新時期企業辦公室管理工作的創新途徑

周涌 高吉祥

【摘要】本文介紹了新時期企業辦公室的管理內容和面臨的困境，提出了幾點加強管理工作創新的建議，旨在提升辦公室的管理水平，增強辦公室人員的辦事效率。

【關鍵詞】新時期;辦公室管理工作;創新

辦公室是一個組織機構的運轉中樞，辦公室業務素質對組織機構的良性運行與健康發展至關重要，企業的發展離不開各個部門的通力合作，更離不開辦公室的服務、協調、反饋作用。因此在企業不斷發展變化的時代，辦公室要始終堅持服從要務、謀好政務、辦好事務、搞好服務的工作指導思想和辦文辦會辦事的主要職能，與時俱進，順應潮流，進行管理上的創新。

一、新時期企業辦公室管理內容

（一）完善各項規章制度。辦公室管理的職責就是要促進企業的發展，因此結合企業的具體實際情況，制定科學合理的政策，引導企業向預定的目標前進，是辦公室的重要任務之一。

（二）決策信息的提供者。企業政策的制定是基于大量的內部和外部信息，辦公室作為統籌上下的協調部門，能獲得很多的信息，這些信息的收集和分析，將有助于企業作出合理的決策。

（三）負責企業常規管理。辦公室除了要完成收發文件、接待賓客、崗位安排等企業常規任務外，還要對業務進行相關的拓展、細化，以此來將企業的所有部門聯系成為一個有機整體。

（四）管理企業的外在形象。企業的生存發展離不開企業員工的辛勤工作，也離不開政府、其他企業的工作支持，因此新時期辦公室還要負責對外聯系，及時處理企業的不良社會影響，維護企業的外在形象。

二、新時期企業辦公室管理工作面臨的困境

新時期辦公室工作在管理過程中，面臨著以下幾點問題：

（一）辦公室管理理念陳舊。辦公室人員，不僅僅是具體的執行者、落實者，也是管理者、組織者，都應當具備管理與創新的本領。現階段，不少企業辦公室仍然存在管理理念陳舊的現象，部分領導工作親歷親為能力有余，但抓班子帶隊伍、統攬分管工作能力不足，對辦公人員的管理，停留在對辦公室人員發號施令、監督和控制的低級層次上，這只會讓企業辦公室人員的辦事水平停留在原地，被動接受工作任務，長此以往，整個辦公室的工作會變得往復循環。

（二）辦公室的管理水平較低。在新時期，辦公室在企業中發揮的影響力日益重要，不僅要統籌協調各部門的工作，負責日常瑣碎事物，還要收集行業信息，監督各種任務的落實情況。可以說任何一點小的失誤，都將會引起嚴重后果，甚至導致整個企業不能順利運轉。因此這就要求辦公人員要有較高的管理水平，能不斷地推陳出新，總結出較好的工作經驗，能科學、高效地完成既定工作任務。

（三）辦公室職能要求不斷提升。傳統觀念中，辦公室的主要任務是收發文件、接待賓客、查崗考勤等日常事務，但是在新時期，對辦公室工作提出更高要求，辦公室作為領導的“參謀部”和“智庫”，如何做到在重大戰略工程中深度參謀、優質服務、精細管理，時刻考驗著辦公室的謀劃能力、執行能力和創新能力，對辦公室工作提出新的挑戰。

（四）管理制度不完善。目前，很多企業辦公室面臨工作職能不清、工作目標不確定、工作計劃不完善等問題，這些問題的存在對內部而言，加重了企業工作人員、辦公室人員的工作任務和工作壓力;對外而言，企業的良好形象無法持續維持。只有完善辦公室的管理制度，理清企業、部門、個人的工作職責，制定科學的工作計劃，才能使得辦公室人員按制度辦事，提升辦公室的工作效率。

（五）辦公人員綜合素質較低。隨著辦公室管理工作在企業中的分量越來越重，辦公室的職能范圍也在不斷擴大，不再僅僅要求辦公人員機械式地完成日常任務，更多的是要求辦公人員能進行角色轉變，具備較高的信息整理分析能力，能幫助領導提出具有建設性的意見和建議，要從一個單純的服務者，變成一個決策建議者。然而在大多數企業中，辦公室人員綜合素質偏低，并不能做到這一點。

三、新時期辦公室管理工作創新對策

基于辦公室管理工作中面臨的困境，提出以下幾點創新對策：

（一）優化辦公室工作流程。要想保障辦公室工作的順利開展，就需要落實企業的基本政策，用嚴格的各種規章制度以及信息化技術來優化辦公流程，規范辦公行為。比如接待賓客、收發公文、印刷格式等工作，把這些詳細的工作內容制定成常態化的制度，讓辦公人員能在短時間內迅速投入工作中去，同時運用信息化技術來優化工作流程，幫助辦公人員省時省力地完成工作，提升辦公效率。

（二）明確辦公人員的崗位職責。新時期辦公室在企業決策、正常運轉中扮演著越來越重要的角色，不僅要完成日常的收發公文、崗位考勤、接待賓客，還要能為上級領導決策提供科學可靠的預想、預見和預案，從調查研究中挖掘信息，從綜合文稿中提煉信息，從新聞報道中收集信息，從基層上報材料中概括信息，從職工呼聲中篩選信息，使信息更有深度、更有分量、更有價值。

（三）扮演好協調者的角色。對于上級領導，辦公室要及時完成領導安排的任務，對于各部門，辦公室要做好任務的通知和分配工作，要想企業上下關系和諧、任務順利完成，就需要辦公室人員善于溝通交流，留心收集企業內部的各方面消息，主動解決協調難題，做好協調者的工作，讓上級的政令能按時落實，下級的意見和困難能及時反饋給領導。

（四）制定辦公獎懲制度。在企業中，辦公室人員除了完成常規任務外，隨時面臨著具有變動性的工作任務，長此以往，辦公室人員容易出現焦慮、懈怠甚至厭倦的現象。但是辦公人員的工作態度和工作行為，將直接影響辦公室工作的最終結果。因此，制定詳細的獎懲制度，能有效地提升辦公人員工作的積極性，督促他們以認真負責的態度來對待每一次任務，從而提升辦公效率。

（五）加強辦公人員的綜合素質。辦公室工作不是中心，但貼近中心;不是領導，但靠近領導;不作決策，但服務決策。辦公室人員必須境界抬高一步、標準再提一格、工作深思一層，不斷與時俱進，加強理論學習，強化素質提升，通過定期培訓、對外交換、專家講座等形式的活動，來提升自己的知識儲備能力、現代化辦公能力以及溝通協作能力。

四、結語

辦公室作為企業組織機構的神經中樞，擔負著崇高的使命、艱巨的任務、重大的責任，要想在新時期能更好地為企業服務，就需要不斷進行新的工作嘗試，總結科學的工作經驗，優化流程，明確各種規章制度，落實崗位責任，不斷提升辦公室的辦事能力，促進企業的健康、快速發展，讓辦公室成為領導放心的“堅強前哨”和“鞏固后院”。

【參考文獻】

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[2]李月圓.淺談如何做好辦公室的創新管理工作[J].東方企業文化，2016.

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