新時期高校人事檔案管理信息化建設探析

邵銘宇

摘 要：在信息化時代下，高校人事檔案管理中也逐步應用現(xiàn)代化技術，這是提高檔案管理工作質量與效率的有效途徑。但是從當前高校人事檔案管理工作來看，由于領導與檔案管理者思想上的忽視，不僅信息化應用水平不高，也對檔案管理信息化建設缺乏足夠重視，導致人事檔案難以得到妥善保存與高效利用。因此高校應該充分認識到信息技術的作用，確保在人事檔案管理中有效應用，才能真正發(fā)揮出檔案資料的作用，為高校人事工作的順利開展打牢基礎。本文通過分析高校人事檔案管理信息化建設存在的問題，提出了切實可行的應對策略。

關鍵詞：新時期；高校人事檔案管理；信息化建設

長期以來，高校人事檔案管理中以紙質管理模式為主，這樣不僅工作量極大，管理程序也非常復雜，對人員素質與能力上要求極高，容易出現(xiàn)問題與紕漏。人事檔案管理作為高校管理工作中的重要一環(huán)，包括了全體教職工的個人信息，且隨著教師從業(yè)者數(shù)量的增加，極大增加了檔案管理工作難度與任務，加快信息化建設已經勢在必行。高校通過提升人事檔案信息化管理水平，能夠減少繁瑣、重復的人工活動，促使人事檔案管理工作更加高校開展，在計算機支持下可以快速對人事檔案作出分類，也有利于讓檔案收集、整理、存儲、查詢和利用等快速進行，尤其是一些珍貴檔案資料能夠長久保存，防止出現(xiàn)遺失的問題。對此高校要在人事檔案管理信息化建設中加大投入力度，真正發(fā)揮出人事檔案促進高校發(fā)展的重要作用。

1 高校人事檔案管理信息化建設存在的問題

1）檔案管理思想落后。在現(xiàn)如今時代下管理中所出現(xiàn)的問題最突出的便是思想跟不上信息技術的發(fā)展，對信息技術認識不到位，忽略信息技術。檔案管理意識薄弱，管理員老舊的思想，沒有足夠的能力對信息資源加以利用，缺乏創(chuàng)新能力，在一些技術性問題上難以處理。對此在信息資源的運用上也不完善，造成了資源上的浪費。對數(shù)據化平臺建設建立認識不全面，阻礙了高校人事檔案管理工作的提升。

2）檔案管理手段單調。全世界信息化技術的普及，國家倡導無紙化辦公，但在我國當前的背景下無紙化辦公沒有得到廣泛應用。當前在高校人事檔案管理時，具有很大的挑戰(zhàn)性，“齊堆式”的人事檔案管理方法在高校中仍然存在，與此同時，電子計算機在高校的管理中沒有廣泛應用，使得高校的網絡設施和電腦配置不符合，十分落后[1]。與此同時，網絡后臺維護不及時，軟件沒有進行開發(fā)研究，最后就導致檔案管理信息化質量低下，無紙化辦公跟不上，多方面問題的存在，檔案管理信息沒有達到要求，行政干部人事制度也就無法更好管理。

3）檔案管理體制不完善。很多高校沒有完整的人事檔案管理體系，管理的方法老舊，對人事檔案管理疏于重視。監(jiān)管的人事檔案也不完善和透明，例如在人事檔案材料中出現(xiàn)不真實的材料，使人事檔案的真實、準確性讓人懷疑，人事檔案的安全完善性缺少必要的保護措施。人事檔案管理是人事工作的后盾，保密性和安全準確性尤為重要，對此這種不完善的人事檔案體系是需要改善的，亟需進行改革。

4）檔案管理人員素質偏低。由于很多人事檔案管理人員的素質和學習水平的不同，很多人事檔案管理人員沒有經過專業(yè)的培訓，素質業(yè)務能力不足。當前對檔案管理人員來說，不僅要掌握信息化知識，還應該有較為專業(yè)的檔案管理知識。高校對檔案管理認識不到位，認為檔案管理只是對人事的管理，沒有引起重視，所教學的內容也沒有及時得到更新，不能跟上社會發(fā)展的腳步。

2 高校人事檔案管理信息化建設的策略

1）轉變信息化檔案管理理念。出現(xiàn)因思想而造成的問題，學校領導者和檔案管理人員需要改變人事檔案管理的思想。第一、學校領導者要正確認識信息化管理的必要，對信息化資源的投入，讓檔案管理人員定期進行學習[2]。第二、管理人員需要改變思想道路和自身的意識，積極參與信息化管理技術的學習，提高自身的服務思想，把自己放在正確的位置上。對此，在對新技術應用的時候，可以發(fā)揮自己的思想，將信息化技術融入，建設新的管理方法和模式。

