新時期文書檔案管理工作面臨的問題及對策研究

趙昊楨

摘 要：隨著社會的發(fā)展與人民物質(zhì)水平的提高，文化類工作越來越被人們所重視，文書檔案管理工作就是其中之一。文書檔案管理工作是一個單位或機(jī)關(guān)管理工作中非常重要的一項工作，它記錄了重要的文件檔案以及歷史資料，因此只有做好文書檔案管理工作，才能系統(tǒng)把握整個單位或機(jī)關(guān)的存在與發(fā)展方向和規(guī)律，才能幫助管理者便于對單位或機(jī)關(guān)進(jìn)行管理協(xié)調(diào)。本文強(qiáng)調(diào)了新時期文書檔案管理工作的重要性，闡述了文書檔案管理工作面臨的問題，并根據(jù)其面臨問題分析其應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：新時期；文書檔案；管理工作

1 新時期文書檔案管理工作的重要性

隨著科技的發(fā)展與社會的進(jìn)步，人們記載資料的方式也逐漸多樣化發(fā)展，人們開始利用多種多樣的信息化手段來記錄和裝載信息和資料。文書檔案的管理逐漸多元化、電子化、智能化。現(xiàn)如今各機(jī)關(guān)或單位使用電子庫或電子網(wǎng)絡(luò)裝載信息，來便于記錄和資料的管理。但文書檔案的管理不能單依靠技術(shù)來完成，尤其是某一文件或申請的批示和整改等需要相關(guān)人員核實簽字或蓋章的具有把關(guān)性質(zhì)的資料或文件，都需要以紙張的形式呈現(xiàn)，因此文書檔案的管理工作仍需要單位或機(jī)關(guān)給予重視，管理工作也要分類進(jìn)行，使文書檔案管理更加系統(tǒng)全面。因此由于新時期文書檔案管理工作的難度逐漸加大，因此文書檔案管理工作越來越重要。

2 文書檔案管理工作面臨的問題

由于新時期技術(shù)的發(fā)展，文書檔案管理工作呈現(xiàn)多樣化的狀態(tài)，管理手段不再是單一的人力統(tǒng)計或整合，而是利用電子網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段對單位或機(jī)關(guān)的資料文件進(jìn)行統(tǒng)一錄入管理，這樣的技術(shù)方式便于查詢和整合。因此文書檔案管理工作的管理手段不斷豐富，工作效率不斷提高，但由于文書檔案管理工作也隨著時代發(fā)展變得更加復(fù)雜多樣，因此管理難度也與日俱增，文書檔案管理工作中仍面臨一些問題。

2.1 文書檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平不高

大部分機(jī)關(guān)單位的文書檔案管理工作人員都不具有較為平均且合格的業(yè)務(wù)水平，而且文書檔案管理工作內(nèi)容較為單一，因此機(jī)關(guān)單位一般不會將專業(yè)人才安排在文書檔案管理的崗位上，因此文書檔案管理工作人員水平參差不齊。而機(jī)關(guān)單位并未定期對文書檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)或工作情況考察，導(dǎo)致文書檔案管理人員業(yè)務(wù)水平得不到提高，不能較為系統(tǒng)全面的了解如何整理文書檔案，因此導(dǎo)致文書檔案管理出現(xiàn)很多紕漏。

2.2 相關(guān)單位或機(jī)關(guān)對文書檔案管理工作的重視程度不高

相關(guān)單位或機(jī)關(guān)并未將文書檔案的管理工作作為其工作中的一項重要內(nèi)容，因此許多單位或機(jī)關(guān)不重視文書檔案的管理工作，造成監(jiān)管缺失的現(xiàn)象。單位的領(lǐng)導(dǎo)者未能正確對待文書檔案管理工作，將其認(rèn)為成簡單的文件資料的整合，因此較為隨意的安排管理人員，也未能定期對管理人員的工作情況進(jìn)行監(jiān)督和考察。管理者的失職就會使管理人員更加不重視工作，對待工作不負(fù)責(zé)任，導(dǎo)致文書檔案管理工作只維持表面工作狀態(tài)。

