現(xiàn)行檔案行政管理模式存在的問題與解決之道

蔣蓉

摘要：當(dāng)今，在我國(guó)普遍利用的檔案行政管理模式為“局館合一”，這種局館合一的行政檔案管理模式與我國(guó)基本的社會(huì)情形完全適應(yīng)，并且其有多種管理模式分類。盡管如此，然而當(dāng)檔案行政管理模式正式運(yùn)行時(shí)，還是會(huì)不斷萌生出許多弊端，這些問題對(duì)行政檔案的安全保存產(chǎn)生了影響。筆者將在文章中對(duì)造成當(dāng)前我國(guó)檔案行政管理模式出現(xiàn)問題的原因進(jìn)行分析，并且就這些可能原因提出相關(guān)應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：檔案行政管理模式? ?檔案管理? ?業(yè)務(wù)管理? ?弊端問題? ?解決方法

眾所周知，我們國(guó)家地大物博。在我國(guó)有三十幾個(gè)省份和若干個(gè)市級(jí)城市、縣級(jí)城市。就這些城市而言，不論哪個(gè)等級(jí)的城市，都需要對(duì)該地區(qū)的歷史檔案，或者是人口檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。一般每個(gè)城市都會(huì)有檔案館和檔案局這兩個(gè)機(jī)構(gòu)，前者主要通過展覽的方式來對(duì)地區(qū)歷史檔案進(jìn)行展示，后者則是封閉性的，不在公眾場(chǎng)合展示。其實(shí)這兩個(gè)機(jī)構(gòu)的工作性質(zhì)都是一樣的，只是機(jī)構(gòu)名稱不一樣，都?xì)w政府部門管理。這兩個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)同步運(yùn)行，所以稱之為“局館合一”。

一、對(duì)當(dāng)前我國(guó)檔案行政管理模式存在的問題進(jìn)行分析

（一）現(xiàn)行檔案行政管理模式缺乏設(shè)置依據(jù)

從二十世紀(jì)四五十年代開始，我國(guó)檔案管理部門就一直采取行政措施進(jìn)行檔案管理體制方面的改革。但是由于“局館合一”的檔案行政管理模式具有多種存在類型，其無法對(duì)檔案管理工作提供具體的設(shè)置依據(jù)。直至今日，我國(guó)有關(guān)部門已經(jīng)進(jìn)行過多次大型的檔案行政管理模式變革，但是每一次變革都沒有特別顯著的效果，甚至我國(guó)群眾的態(tài)度很難統(tǒng)一起來。一部分群眾認(rèn)為，這幾次檔案行政管理模式變革值得贊揚(yáng);然而，另一部分群眾持相反態(tài)度，他們認(rèn)為這些檔案行政管理模式都存在一些問題，沒有突出的模式變革指向。筆者認(rèn)為，在檔案行政管理模式變革中，必須具備以下幾點(diǎn)問題：第一，檔案行政管理模式變革必須從機(jī)構(gòu)變革入手;第二，檔案行政管理模式變革不能以被動(dòng)形式進(jìn)行;第三，精兵簡(jiǎn)政不能作為檔案行政管理模式變革的目標(biāo)。顯而易見，我國(guó)當(dāng)前的檔案行政管理模式變革與上述三點(diǎn)完全背道而馳。

（二）現(xiàn)行檔案行政管理模式不能遵從改革目標(biāo)

結(jié)合我國(guó)的基本國(guó)情，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)：在設(shè)置檔案行政管理模式時(shí)，需要與我國(guó)的改革目標(biāo)完全符合。但是，我國(guó)的檔案管理部門在這方面并不能做到，嚴(yán)格按照職工職能來進(jìn)行檔案行政管理模式變革目標(biāo)的確立。在我國(guó)，檔案管理部門都是一味將管理體制行政化，造成檔案管理工作缺乏發(fā)展。而且，如果進(jìn)行過渡行政化的檔案行政管理模式實(shí)施，在檔案管理工作中以政治事業(yè)為發(fā)展前提，或者是以檔案管理部門人員的身份發(fā)展為前提，不僅會(huì)使檔案行政管理模式發(fā)展停滯不前，而且這樣的變革思想也是與我國(guó)國(guó)家改革目標(biāo)不相符的。只有讓檔案行政管理模式服從我國(guó)改革目標(biāo)的發(fā)展，才能使其兩者實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。

