加強煤礦企業文書檔案管理信息化建設研究

唐小紅

【摘要】本文論述了煤礦企業實行文書檔案信息化管理的意義，分析了煤礦企業在信息化檔案管理中遇到的問題，并對檔案管理信息化建設進行了深入的思考。

【關鍵詞】煤礦企業;文書檔案管理;信息化建設

煤礦企業信息化的建設是由科學技術的發展來推動的，企業一般利用先進的計算機來搜尋信息。煤礦企業在原始的文字檔案管理方式上已經跟不上工作管理的需要，但可以依靠計算機與各行業進行融合，將煤礦企業文書檔案管理與信息化的內容建設相結合，實現信息化、多元化、創新化的管理方式，加強對文書檔案的管理，與時代接軌，使用先進的科學管理技術，這樣才會讓企業在現代化的信息技術中領先于同行業。

一、煤礦企業實行文書檔案信息化管理的意義

社會的快速發展讓信息化、數字化變得更加普遍，煤礦企業的文書檔案管理也不例外，從檔案管理前期的內容整合到內容處理、輸出等都可以在信息化中獨立完成，更可以依靠大數據的支撐為煤礦企業提供服務。若依照傳統的管理辦法則無法滿足現有的數據記錄，需引入信息化的管理建設，將文書檔案進行重新整理備份以防丟失，還可以建立企業數據庫為企業提供更多服務，幫助企業實現穩定發展。

（一）現代化信息技術讓信息實現交互。傳統的文書檔案管理模式只需要通過紙質檔案來記錄信息，這種方法不但會造成檔案記錄不全或損壞丟失，還會造成紙質檔案被人為損壞的可能。紙質檔案存檔內容相較于現代化的信息存儲，確實有很多不周到之處。所以，煤礦企業的文書檔案管理要結合信息化操作，設立電子檔案管理系統，相較之前的管理方法，在儲存上就能節省很大的空間，更能給管理者帶來方便，既存儲上的方便、查詢上的方便等等，其因為查找時產生的失誤率也會降低，工作人員在查詢檔案時也不會花費過長的時間，只需要使用計算機，輸入相關內容，就會查詢到想要的結果，通過計算機簡單的程序就能搜索到相關的資源，現代化信息技術可以將信息共享，也可以讓信息交互，讓信息達到共有化。

（二）現代化信息技術將提高工作效率。當文書管理與信息化相結合時，信息技術會連接每一個程序，減少管理者工作時會出現的失誤，也為工作效率帶來提升，通過使用計算機來管理檔案調取及核算，在對檔案進行修改時，可以通過預設的計算機程序來修改，避免失誤，從而完成檔案管理的問題。

（三）現代化信息技術將傳輸方式變得多樣化。傳統的企業檔案要倚靠郵寄等才能實現雙方間的傳送，這樣的郵寄方法不但會造成內容互動時間過長，還容易在郵寄過程中出現檔案遺失的情況，給企業造成不可挽回的經濟損失。隨著社會化的發展，現代化信息技術的誕生，方便人們的學習與生活，電子郵件不但能通過網絡傳輸各種文件內容，還能保證接收雙方都能進行資料的存儲，不易造成文件的丟失，最重要的是，高效的網絡傳輸速度，不用一刻鐘的時間，就能讓雙方都接收到相關的文件內容，既保證了時效性，又保障了文件存儲的安全環境。

（四）現代化信息技術將儲存變得更穩定。受現代化信息技術影響的企業文書檔案，其信息管理可以進行不同方式存儲，而且該存儲不擔心會有外界環境的影響，內容的大小，只需要按照一定的格式進行存儲、歸檔就可以進行相關的存儲，方便后期的查詢與提取，便于一鍵查詢。將現有的檔案進行存儲，這樣不僅能提高信息內容的收集率，還能充分發揮現代化信息技術的優勢，緊跟時代發展的腳步。

二、信息化檔案管理中遇到的問題

現代化信息技術為人們生活帶來便利性的同時，也會帶來很多負面的內容。所以，在處理相關問題時，要時刻以企業的利益為思考的大前提，進行優先級的劃分，只選擇對企業有益的方向進行改革，如發生以下兩種問題，要這樣解決：