2.3 文書檔案管理工作制度不夠完善

文書檔案管理工作制度需要根據(jù)不同的歷史條件進(jìn)行合理變化與協(xié)調(diào)，在新時期，文書檔案管理工作逐漸朝著多元化發(fā)展，就需要文書檔案管理工作的制度制定也要綜合考慮多方面因素，根據(jù)時代特點完善制度。相關(guān)單位或機(jī)關(guān)的文書檔案管理工作與時代脫節(jié)，甚至有些機(jī)關(guān)部門還使用人力整合方式來進(jìn)行文書檔案的管理工作，也未能較好的保護(hù)管理已存在的文書檔案，導(dǎo)致在需要某些文件資料時，不能及時查閱，甚至出現(xiàn)資料丟失或不完整等現(xiàn)象。由于社會的飛速發(fā)展，各機(jī)關(guān)單位文書檔案量也逐漸增多，需要電子網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)來進(jìn)行眾多大數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和整合，而許多單位或機(jī)關(guān)都未能完善此項制度，導(dǎo)致現(xiàn)如今我國文書檔案管理工作不容樂觀。

2.4 相關(guān)單位或機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門之間工作銜接不暢

文書檔案管理涉及整個單位或機(jī)關(guān)各部門的文件資料，其管理范圍較廣。因此需要部門之間相互配合、相互理解，才能保證文書檔案管理工作的順利進(jìn)行。而相關(guān)單位或機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門之間不能相互配合、工作銜接不暢，也是導(dǎo)致文書檔案管理工作出現(xiàn)問題的重要原因。部門間處于激烈競爭的態(tài)勢，都以各部門利益或工作為主，因此許多部門不能按時向文書檔案管理部門提交檔案文件，甚至有部門直接選擇不提交文件，造成文書檔案管理出現(xiàn)很多漏洞和不暢。

3 對于文書檔案管理工作面臨問題的對策研究

3.1 提高相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)水平與工作能力

文書檔案管理工作的直接執(zhí)行者就是相關(guān)工作人員，因此提高管理人員的工作水平是最直接有效的對策。單位或機(jī)關(guān)的高層可設(shè)置相關(guān)考察小組或發(fā)布相關(guān)規(guī)定，對文書檔案管理人員的工作情況進(jìn)行考察，并定期給文書檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化、理論化的培訓(xùn)，保證其業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)保持在一定均衡水平，保證文書檔案管理工作的進(jìn)行。

3.2 相關(guān)單位或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者提高重視程度

文書檔案的管理涉及整個單位或機(jī)關(guān)的內(nèi)部文件與資料，而整個單位的整體管理在于單位的領(lǐng)導(dǎo)者，因此領(lǐng)導(dǎo)者要提高對單位文書檔案管理工作的重視，排查影響文書檔案管理工作中的不利因素，努力提高文書檔案管理的整體工作水平。

3.3 完善文書檔案管理工作制度

文書檔案管理工作制度要明確規(guī)定管理方法、管理手段、管理范圍等許多細(xì)節(jié)內(nèi)容，才能保證管理人員能夠以正確的方式與標(biāo)準(zhǔn)去完成工作，也能便于相關(guān)監(jiān)督人員對管理工作進(jìn)行監(jiān)督和考察，保證工作都在可控的范圍內(nèi)。文書檔案管理工作制度也要結(jié)合新時期的特點，融入新時代技術(shù)與元素，運(yùn)用科技手段進(jìn)行文書檔案的規(guī)范化、智能化管理。

3.4 協(xié)調(diào)單位或機(jī)關(guān)內(nèi)各部門的工作

相關(guān)單位或機(jī)關(guān)要協(xié)調(diào)內(nèi)部工作機(jī)制，保證各部門之間能相互理解、相互配合，保證其他部門能夠按時向文書檔案管理部門提交文件資料，杜絕文件資料延遲提交或拒絕提交等不良現(xiàn)象，促進(jìn)整個單位或機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)發(fā)展。

4 結(jié)語

綜上可見，新時期文書檔案管理工作雖然面臨許多問題，但只要領(lǐng)導(dǎo)者的妥當(dāng)管理與重視、管理者的認(rèn)真負(fù)責(zé)工作與其他部門的協(xié)調(diào)配合，文書檔案管理工作中的問題便會迎刃而解，我國文書檔案管理工作的整體水平也會邁上新臺階。

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