔案數字化的進程。但是從部隊院校的數字化檔案實際情況來看，存在著數字化檔案利用效率不高的情況。尤其是進入新時期以來，部隊的現代化改革步伐加快，對數字化檔案的要求增高。而部隊院校的數字化檔案已經無法適應部隊的實際需要，尤其是一些數字化的設備型號老舊，不能很好的開展數字化工作檢索。因而在推進部隊院校的數字化檔案建設進程中，應先從改善部隊院校的數字化檔案設備開始。部隊院校不同于其他高校，對于檔案的信息安全性要求較高。首先在數字化檔案的場地上，要設置有專門的檔案室，這是開展檔案管理工作的具體場所。檔案室的設置要合理，具有防火、防盜的功能，可以使用智能化的建筑設備，為檔案室添加門禁裝置，出入檔案室的人員必須要刷卡或指紋驗證，驗證通過以后才能夠進入檔案室。其次要對現有的數字化檔案設備更新換代，采用具備AI智能技術的數字化設備，如OCR掃描設備、高清像素掃描儀、錄入筆等設備，為數字化檔案的管理系統建設，奠定良好的硬件基礎。

2.2 構建數字化檔案管理平臺

數字化檔案管理平臺是數字化檔案的管理系統，負責整個部隊院校數字化檔案管理工作。為了能夠滿足部隊院校數字化檔案各項工作的需要，數字化檔案管理系統應具備檔案信息的錄入、存儲、加密、傳輸等功能，能夠在完成檔案信息的收集以后，輸入到數字化檔案管理系統中，并完成加密保存。其次數字化檔案管理系統應具備檔案信息的管理功能，對錄入和保存到數據庫的檔案信息進行管理。數字化檔案管理的要義并不是檔案的保存，而是對檔案信息的高效利用。除了具備檔案的借閱、檢索、調用等功能之外，數字化檔案管理工作還能夠根據部隊院校的工作要求、軍事單位的需要，從數字化檔案信息庫中選擇合適的檔案。此外數字化檔案還要將檔案管理工作與其他部門的工作聯系起來，使數字化檔案管理工作能夠為其他部隊的工作需要提供相應的信息資源。如根據數字化檔案庫的信息制作統計報表，能夠很直觀的了解部隊院校軍事人才培養目標是否達成。此外在數字化檔案管理系統中，要加強數字化檔案管理系統的安全性，主要是做好用戶驗證機制、檔案信息監控方面的工作，對于數字化檔案管理工作的登錄系統，要采用賬號與密碼的驗證機制，尤其是檔案管理人員的驗證密碼要復雜，而不能為了工作方便，而使用簡單的密碼。在檔案的調動上，每份檔案都要進行加密，并隨機分配密匙，必須使用密匙才能打開檔案。

2.3 培養高素質的檔案管理人才

在部隊院校的檔案管理工作上，數字化檔案的建設需要高素質的檔案管理人才來支撐。因而部隊院校要能夠對數字化檔案管理工作，在人事安排上給予傾斜，向數字化檔案管理部門配置高素質的檔案管理人才。此外數字化檔案管理工作需要管理人員具備專業的檔案管理意識，高水平的計算機操作能力，并能夠熟練的操作數字化檔案管理系統，完成數字化檔案信息的收集、整理、分類等多項工作?？紤]到數字化檔案管理人員普遍缺乏專業化的計算機操作意識的實際情況，要對檔案管理人員進行技能培訓與業務培訓工作，提高數字化檔案管理人員的計算機操作能力，重點是能夠熟悉數字化檔案管理系統，不僅使用數字化檔案管理系統完成各項管理工作，還能夠對數字化檔案管理系統進行維護，保證數字化檔案管理系統的正常運轉。為了能夠有效激勵檔案管理人員的工作，要建立相應的績效管理機制，將數字化檔案管理工作納入到管理人員的晉升、績效、考核等多項工作之中，使檔案管理人員能夠重視數字化檔案管理工作。

3 結語

在當前的部隊院校數字化檔案管理建設上，部隊院校應依托現代化的科學技術，將其應用到數字化檔案的管理工作與建設之上，使部隊院校的數字化檔案管理工作水平不斷提高，推動數字化檔案建設工作向著更好的方向發展。

參考文獻

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