探析企業檔案精細化管理措施

盧瑤

【摘要】檔案精細化管理，即細化分解檔案工作的各個環節，在檔案工作中融入精細化管理，并把各個環節的最佳工作方法歸納總結出來。在企業管理中企業檔案工作占據著極為重要的位置，檔案管理工作的質量和企業的經營效益息息相關，怎樣把企業檔案管理工作做好，讓其更好地服務于企業，是當前探討的一大熱點問題。

【關鍵詞】企業檔案;精細化管理;制度建設

企業檔案管理真實地記錄了企業發展歷程，是企業可持續發展和展開創新的重要信息資源。在企業經濟效益的提高方面，企業檔案管理盡管并不是直接影響因素，但在不知不覺中影響著企業的經濟效益。所以，就企業的檔案管理而言，必須將原有的管理思路和理念改變，做到系統化、精細化。從業務工作、服務利用等方面促進檔案工作規劃化、流程化發展，這樣才能與時俱進，和企業發展需要相適應。

一、運用精細化理念做好檔案整理和歸檔工作

管理人員首先應確保所搜集檔案資料的科學性和完整性，然后結合各種類型的檔案運用多樣化的方式或方案對各種檔案進行管理，以此確保檔案類別的清晰。同時，就各種等級或類別的檔案，應將檔案歸檔的全過程完整記錄好，防止損害、丟失檔案，從而確保檔案檔案后期使用的準確性和便利性。最后，運用精細化方式展開檔案的歸檔工作，檔案管理人員應確保檔案歸檔的條理性，并根據完善的醫院檔案管理模式，竭盡全力提高自身的檔案管理水平，為醫院醫療工作的順利開展提供方便。

二、加強精細化檔案管理制度建設

當前，對企業檔案管理體制予以完善已慢慢成為促進企業檔案管理水平和管理效率提高的關鍵措施。要想和當前企業發展趨勢及要求相符，實現企業整體管理水平的提升，就必須確保企業檔案管理工作的高效性，而把企業檔案管理工作做好的關鍵，即對檔案管理制度予以完善。運用精細化理念開展檔案管理制度建設，可以實現檔案管理效率的最佳化，并基于此，確保管理標準和管理內容的規范性，企業管理者要借助合理方法和措施完善檔案管理制度，要竭盡所能將檔案管理的有效性增強。此外，相關部門也要對檔案管理中各個步驟和環節進行合理劃分和分配，并選擇某一固定時間考核管理人員，這樣既能在一定程度上促進管理人員專業素質和職業水平的提高，同時還能把管理人員的工作效率提高，從而為企業之后順利開展日常工作提供方便。

三、建立健全檔案管理流程

隨著社會的不斷發展以及科學技術的進步，檔案工作的任務、管理方式、服務對象、工作環境等均發生了極大的改變，在檔案工作中開始廣泛應用現代技術。所以，建立一支高素質的檔案管理隊伍，是加強檔案管理的重要任務。使檔案工作的標準化和規范化順利實現的主要目標就是將檔案保管利用價值最大化、案卷完整化、檢索利用便捷化。對文件立卷歸檔的實效性進行嚴格把握，只能對完成的現行文件材料和文件任務進行歸檔或立卷，沒有完成的不能歸檔、立卷;展開合理的立卷分工，對歸檔的重點予以明確。不斷深化改革，使檔案管理工作發生了極大的改變。在新時期、新任務背景下，檔案管理工作顯得尤為重要。

四、檔案信息資源精細化

借助建立企業局域網，不僅為廣大用戶所服務，同時也能更加科學、系統地開發利用企業檔案資源。隨著信息時代的不斷發展，檔案信息零散性和復雜性更強，因此，必須對檔案信息資源展開有效整合，從企業各個部門各自為營的局面中走出來，構建完整的社會信息系統，將一體化管理貫徹落實。利用這些信息系統的建立，不僅要將資源貢獻出來，同時還要讓所有部門充分挖掘出有用資源，實現資源的互補，提升檔案信息資源的利用率，以免發生重復和浪費現象。最終通過反饋信息資源對產生的結果進行開發利用，確保檔案信息開發利用的合理性和科學性。

五、提高企業檔案管理工作者的職業技能

要想實現信息化管理精細化，必須做到如下幾點：第一，要對信息化管理的特征予以確定，也就是網絡立足于節點傳播、網絡大數據的集成化利用、網絡具有安全風險等，對這些特征的產生和發展原因進行分析，將相關的管理計劃制定出來。第二，就檔案管理信息化的特征對崗位責任進行劃分，使各個崗位工作人員的職業技能精細化順利實現。不管是對信息化管理的特征進行分析，還是使專崗專責專人的精細化順利實現，都需要檔案管理工作者的職業技能和需要相符，所以，將企業檔案管理工作者的職業技能提高成為促進精細化管理順利實現的重要途徑，建議企業對檔案管理工作者展開專職培訓，也就是借助相關的測試和考核對現有檔案管理工作人員在信息化檔案管理中的工作能力進行分析，如硬件監督檢查的能力、網絡安全管理的能力、檔案資料收集分類的能力等。根據當前工作人員的工作偏好展開崗位劃分并做好相關職業技能培訓，讓他們可以在適合的崗位上充分發揮工作能力;就那些缺乏人才的崗位，如網絡完全管理等，應引入專業人才。

六、總結

總而言之，將精細化管理理念融入檔案工作之中，既是為科研生產服務的現實需要，更是檔案工作可持續發展的重要途徑。所以，所有檔案管理人員都要將高度的使命感和責任感樹立起來，增強檔案管理意識，促進檔案管理能力的提高，積極實施企業檔案的精細化管理理念，大膽實踐和探索，在企業發展的道路上將自身的價值充分發揮出來，為企業健康可持續發展奠定基礎。

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