“互聯網+”模式下高校財務報銷存在的問題及對策研究

于晶

【摘 要】 本文分析了高校財務報賬難的根源，有針對性地提出了高校財務報銷的優化對策：即加大宣傳培訓力度，促進“互聯網+”報銷模式效益最大化;聘用財務助理，配置財務初審員，讓“專業的人做專業的事”;構建系統內溝通和智能模塊;推行網上簽批功能等。以提升財務報銷效率及師生報賬滿意度，更好地服務高校。

【關鍵詞】 互聯網+;高校;財務報銷

高校作為一個人員密集、部門眾多、活動頻繁的組織，其業務的繁雜性、重復性使高校財務部門面臨的工作壓力與日俱增。財務報銷工作是高校財務管理工作中最基礎的工作，其業務種類復雜、手續繁瑣、涉及面廣、政策性強。隨著互聯網絡信息技術飛速發展，網上預約報銷模式全面提升了財務工作的效率和服務質量，全面監管了財務工作情況，使高校財務管理工作水平得到了提升。但高校在推廣網上預約報銷系統的過程中，報賬難的問題仍存在，這就需要高校財務工作者在實踐中不斷地創新，充分發揮網上預約報銷系統的優勢，逐步解決高校報賬難的問題。

一、“互聯網+”模式下高校財務報賬難的根源

網上預約報銷系統的應用，突破了傳統線下報銷模式的約束，優化了報賬環節和核算環節，為財務工作者構建一個全新的環境，但這一全新的財務報銷模式在應用中也存在一些問題，主要分為以下幾點：

1、財務的專業性較強，報賬人員較難全面掌握

高校為了順利開展財務工作，會結合自身實際情況制定相關的財務報銷制度及規范。報賬人員可通過熟悉財務報賬制度及規范解決常見的報銷問題。但對于報賬人員而言，存在以下幾個問題：

（1）財務的專業性較強，報賬人員大多是高校師生，其承擔的科研、教學及學習任務較重，基本沒有時間主動從財務網站、報賬大廳學習或者更新各類財務報賬規范及制度，多數情況則是通過不斷的返單、退單來熟悉報賬流程和細則;

（2）高校財務報銷工作手續繁雜，高校師生平日忙于教學科研工作，在發票要過期或報銷經費要被收回時才產生緊迫感，將積攢已久的發票集中報銷。加之報賬師生對報銷政策、細則了解不全面，在短時間內填寫大量的報銷單非常容易出錯，報銷單的合格率勢必隨之下降;

（3）開學初、學期末及年末財務部門工作量較大，大量的報銷行為帶來的報銷單也會給財務工作者帶來巨大的工作壓力，一定程度上也會影響到財務報銷的服務質量和效率。筆者單位每年的報賬高峰期主要集中在3月、6月、9月、12月，年末結賬前最為突出。

2、報賬人員與財務工作者之間信息溝通不暢

近年來，隨著高校的快速發展和外部經濟環境的變化，國家相關部門陸續出臺的新法規、新制度，財務部門原有的報賬制度和規范已不能滿足高校發展需要， 或多或少都有更新或重新修訂的情況。對此，依靠財務工作者的口頭宣傳和解釋已經無法滿足報賬人員在報賬過程中對相關信息的了解需求。經辦人、經費負責人、財務部門及業務部門之間缺乏及時、高效的信息溝通渠道，致使報賬人員掌握的報銷信息不足。

在應用網上預約報銷系統和自助投單機后，報賬人員和財務工作者不再直接溝通。財務工作者在審查報銷單據的過程中，當報銷單手續不全或需更換原始憑證時，財務工作者無法當面同報銷經辦人進行溝通，需電話或短信聯系經辦人等待其來報銷大廳處理，會導致報賬周期的增加。特別在報銷工作量較大的時期，財務審核報銷崗需要花費大量的時間與報賬人員進行溝通，由此帶來的高居不下的返單率使得服務滿意度和效率降低。

3、報銷業務流程復雜，信息化水平較低

現階段，西安理工大學的網上預約報銷系統包含了日常報銷、差旅費報銷以及借款三個模塊，這三項暫不支持網上簽批功能。報賬人員在填寫網上報銷預約單、準備相關票據及支撐材料后，還需要尋找經費負責人、主管部門領導等進行審查和簽字，而簽批環節往往會消耗報賬人員大量的時間。

另一方面，網上預約報銷系統由經費負責人或經辦人在系統自行判定經濟業務類型錄入，精確度不高，且目前系統針對經費預算控制、經費使用范圍、經濟業務類型判定、電子發票驗證、公務卡卡號維護以及報銷業務所需附的支撐材料等眾多事項并沒有設置相關的提醒或控制，導致報賬人員錄入的單據經常出現問題，主要包括：

（1）經濟業務分類與實際業務分類不符;

（2）多筆業務混合錄入，不能做到一事一報;

（3）同一業務使用多個經費支出，未系統合并提交預約;

（4）系統未控制經費本預算超支，多筆業務由于預算超支需要更換或補充經費本;

（5）電子發票未系統驗證;