2）加大信息化建設經費投入。首先，人事檔案管理工作應該高度重視，將它作為高校相關管理工作的根本，將人事檔案管理工作加入到學校的預算中。其次，我國高校適當?shù)母淖內耸聶n案管理的費用投入，筆者以為，在以前經費的基礎上可以適時的增加經費。與此同時，學校還應該適當?shù)脑黾与娔X等硬件設備，在電腦設備完善的情況下建立健全檔案計算機網絡化系統(tǒng)，引入云系統(tǒng)到電腦的共享平臺上，就可以保證檔案信息的準確性，讓檔案的現(xiàn)代化和信息化建設快速發(fā)展。

3）人事檔案管理的數(shù)據化。把計算機管理人事檔案利用起來，建立健全完善的數(shù)據，前期做好信息的匯總和錄入工作，再到后期的分門類別和維護，需要都實現(xiàn)統(tǒng)一、規(guī)范、自動化。不再需要紙質的資料，所有的檔案人事工作者主要通過電子郵件和社交網站來進行網絡化辦公。現(xiàn)代化設備例如掃描儀，將人事資料掃描錄入到電腦上，避免在錄入時出錯[3]。由于運用計算機等現(xiàn)代設備，對人事檔案前期的資料錄入會比較嚴格，在前期錄入時要嚴格監(jiān)管和重復檢查，需要有專門的檔案管理人員及時的對電腦數(shù)據庫進行查看和維護。運用計算機等現(xiàn)代設備就能將人力從繁雜的信息資料中解救出來，創(chuàng)造良好的管理服務。在高校內要建立健全人事檔案資料，預防因為網絡原因導致數(shù)據的丟失。

4）加強人事檔案管理安全監(jiān)管。人事檔案管理是人事工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)，資料的泄露和丟失一定會給其他工作帶來無法挽回的影響。人事檔案管理的核心便是安全性保密性，加強人事檔案管理的思想和方法勢在必行，需要建立健全人事檔案管理體系，讓之前的制度得到完善，讓管理人員在規(guī)則制度下認真工作，依法辦事，避免不必要的問題發(fā)生。基于此，管理人員需要增加自身的法律知識，積極學習法律。所以加強對人事檔案管理的安全保密性監(jiān)督工作非常重要。需要從制度體系和專業(yè)知識方面來拒絕檔案資料的泄露。第一、需要設立完善的管理體系，設置懲罰制度，讓有這種思想的人知難而退。從制度上拒絕泄露資料和數(shù)據缺失的可能性。第二、需要安排專門的人員對電腦數(shù)據庫進行維護和查看，備份數(shù)據，在技術上對數(shù)據庫加固安全性。

5）提升檔案管理者綜合素質。檔案管理人員是最先接觸檔案的，在此基礎上就對檔案管理人員的素質有很高的要求。開始，需要檔案管理者基礎的專業(yè)檔案管理知識和自身的素養(yǎng)要求。高校在選擇檔案管理人員時考核目標要嚴格，檔案管理人員是兼職人員的這種情況一定不能選擇，然后，檔案管理人員應該對現(xiàn)代化信息技術基本了解，需要有熟悉運用設備的能力[4]。檔案管理人員在學習專業(yè)知識之外，還應該跟上社會的腳步，讓自己的技術能力提升，高校也應該對檔案管理人員進行相關的技術知識培訓。需要轉變檔案管理人員是文科生的這種思想。當前高校維護和運行先進技術設備的相關人才缺乏。通過整改措施，以達到提高整體團隊的綜合素質，培養(yǎng)有正確的政治方向，專業(yè)的素養(yǎng)以及基礎知識扎實的科學能力全方面發(fā)展的人事檔案管理人才團隊。

3 結語

總之，人事檔案管理對高校的發(fā)展與建設意義重大， 對檔案管理人員來說，需要形成良好的職業(yè)道德，掌握豐富的檔案管理知識，能夠熟練操作各種現(xiàn)代化設備與技術。同時高校還要結合人事檔案信息化管理的要求，盡快建立起完善的檔案管理制度，確保這項工作有章可循、有據可依，真正滿足實際要求。這樣才能進一步提升高校人事檔案管理工作效率，確保各種人事檔案資料得到有效利用，為高校的教學、科研和管理等工作的順利開展提供可靠依據。

參考文獻

[1]付艷.大數(shù)據背景下高校人事檔案管理研究[J].連云港職業(yè)技術學院學報，2018，31（04）：72-76.

[2]楊琪.提高高校人事檔案管理信息化路徑選擇[J].辦公室業(yè)務，2018（24）：95-97.

[3]楊陽.高校人事檔案管理工作的重要性及其措施[J].辦公室業(yè)務，2018（23）：115.

[4]賈艷云.新時期高校人事檔案的開發(fā)利用策略探討[J].蘭臺世界，2018（10）：92-94.