ERP環境下采購與付款的內部控制

王樹春

摘要：ERP系統可以為企業提供完善的信息化管理平臺，可是，其給企業內部控制工作的開展也帶來了一定得挑戰，在ERP環境下創建與其相適應的內部控制制度，是現代企業發展過程中需要重點解決的一大問題。接下來，本論文圍繞ERP環境下采購與付款的內部控制進行分析，望能夠對企業的未來發展提供可參考性的建議。

關鍵詞：內部控制;ERP系統;采購;付款

中圖分類號：F274

文獻識別碼：A

文章編號：1001-828X（2019）010-0207-02

目前ERP模式早已演變成企業提高運行效率的一種有效方式，是增強企業整體競爭實力的有效手段，在此過程當中，亦成為現代大型企業管理中不可或缺的工具。應具備的控制方法與措施程序化、業務處理自動化、信息存儲數據化等特點，ERP系統在具體實施的過程當中也有可能會淺存一定的運行風險，帶來全新的業務控制風險點和內部控制盲區。在傳統的環境下采購與付款的內部控制手段和方法早已無法適應現代環境的發展需求，在新信息時代，制定科學合理的企業內部控制制度一定要與企業內部信息系統密切地聯系在一起，為此，我們需明確具體的業務流程，重新梳理與完善企業采購與付款內部控制制度，從而更好地應對ERP系統實施所帶來的業務控制風險，促使企業內部管理效率及管理成效得到進一步地提升，在預定時間內順利完成企業的業務目標。

一、ERP環境下的內部控制風險

對于企業內部控制的構成嚴肅而言ERP系統帶來了非常顯著的影響，其在一定程度上使得企業經營效率得到了明顯地提高，并且增強了企業內部控制的最終成效，可是，也帶來了一些新的風險。

1.業務流程改變帶來的風險

固有的業務流程因部門分割的一些原因在實際運行上存在很大的問題，并未進行合理化的改進便開始進行ERP的實施，這會讓ERP停留在外在的形式上，其作用根本得不到真正意義上的有效發揮。ERP的實施一定要與企業的業務流程密切地聯系在一起，這樣才能夠促使ERP的相關功能最大限度上的發揮出來，讓企業各項業務高效順利地完成。

2.數據管理的風險

與以往傳統環境的封閉集中截然不同，開放性、信息分散性、共享性是ERP系統所呈現出的顯著特征，為此，以往的風險控制方法早已與現代的新技術要求完全不相適應。系統使用人不能非常直觀的看到數據的具體處理情況，這樣就會使得數據的安全風險系數增高，對此，企業可采取有效的控制手段，認真做好數據管理和相關數據的備份工作，安排專業人員做好系統與信息的日常維護。與此同時，ERP環境下的信息傳輸與傳統環境下的紙質媒介對比來看，ERP系統中數據的存儲在一定程度上根本無法辨別哪個是正本、哪個是副本，所以，極有可能會導致權責不明確的情況出現，并且會計信息缺乏一定的法律效力，這些改變都會受到企業傳統內部控制制度的質疑，對企業內部控制的發展造成阻礙。

3.系統維護風險

在ERP系統當中，軟件維護工作發揮著至關重要的作用，在企業動態變化的內外部環境當中，企業需求伴隨著企業發展的需要需進步不斷地更新，信息技術也得到了突飛猛進地發展，為此，在日常運行過程當中，ERP系統面臨著對應用程序維護與修改的一系列問題，但假若軟件維護工作未做好，則勢必會影響到整個系統的使用成效，而且也會影響到使用者的信心，在此過程當中很有可能會縮短ERP的生命周期，影響最終企業的增產增效。

4.人力資源的風險

ERP是科學管理流程的數字化表達。可是，企業員工對于ERP系統的認知依然停留在非常淺顯的層面上，系統中許多統計分析功能和監控機制一直以來沒有得到充分地利用，為此，在企業大范圍推動ERP系統的過程當中，一定要定期開展員工的系統性培訓，以避免人力資源風險的發生。

