干部人事檔案管理和利用存在的主要問題及對策研究

王丹

摘 要：干部人事檔案關乎一個單位或企業的人力資源管理，對其加強管理與利用，是為了保證干部人事檔案的系統性、完整性與規范性，便于檔案信息在后期的干部工作調整中發揮重要的利用價值。本文主要結合檔案管理的實踐經驗，分析了干部人事檔案在管理和利用中存在的主要問題，并提出了有效的解決對策。

關鍵詞：干部人事檔案；管理和利用；主要問題；解決對策

1 引言

對于檔案管理中心而言，檔案管理是一項關鍵性的工作。而干部人事檔案正是記錄干部個人信息，包括基本信息、學習經歷、工作履歷、晉升情況、職稱等級、考核成績等內容的載體，可以被當作后續干部任用、選拔、培養及日常管理等工作的重要依據。因此，做好干部人事檔案管理工作，提升檔案利用率，是當前檔案管理的重點工作任務之一。

然而，由于人們對干部人事檔案的重要性認識不清，忽略了對干部人事檔案的保密工作，使得管理者與形成者之間未能建立緊密的聯系，甚至存在一定的認識偏差。而檔案信息的不完整、內容的不全面、歸檔的不及時及質量的不符合要求都會制約干部人事檔案的管理與利用。因此，必須高度重視干部人事檔案的收集、分類、整理與歸檔等工作，真實全面地反映干部的人事信息。

2 干部人事檔案管理的重要意義

干部人事檔案管理是對企事業單位、機關團體等組織對干部人事檔案進行建檔、存檔以及提供信息服務的一項重要工作。干部人事檔案管理的質量對檔案服務于黨和國家干部人事檔案工作的質量有著直接的影響。干部人事檔案管理的內容包含了干部的成長歷程，是人力資源管理部門對干部進行能力、業績和作風等方面進行科學考評的重要依據，是選拔、任用、培養、監督、考核干部的參考性材料，對干部本人來說，干部人事檔案又是證明身份、維護權益、保障福利待遇等的權威性證據。總之，無論是對干部所在單位還是干部本人來說，做好干部人事檔案管理具有重要的現實意義。

3 干部人事檔案管理和利用存在的主要問題

現階段，干部人事檔案管理與利用工作取得了較為顯著的成效，2018年11月中共中央辦公廳印發了《干部人事檔案工作條例》，其中總結了黨的十八大以來從嚴管理干部人事檔案工作的經驗與成果，對干部人事檔案工作的體制機制、內容建設、日常管理、利用審核、紀律監督等進行了規范性的完善，是今后一個時期內全國各級各類干部人事檔案工作的基本遵循。有了干部人事檔案的專門條例規定，人事檔案管理工作能夠走向更加規范的道路。然而，在干部人事檔案的管理實踐中，仍然存在著些許不可忽略的問題。

3.1 檔案管理隊伍力量不足

干部人事檔案管理工作涉及到數量眾多的檔案，包含各種各樣的檔案信息，工作開展的過程中需要耗費大量的時間和精力。較之于其他類型的管理工作，干部人事檔案管理更加單調、乏味，要求管理人員必須有耐心、有恒心、有細心。因此，很多工作人員并不想從事檔案管理工作。機關單位的工作人員數量較為龐大，干部職工檔案也不下上萬份，這勢必會要求不下十名的專業檔案管理人員開展工作。但是受到單位編制的局限，專業檔案管理人員少之又少，甚至存在一人數崗的現象，使得干部人事檔案所需的人手、精力嚴重不足。

3.2 未能對檔案相關材料進行及時的分類與歸檔

干部人事檔案管理工作中，涉及干部數量多、信息類別豐富、管理面廣，是一項復雜而又繁瑣的工作，再加上檔案管理人員人數的不足，與干部息息相關的薪酬待遇、職位晉升、考核結果、任用選拔等相關的信息表為數眾多，有限的管理人員無法及時地對如此多的表格進行集中管理，而不得不以分散的形式進行存放。同時，還有一些檔案材料存在內容不完整、信息不準確、隨意涂改等的不良現象，無法達到檔案材料歸檔的標準和要求，進而使得這些檔案無法得到順利歸檔。

3.3 檔案管理信息化水平不高

近年來，信息技術不斷得到普及，檔案信息化已經初具規格，并且發揮了一定作用，但是由于受到技術、資金和人員等方面的限制，干部人事檔案管理工作中通常采用簡單將信息錄入EXCEL表格的形式，檔案信息的查詢、檢索等仍然需要手動操作，智能化、自動化、信息化都沒有被落實到工作實踐中；加之有些檔案管理人員尚未掌握熟練的信息技術，使得檔案管理信息化水平遲遲得不到有效提升。

4 干部人事檔案管理和利用問題的有效解決對策

4.1 將干部人事檔案工作擺在首要位置

在單位整體的人力資源管理中，人事檔案管理是一項重點工作內容，因為其是其他工作的基礎。因此，必須高度重視干部人事檔案管理工作。領導者和管理者要增強重視，加大檔案重要性的宣傳力度，強化檔案相關法律法規教育，進一步提升全體人員的檔案管理意識和責任意識，明確檔案管理責任，將干部人事檔案管理提升至新的高度，加強監督與指導，以便及時發現、分析檔案管理中存在的問題，并制定科學合理的調整對策。

4.2 配置充足的檔案管理人員

針對干部人事檔案涉及人員多、材料多、工作復雜的情況，應當配置充足的專業檔案管理人員，并要求他們按照檔案相關規定和要求進行干部人事檔案管理工作。對此，要按照檔案管理實際需求的人數配置專職性的檔案管理人員，讓他們將精力全部投入到干部人事檔案管理工作中，這樣做的目的是盡可能做到檔案信息的準確、全面。同時，要將檔案管理人員納入到技術人員的范疇進行管理，按照編制的要求設置技術層次崗位，以晉升渠道的通暢激勵檔案管理人員在實際中履行職責，提升檔案服務的主動性。

4.3 加強干部人事檔案管理信息化建設

在干部人事檔案管理中，應當緊跟時代發展的步伐，引進信息技術對檔案管理模式進行創新，建立數字化干部人事檔案，構建干部人事檔案數據庫，實現干部人事檔案檢索、查詢、歸檔等工作項目的智能化與數字化，真正實現干部人事檔案管理的信息化，提升干部檔案信息的管理與利用效率。進而發揮出檔案信息的最大價值。應當注意的是，在干部人事檔案信息錄入數據庫的過程中，應當嚴格審核檔案信息，做到檔案信息的原始化、真實性、準確性。

5 結語

鑒于干部人事檔案的重要價值，其管理必須引起高度重視，并將其放置在干部管理的首要位置。因此，需要通過配置專業檔案管理人員、加強檔案管理信息化建設等重要舉措，確保干部檔案能夠得到高效的管理與利用，進而為單位在人事方面的決策提供有價值的參考。

參考文獻

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