（一）安全性問題。互聯網為人們帶去方便的同時，也會引起很多安全隱患，會讓黑客或病毒伺機而入，隨著黑客的進入，企業系統中存儲的檔案內容會被惡意篡改，甚至還有可能黑入重要文檔中，查看企業的機密文檔。為了防范以上內容的發生，對于企業內部的檔案，需要由專門的一臺電腦進行管理，最好有專人監管，不讓其他人隨意觸碰，也不要隨意上網，點擊任何來歷不明的鏈接等。

（二）缺乏管理人才。煤礦企業文書檔案管理應由專人進行科學化的監管，而不是要求一個人使用計算機進行簡單的錄入。所以，對于該人選要進行層層選拔，需具備較高的專業技能，還要用相關的工作經驗，才能勝任該項職務。但我國在文書檔案管理方面的發展相較于發達國家相差甚遠，相關的人才也相對較少，所以，此職位中的很多人，只是由企業其他崗位的人兼代，甚至是崗位被空置，無法實現信息化管理。

三、對檔案管理信息化建設的思考

（一）建立文書檔案管理部門。由于煤礦企業需掌管的檔案內容過多，設置專門的文書檔案管理部門是非常有必要的。不但能幫助企業內部建立檔案內容進行存檔，統一管理，還能根據所掌握的信息內容對企業未來的發展提供具有建設性的數據內容。聘用專人進行文書檔案的管理工作。對所管轄的文書檔案內容進行管理，并設立獎懲制度，根據員工的生理、物質、心理需要，設置考核標準，滿足員工物質上的需要，精神上的富足等等，基于這種情況下訂立的考核內容，按期對其進行考核。還要構建云文書檔案庫，實現檔案信息一鍵查找和快速維護，這樣用戶在局域網范圍內，都能對現有的存檔信息進行查詢，不但能提升客戶的滿意度，還能對現有的檔案進行遠程操控，無論工作人員身處何處，只要登錄檔案信息后臺，都能進行信息的更新與管理，優化管理。為企業提供可靠的信息資源促進企業文書檔案管理資源的發展。

（二）加強網絡安全防護力度。檔案管理需要安全維護，可以幫助煤炭企業實現更好的安全管理工作，制訂可靠的信息安全管理方針，針對檔案內容進行明確的安全性保管方案。所以，針對檔案管理的安全性，首先，煤炭企業務必要制訂相關的管理規定及制度，使文書檔案管理人員必須按照嚴格的規定遵守制度進行相關的管理及操控，重視文書檔案管理的重要性，不斷對檔案管理內容進行優化，還要重視文書檔案管理工作，確保資料不外泄，提高自身的綜合素質。其次，學習老員工的優秀品質，做好自身的本職工作，提高自身的專業水平，在工作當中營造更加和諧的氛圍，同時還要加大對檔案管理人員的監管工作，為企業的檔案管理提供更加安全的后勤保障工作。

（三）增加對文書檔案信息化建設的投入力度。強化文書檔案信息化管理建設，除了提升保障檔案管理的安全性外，更應加強檔案管理內容建設的基礎設施，如做好資源的保存整理工作，要做到防火、防電、防高溫等，安排專人對檔案內容進行監管，成立管理監督稽查小組，這樣才能促進文書檔案管理工作的建設，提升檔案管理工作的效率。稽查小組的成立，也可以制訂相關的獎懲制度，對檔案管理人員的日常操作進行監督，辦公室的行為規范、存儲內容的規范等等，大力推進煤炭企業文書檔案管理信息化建設的步伐。

四、結語

隨著信息技術的發展與完善，互聯網時代的日益發展，文書檔案管理人員要與時俱進，依照新時代的信息管理技術，將這些先進的技術理論應用到企業內部的文書檔案管理工作當中，跟隨科技的腳步，革新自身，將可能發生的變故拒之門外，根據當前存在的問題，采取科學的管理辦法，最終提供與企業當前的建設發展方向相一致的解決方案，幫助企業在同業競爭中脫穎而出。重視信息化、數字化技術為文書檔案管理帶來的積極作用，更要與新時代接軌，做好檔案管理工作，為我國煤炭企業的發展作出突出貢獻。

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