大數據時代加強人事檔案管理工作的探索

吳婷婷

【摘要】社會的不斷進步，帶動了信息化技術的迅猛發展。在企事業單位中，往往要管理十分龐雜的人事檔案，而如何利用大數據技術的優點來提升現代企業人事檔案管理的效率是一個重大的問題。當前，面對人事管理面臨的問題，檔案管理部門要響應大數據時代的要求，建立大檔案思維，使人事檔案數據的管理工作合理有序，為企業的人才培養和評估以及組建科研團隊提供方便。

【關鍵詞】大數據;人事檔案管理;探討

所謂大數據就是指利用先進的互聯網技術來集中管理巨量的數據信息。而當前，在企事業單位中人員眾多，涉及的信息眾多，這些大量的人事信息，歸檔和管理起來將會十分困難和復雜。大數據技術的不斷發展，大數據時代的到來，對于企業的人事檔案管理這類數據歸檔和整體的工作來說，提供了大量的機遇，這為我們在檔案管理上提供了新思路，開辟了新路徑。當前我國企業一般以收集、整理和保存人事檔案為主要工作內容，這不能滿足當前大數據時代的數據要求。因此，當前運用大數據的方法和理念對人事檔案進行統一的管理，這是我們需要面臨的重要問題。

一、企業人事檔案管理存在的問題

企事業單位在人事檔案管理上，主要是注重人事檔案的完整性、真實性和全面性，這是人事檔案管理中需要時刻注意的重點。而在大數據時代之后，由于信息的海量劇增，導致數據的管理任務越來越繁重，為了有效提升數據的完整性和真實性，需要明確企事業單位人事檔案管理中存在的問題。

（一）保密性原則導致檔案所有人無法及時完整地核對、補充個人信息。作為企業的重要機密信息之一，人事檔案需要專門的人員和部門進行管理。人事檔案管理部門的工作人員要對人事檔案信息進行統一的歸檔、整理、審查和保存。檔案不是企業的所有人都可以申請查看的，特別是對于一些保密級別高的個人人事資料，更應該注意保密。這種過度的保密措施，也帶來了一些弊端，導致企業人員不能及時了解自己的檔案信息，也就談不上對檔案進行及時的補充完善。

（二）檔案所有人的個人重視程度不夠。當前在一些企業中，特別是一些私營企業，企業的人事檔案管理存在一些重視不足的問題。由于人事檔案涉及了企業員工的學習和工作經歷，同時也包括個人的成長歷程和所取得的成績等，這是十分有用的信息。但是，許多的企業在人事檔案管理上流于形式，不重視實質，為了節約成本，雇傭非專業的檔案管理人員對企事業單位的人事檔案進行記錄和管理。這些非專業的管理人員管理水平和專業素養方面存在一定的欠缺，當然也很容易忽視在檔案記錄環節需要特別關注的地方和需要特別重視的信息。這主要是由于企業的管理層的偏見導致的，企業的大部分資金都投入市場和科研環節，在人事檔案的工作中投入的資金和重視程度不足。

（三）人事檔案收集頻率過低，導致歸檔信息有所丟失。當前，我國的許多企事業單位中，對于企業員工個人檔案的總結和更新一般是以年為周期的。這種以年為周期的檔案更新頻率太低，導致對于職工的個人總結和成果更新較為緩慢。這導致在較長的時間中，很多重要資料失去了重要價值，同時由于保管不當，還會出現資料丟失的情況，這些問題都直接導致人事檔案信息的丟失。

二、人事檔案管理制度中存在問題的解決措施

（一）建立完善的人事檔案數據庫。對于人事檔案信息，要有的放矢，對于檔案中一些需要個人填寫的內容，需要當事人進行填寫和完善，同樣對于個人的成果和科研成果也需要在監督之間進行完善。這樣快速的檔案完善，可以確保歸檔信息資料的全面性和完整性。而對于一些需要上級評價的重要信息，要積極采取保密原則進行管理。在這方面，企業的檔案管理部門要擴大宣傳力度，加強職工對人事檔案重要性的認識，這有助于培養員工對檔案愛護的習慣。同時企業上層領導人員重視程度的提高，也有助于企業檔案管理水平的發展。

（二）創新“大檔案”思維，掌握人事檔案信息。大數據時代的帶來，不僅給我們提供了新的數據處理工具和方法，最主要的是提供給我們一種面對問題的新思路。海量的信息在分析、整理和存儲方面已經不是問題的關鍵。數據分析在整個企事業人事檔案管理上的作用十分突出。數據記錄工具的變革，使得海量的數據存儲起來更加方便。我們相信隨著科技的發展和進步，在存儲方面的技術水平也會越來越高，所以在信息的存儲上，我們可以對企業的檔案信息進行更加有效的管理。當前，在各大企業中，人事管理部門要根據自身的實際發展情況，建立適合自己的大數據檔案體系，來促進企業的管理效率。所謂的大數據檔案體系，主要是指在端口中能夠迅速、準確和全面地搜索到個人的全部信息資料，即個人基本信息、工作情況、科研成果等所有信息，包括各個方面，例如文字、圖片、視頻的全部資料。大數據檔案體系是指在體系中建立能有效提升辦事效率的端口，提升企業各部門的同時對于企業的統籌規劃、人才評估和科研團隊的組建都有十分重要的意義。同時大數據時代的信息管理，用戶可以設置權限、限制訪問權限和密級，有效防止人事信息泄露，維護企業人事信息的安全。

三、結語

綜上所述，當前經濟技術的不斷發展和社會的進步，相關的檔案管理事務呈現不斷增加的趨勢，這使得檔案管理工作面臨的挑戰越來越大。當前的檔案管理模式已經嚴重阻礙了檔案管理工作的發展，為了進一步提升相關企事業單位人員的專業水平，進一步提升檔案資源管理的現代化水平。當前檔案管理工作要及時抓住大數據時代帶來的機遇，建立一套新型、完善的檔案管理方式，來提高檔案的使用率和管理率。

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