（三）現(xiàn)行檔案行政管理模式導(dǎo)致機(jī)構(gòu)職能弱化

我國(guó)傳統(tǒng)的檔案行政管理模式是：檔案館和檔案局協(xié)同進(jìn)行地區(qū)檔案管理工作。這種“局館合一”的檔案行政管理模式，雖然具有方面，安全的特點(diǎn)，但是對(duì)于這兩個(gè)機(jī)構(gòu)的發(fā)展而言，是會(huì)制約其發(fā)展的。因?yàn)闄n案館和檔案局機(jī)構(gòu)合并統(tǒng)一，在執(zhí)行管理任務(wù)時(shí)勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生很多問題，例如：兩個(gè)機(jī)構(gòu)的檔案行政管理職能不平等，或者檔案行政管理職能極速下降。總的來說，就是檔案館和檔案局兩個(gè)機(jī)構(gòu)在行使檔案管理職能時(shí)，其行政能力被削弱了。一旦檔案管理部門的行政能力下降，將表示其社會(huì)主體地位也將下降。對(duì)當(dāng)前我國(guó)檔案館和檔案局兩個(gè)機(jī)構(gòu)的行政能力強(qiáng)度進(jìn)行分析，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案館的行政能力與檔案局相比，有明顯降低的表現(xiàn)，也就是檔案館的社會(huì)主體地位以不如以往。

二、對(duì)當(dāng)前我國(guó)檔案行政管理模式存在問題的原因進(jìn)行分析

（一）現(xiàn)行檔案行政管理模式受到我國(guó)傳統(tǒng)歷史的影響

早在我國(guó)近代社會(huì)以前，檔案行政管理模式就已經(jīng)誕生了，并且已經(jīng)有了系統(tǒng)性的發(fā)展。新中國(guó)成立后，國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人為了記錄這些歷史事件，又設(shè)置了國(guó)家檔案管理局來進(jìn)行檔案管理工作。除此之外，在我國(guó)還是一項(xiàng)這樣的法律規(guī)定《國(guó)家檔案法》，該檔案法規(guī)定：國(guó)家檔案管理局必須要服從統(tǒng)一管理工作，并且對(duì)下層的市級(jí)城市，縣級(jí)城市進(jìn)行分級(jí)管理。但是，相關(guān)部門在利用檔案法進(jìn)行行政管理時(shí)，管理工作只停留于統(tǒng)一管理階段，而完全忽略了分級(jí)管理階段公務(wù)的執(zhí)行。這種情形造成的后果是：地區(qū)局部檔案行政管理模式落后，或者檔案行政管理局勢(shì)混亂，沒有統(tǒng)一的規(guī)劃。

（二）現(xiàn)行檔案行政管理模式受到我國(guó)基本國(guó)情的影響

我國(guó)傳統(tǒng)的檔案行政管理模式為：國(guó)家最高管理部門領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一，下層分部門執(zhí)行上層部門分配的各項(xiàng)事務(wù)。并且，黨中央也是直接干預(yù)最高管理部門的檔案分配工作的。但是，黨中央的分配參與，給管理部門的工作造成了一些影響，使檔案管理部門的執(zhí)行公務(wù)變得具有重復(fù)性。同時(shí)，黨中央和最高管理部門不能實(shí)現(xiàn)溝通，就各自進(jìn)行檔案行政管理工作的干預(yù)，使得我國(guó)的國(guó)家檔案行政管理制度缺乏規(guī)范性表現(xiàn)。除此之外，兩個(gè)國(guó)家重要機(jī)構(gòu)都進(jìn)行檔案行政管理工作參與，使得他們的機(jī)構(gòu)職能不能突出表現(xiàn)，潛移默化中也改變了我國(guó)的各項(xiàng)改革制度。

（三）現(xiàn)行檔案行政管理模式受到我國(guó)改革政策的影響

在改革開放措施正式實(shí)施之后，我國(guó)繼而又進(jìn)行了五六次有關(guān)政府管理部門的改革。這些政府管理部門的改革方案，都針對(duì)于我國(guó)檔案行政管理工作來實(shí)施的，以直接干預(yù)，或者間接干預(yù)的方式對(duì)我國(guó)檔案行政管理的模式和檔案行政管理的變革都產(chǎn)生影響作用。在我國(guó)各種改革政策的實(shí)施影響之下，我國(guó)的檔案行政管理模式形成了“局館合一”的特色模式，并且某些地區(qū)結(jié)合自身的實(shí)際情況，進(jìn)行了一些模式改良，設(shè)置：保留檔案館、撤離檔案局的局館合一新形式;或者是檔案館和檔案局分區(qū)域設(shè)置的形式。這些局館合一新形式的形成，雖然會(huì)對(duì)該地區(qū)的檔案管理部門執(zhí)政性質(zhì)產(chǎn)生影響作用，但是也造成檔案管理部門執(zhí)政界限模糊不清的局面。