二、ERP環境下采購與付款環節的內部控制優勢

對于傳統環境下的企業內部控制的薄弱環節，ERP系統的引入在極大程度上對于人工控制的缺陷進行了很好地補充，這具體體現在以下幾個方面。

1.控制效率的提高

在傳統的環境當中，企業各部門間的信息是不流通的，海量的信息數據以不同的方式儲存在各個部門當中，往往會造成信息精準性較差或信息失真的問題出現。ERP系統在運用能夠幫助企業實現信息化管理，也就是將企業的全部信息存儲在同一個數據庫當中，在業務流轉各環節所需的信息只需要在業務過程中進行一次性輸入即可，無需像以前一樣進行反復多次的輸入，從而促使數據的不一致性大大降低，使得數據的精準度得到了明顯的提高。譬如：采購管理是將采購訂單作為核心，從而實現各部門間的信息及時性共享。當采購任務正式下達后可在采購訂單中直接呈現出來，同時通過采購訂單來完整的登記好采購的相關內容。一旦采購訂到審批下來，則代表著整個采購任務早已明確化，在這種情況下各部門都可以看到詳細的采購訂單，ERP系統能夠提供多種查詢方式，可根據采購訂單的編碼、供應商號、采購員代碼等都可以跟蹤采購合同的執行情況。

2.避免主觀人為因素的影響

利用ERP軟件系統把業務流程通過系統固化進行有效地控制與實施，為此，可克服人為因素帶來的影響，嚴格按照具體流程來做事。因ERP系統的基本功能在于將企業的所有業務涉及到的資源進行有效的統一整合，明確每一個在企業內部控制中所承擔的重要職責以及所擁有的權限，這樣才能夠促使各項業務流程能夠順利快速的進行，從而為企業內部控制的進一步優化提供強有力的手段，確保企業內部控制工作的有序進行。

3.業務流程規范化管理

第一，供應商的篩選。ERP環境下采購與付款的內部控制工作的開展可促使企業按照供應商的選擇來進行招標，從而將優質的供應商來作為本企業的合作伙伴，同時將有關信息錄入到ERP系統當中，各類物料供應商是一定要經過認證的，建立供應商主文件企業任何個人、部門都不可隨意進行供應商的添加，向沒有建立主文件的供應商進行采購，系統是拒絕執行的。這會在一定程度上使得整個采購過程公開化、透明化，很好地避免了徇私舞弊的行為發生，促使企業的采購成本大大降低。第二，付款流程的優化。付款前期，ERP系統會自動進行對比與分析，譬如：采購物料的性能、合格數量、交貨日期等與采購單是否一致。只有這幾方面完全相符才能夠開展下一道付款程序，嚴禁不合格資金流出現象的出現。三、構建ERP環境下企業采購與付款的內部控制體系的相關結論

在社會不斷發展的今天，ERP被越來越多企業所運用，其不僅具有傳統會計系統的業務功能，并且還能夠把企業生產管理系統、采購管理系統等核心業務有效地聯系在一起，從而實現企業內部資源信息的及時共享。除此之外，ERP環境下會計信息系統能夠在一定程度上使得生產預測、生產規劃、資金預算管理、成本控制以及績效評價等多種輔助性會計功能得以順利實現，可對傳統會計業務的處理方式進行根本性的改變，使得會計電算化管理效率得到顯著性的提高，可是，在這一過程當中，ERP環境對企業內部控制提出了更高的標準與要求，為此，ERP環境下做好企業采購與付款內部控制工作是至關重要的。

ERP作為企業經營與企業管理的一項工具，是現代化企業信息管理系統的一大重要構成部分，其能夠把企業管理要求加以固定化，可是并無法創造良好的企業內部控制體系。從企業內部控制體系角度進行分析：ERP環境是企業開展自控與信息交流的有效組成部分，為此，企業要綜合ERP環境下內部控制的特殊性，在采購與付款的內部控制方面進行不斷地創新，充分考慮其有可能會出現的風險性因素，不斷提高企業內部控制管理水平，這樣才能夠推動企業實現最大化的社會經濟效益。

企業在ERP環境下開展的采購與付款內部控制能夠不斷地強化內部控制體系控制成效，重點是需要責任落實到個人，為此，需要培養掌握先進計算機技術、善于進行系統性分析、并且了解企業運營管理的綜合型人才，唯有如此才能夠促使ERP環境下達到最佳的企業內部控制效果，使得企業運營成本得到不斷地減少，企業管理水平得到進一步提高，增強了企業的整體競爭實力。

四、結語

現代企業采購與付款內部控制中ERP系統的運用在一定程度上促使企業的內部控制和傳統環境對比發生了明顯的改變。唯有以正確地方式應對ERP實施過程中存在的風險，在ERP環境下制定與企業發展相吻合的采購與付款內部控制制度，便能夠促使ERP系統的作用最大限度地發揮出來，從而為企業發展創造出最大化的社會經濟效益。

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