（6）差旅費補助金額錄入不準確等。

4、報賬經辦人員不固定，信息不對稱

當前，大多高校并沒有規定財務報銷必須由固定的人員經辦，每位師生員工都可能成為財務報賬的經辦人員，人員數量多、流動性大，這就導致了財務報賬的經辦人員對財務知識及報賬細則的了解不夠系統全面，這也給財務工作人員對報銷業務的宣傳、解釋及指導帶來較大的困難。

基于以上4點原因，由于財務工作本身的復雜性，以及目前高校財務報銷中普遍存在的經辦人不固定以及溝通方式落后導致的信息不對稱，再加上信息化水平過低無法適應目前報賬體系的現狀，導致了高校“報賬難”問題難以解決。

二、高校財務報銷的優化對策

針對以上問題分析，結合筆者自身工作經驗，提出以下幾點對策用以應對高校“報賬難”問題：

1、加大宣傳培訓力度，促進“互聯網+”報銷模式效益最大化

高校應針對經費使用人員和網上預約報銷系統操作人員，做好相關規章制度、操作流程特別是基于“互聯網+”模式新報銷方式的宣傳和培訓工作。對此可以采用多種宣傳和培訓的方式，除了現有的日常報銷小常識、財務制度匯編、報賬通則等文字版指南之外，還可以采用圖片的形式，如介紹日常報銷業務時附一張日常報銷單的圖片，并在需要備注或提醒的位置進行文字說明或標注，也可以通過把常見的報銷業務流程做成視頻資料進行宣傳，通過觀看視頻資料可以使報銷業務更加直觀明了，使報賬人員對相關制度流程了解得更加清楚，提升報賬人員提交單據的完整性與正確性，從而降低返單率，提高報賬效率。

2、聘用財務助理，配置財務初審員，讓“專業的人做專業的事”

高校可設立專項基金，為各部門、各學院及課題組配備專職財務助理，財務工作者定期對其進行財務知識及報銷業務培訓，包括整理原始單據、單據審批權限、財務報銷具體流程以及經費使用范圍等，使其在短時間內全面了解相關的政策法規，熟悉報銷業務流程，從而提高財務報銷的效率。同時，專職財務助理可以在預算編制、結題審計、經費查詢及支出管理等方面對報賬人員進行業務指導，從而減輕報賬人員和財務人員負擔。

此外，可通過配置財務初審員搭建起財務人員和報賬人員溝通的橋梁。結合筆者單位實際，建議可以在自助投單機及報賬大廳配置財務初審員。類似于銀行大堂經理，財務初審員主要職責是收集報銷單據并進行初審，對于明顯有問題的單據應當面退還給報賬人員，并指導其如何辦理此類報銷業務。通過財務初審員初審過的單據，后面審核時通過率會大幅提高，直接降低了返單率和退單率，提高了報銷效率。財務初審崗在職責履行中，可以解答報賬人員在報銷中遇到的疑問，協助政策答疑、文件解讀，協調解決財務人員與報賬人員之間的意見分歧。

3、構建系統內溝通和智能模塊

結合現階段我國高校網上預約報銷系統信息溝通中涌現出的問題，可以在系統運行中構建信息溝通模塊。該模塊可采用類似于網頁版QQ、微信等公眾熟知的模式，報賬人員和財務工作者可以通過此模塊溝通交流。同時設置離線消息提醒功能，用戶在上線之后消息可以及時查收。這種多樣化的系統溝通平臺，有助于提升溝通的效率。

同時，可以在網上預約報銷系統中增設提醒和控制智能模塊。報賬人員在系統錄入相關信息時，當出現經費預算超支、經費使用范圍不正確、經濟業務類型判定錯誤、電子發票未系統驗證、未進行公務卡卡號維護以及不清楚報銷業務所需附的支撐材料時，系統可通過設置相對應的提醒信息或控制措施，從而提升錄入信息的規范及準確性。

4、推行網上簽批功能

通過增設網上簽批功能，報賬人員在預約報銷系統中錄入相關信息，上傳原始票據和支撐材料的掃描件后，審批人員通過手機或電腦客戶端登錄系統可查詢到需審批的詳細信息，并在系統內進行網上簽批，此功能的推行將簡化報賬人員的報賬流程，同時便于審批人對相關報賬單據的審核。系統中的原始發票和支撐材料掃描件、預約單據等信息可以存儲到系統后臺的信息系統作為電子檔案進行存儲，方便文檔查閱，這樣在為報賬人員提供便捷的同時，也有利于財務工作者工作效率的提升。

基于上述說明，在“互聯網+”時代背景下，高校財務以信息化、電子化、自動化為手段，依托便捷的信息與網絡技術，加大財務政策的宣傳培訓力度，設置財務助理、財務初審員崗位及培訓機制，構建系統內溝通和智能模塊，推行網上簽批功能，實現數據傳輸管理“無紙化”、財務處理“智能化”、 管理過程“透明化”的目標，努力實現讓師生員工“少跑一回路，少等一分鐘”，進一步推動高校財務精細化、科學化、規范化管理，逐步解決高校“報賬難”的問題。

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