中職學校學籍檔案管理之我見

羅衛佳

摘 要：學籍管理是對學生從招考入學到畢業的整個培養過程中的學籍注冊、課程選擇、學習成績的評定與遷移為中心的考核與管理。學籍檔案作為中職學校的信息資源，對學校的教學改革和未來發展以及領導決策等提供重要的參考依據。本文結合工作實際，針對中職學校學籍檔案的內容、特點和管理存在的問題提出了幾點切實可行的措施，旨在增強檔案意識，強化規范管理，提高查閱和服務功能。

關鍵詞：職業學校;學籍檔案;管理

學籍檔案是職業學校檔案的重要組成部分。管理和利用學籍檔案是中職學校管理工作中的一項基礎性工作。為適應社會的發展，服務地方經濟，近年來中職學校出現了辦學形式和生源多樣化的轉變，學籍檔案的種類和內容也呈現出復雜多樣的局面，從而使得中職教育的學籍管理較普通教育管理難度更大。 因此，健全和完善學籍檔案的管理，加強學籍檔案的開發和利用，促進學籍檔案管理工作的規范化、科學化和標準化，對職業學校提高教育教學質量、促進良好學風的形成、實現向社會輸送全面發展的合格人才起巨大的促進作用。

一、中職學校學籍檔案管理的內容 ？

中職學校學籍檔案是學生在校期間學習、考試、實習、表現和社會實踐等一系列教學活動中直接形成的，具有保存與利用價值的文件材料。根據《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》，結合中職學校的實際情況，中職學校學籍檔案主要包括：主要包括1.新生錄取名冊、新生登記表等學生入學材料;2.學生家庭、社會關系、經歷、學習、學籍變更（休學、復學、轉學、轉專業等）的材料;3.學生職業技能培訓、獲獎、評優、處分等材料;4.各年級實習計劃和實習單位合同、 學生實習情況、實習報告和實習成績;5.學生畢業材料等 。

二、中職學校學籍檔案管理的特點

中職學校學生學籍情況不斷變化，學籍檔案的內容比較復雜， 利用較頻繁，具有多變性、復雜性、頻繁性、保密性等特點。

三、當前中職學校學生學籍檔案管理存在的問題

（一）中職學校人才培養模式的多樣化變革，帶來新的挑戰

人才培養模式的多樣化變革，給職業院校的檔案管理帶來了新的挑戰。具體表現在反映人才培養模式變革的材料沒有及時的歸檔，規范性較差。有些中職院校主要注重《學籍卡片》、《考試成績登記表》、《高中學生思想品德考核表》等反映學生學科成績的材料。應該凸顯的《考生職業技能鑒定表》、實習、實訓等反映職業學校特點的內容還較少，難以保證學生檔案的客觀性與真實性。 另外，中職學校為了在劇烈的市場競爭中求得一席之地，逐步開設了名目繁多的專業，不僅有中職，還有3+2班、大專函授班等辦學層次，而不同層次的學籍檔案管理要求不相同，但沒有統一的檔案管理規章制度，各行其是，顯得雜亂無章。

（二）中職學校現行的學籍管理制度不夠規范

現階段中等職業學校的管理工作紛繁復雜，其內部的檔案管理如人事、財務、教育教學（包括教學計劃、課程、教材、考試、學生成績、學籍、德育等）等檔案管理也多種多樣，少數中職學校對學籍檔案管理重視不足。因此，中職學校現行的學籍管理制度還需進一步完善

（三）中職學校的學籍歸檔程序不明確、不適當， 電子檔案網絡化管理存在瑕疵

學籍檔案管理的最終目標是實現檔案信息資源共享，而檔案網絡化管理正是使這一目標得以實現的一種行之有效的手段。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美，學生電子檔案的真實性、安全性還缺乏完善的管理制度來作保證，少數中職學校的學籍管理是“摸著石子過河”，不同程度的存在對學籍電子文件的歸檔程序缺少制度約束、要求欠明確、較少使用專用電腦或電腦未加密、檔案數據儲存分散、未進行備份、防病毒措施較差和易于丟失等問題。

（四）中職學校紙質學籍檔案的歸檔整理不及時，信息完善不足

少數中職學校學籍檔案因未按年代及時分門別類地有秩序存放而導致其積壓堆積眾多，有的資料由于各種原因沒有及時補足，或任意增刪丟棄而導致檔案遺失，信息不全或索引困難，這都勢必會影響日后檔案的開發利用。

（五）中職學校學籍檔案管理的專業人才缺乏，檔案管理設備落后。

一方面，中職學校檔案管理的理念、內容和方法、人才資源培訓和使用的方式依然陳舊，這對學籍檔案的正常管理有很大的影響，另一方面，隨著時間的推移與學生學籍檔案不斷增加，原有保存學籍檔案的存儲條件已不能滿足學籍檔案的數量日益增長的需要。

四、加強中職學校學籍檔案管理的措施

（一）針對中職學校辦學層次和生源多樣化，要逐步完善學籍檔案管理制度

中職學校應提高管理意識，把學籍檔案工作納入學校整體發展規劃，完善管理體制，加強對檔案工作的領導和管理。要從制度上加強對學籍檔案真實性的認證和鑒別，保證其真實可靠。還應制定完善的考核管理制度和激勵機制，獎罰分明。要統一要求，做到學籍檔案的種類和內容合理有序，多而不雜。

（二）針對學籍檔案管理的專業人才缺乏，要提升檔案管理人員的業務素質和能力

檔案管理人員的業務素質和業務能力直接關系到檔案管理工作的水平，學籍檔案管理又是一項非常細致的工作，具有極強的程序性和專業性。因此，各級領導要關心和愛護基層學籍檔案管理人員， 要盡可能提高待遇，積極創造條件，通過培訓、經驗交流、考察學習等方式，使他們接受系統的檔案管理業務知識培訓，提高業務能力。同時，要堅持檔案管理人員持證上崗制度， 使之逐漸形成一支相對穩定的、責任心強、水平較高的專業隊伍。管理人員應具有責任精神和敬業精神，熱愛檔案事業，忠于職守、遵守紀律;在工作中應樹立超前意識，主動摸索學籍檔案管理工作的規律，要深入進行調查研究，不斷地提高管理水平。

（三）針對學校紙質學籍檔案的歸檔整理不及時、檔案管理設備落后現象，要加強學籍檔案管理，使之高效化、信息化、現代化。

在中職學校中要逐步推行電子學籍檔案管理，利用校園網進行學籍檔案管理，建立成績管理系統、學籍管理系統等信息，這樣既提高了日常工作的效率，避免了人力、物力資源的浪費，又使數據可靠、準確，在增強管理工作的科學性和時效性同時，學籍資料的檢索和查詢功能也得到完善。

（四） 針對中職學校現行的學籍管理制度不夠規范現象，要做好學籍檔案的收集和整理工作，建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度，保證學籍檔案的完整齊全。

五、結論

隨著職業教育的高速發展，中職學生的社會需求也在增加，保證學籍檔案的準確，、真實、完整，是衡量學校管理水平和教學質量的標尺之一，因此，學籍檔案的建設和管理對中職學校來說是長期而又與時俱進的工作。

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