三、當(dāng)前我國(guó)檔案行政管理模式存在問題的解決之道分析

（一）利用兩種管理方式進(jìn)行檔案行政與業(yè)務(wù)管理

筆者認(rèn)為，將檔案館和檔案局分區(qū)域設(shè)置的這種形式，對(duì)于檔案行政管理模式的發(fā)展是利大于弊的。并且只對(duì)檔案局機(jī)構(gòu)進(jìn)行行政化管理，對(duì)檔案室機(jī)構(gòu)進(jìn)行業(yè)務(wù)管理。倘若對(duì)其兩者都進(jìn)行政府干預(yù)，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致其中一者的檔案行政管理職能被大大削弱，這一弱勢(shì)群體扮演主角一般都是“檔案館”。因此，我們考慮對(duì)其分別進(jìn)行管理，并且分配給這兩個(gè)檔案機(jī)構(gòu)不同的行政管理職能。這樣的管理模式，不僅有利于我國(guó)重要檔案的安全保存工作，而且能夠提高我國(guó)檔案行政管理工作的進(jìn)度。除此之外，從事我國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)的工作人員，要全面發(fā)揮個(gè)人職能，維持和穩(wěn)定我國(guó)的檔案行政，業(yè)務(wù)管理工作。

（二）適當(dāng)差別對(duì)待檔案管理以提高管理效能

在我國(guó)檔案行政管理模式為：上級(jí)單位和下級(jí)單位統(tǒng)一管理工作。這種檔案行政管理模式雖然會(huì)有一些效果，但是考慮到某些地區(qū)的特殊情況，我們?cè)谝恍┑貐^(qū)需要區(qū)別對(duì)待。即，根據(jù)這些地區(qū)的實(shí)際情況，從這些地區(qū)的地理因素和人文因素考慮，設(shè)置符合該地區(qū)發(fā)展的檔案行政管理模式。不僅如此，市級(jí)地區(qū)和縣級(jí)地區(qū)的檔案行政管理模式也是應(yīng)該區(qū)別開來的。而且在市級(jí)地區(qū)中，原級(jí)市和縣級(jí)市的檔案行政管理實(shí)際情況也是不同的，必須要做到“因地制宜”，制定合適的地區(qū)檔案行政管理模式。

（三）采用多樣化的檔案行政管理體制

最近幾年以來，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)出飛速發(fā)展的狀態(tài)。在這種社會(huì)實(shí)際背景下，許多新穎的事物橫空出世，新事物的產(chǎn)生使得我國(guó)社會(huì)逐漸豐富多彩起來。對(duì)于我國(guó)的檔案行政管理工作而言，有關(guān)部門必須要將新時(shí)代的產(chǎn)物融入其中，使我國(guó)的檔案行政管理體制呈現(xiàn)多樣化的形式。之所以要求檔案行政管理體制多樣化發(fā)展，其目的也是為了我國(guó)的檔案行政管理模式能夠適應(yīng)所有社會(huì)主體的需求。除此之外，當(dāng)前我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制也出現(xiàn)了大的變革，許多新型經(jīng)濟(jì)體制出現(xiàn)，針對(duì)此類情況，相關(guān)檔案管理部門必須要利用科學(xué)、合理的方式進(jìn)行各級(jí)單位檔案行政管理工作。

四、結(jié)語

綜上所述，由于受到某些外在因素的干預(yù)和間接影響，我國(guó)當(dāng)前的檔案行政管理模式或多或少都會(huì)存在一些問題。但是這些存在問題都是可以克服的，只要選擇正確的解決方法就能夠妥善處理好這些問題。并且，檔案行政管理工作對(duì)于我國(guó)檔案保管工作是有很大促進(jìn)優(yōu)勢(shì)的，相關(guān)負(fù)責(zé)人必須要清除的認(rèn)識(shí)到自己的工作職能，不斷完善和發(fā)展檔案行政管理模式。

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（作者單位：駐馬店市中心醫(yī)院）