新形勢下全面提升辦公管理的探索

屈萬成

【摘 要】 中國石化建設世界一流能源化工公司的發展目標提出后，“建設與世界一流能源化工公司相匹配的辦公室”目標也順勢而生，作為集團公司下屬單位，要實現這一目標對辦公室人員整體素質提出了新的、更高的要求。

【關鍵詞】 新形勢 全面提升 辦公管理 探索

辦公室在公司對內上下連接、對外左右聯系發揮著“橋梁”“樞紐”的重要作用，在服務領導發揮著參謀助手、綜合協調和督查督辦等職能作用，其工作效率的高低直接影響著整體工作的效率和質量。因此，辦公室為公司發展中發揮了不可替代的作用和地位，作為辦公室人員如何提升自身能力以適應新形勢要求，已成為每位辦公室人員必備的一課。

一、加強管理，嚴把崗位制度關口

沒有規矩就沒有方圓，制度是行動的準則和依據，制度不僅是約束我們行為的標準，更是規范我們各項工作的準繩，讓工作更加方法和依據。

1.切實抓好制度建設。狠抓規章制度執行，重點跟蹤檢查工作業務流程的執行情況，強化監督與反饋，切實維護制度的嚴肅性、權威性。不斷對辦公室現行工作制度、流程的完善、整合與提升工作，進一步完善工作標準體系，使其能夠覆蓋到所有業務、所有崗位。

2.不斷優化管理機制。通過工作目標的制定和執行，穩步推進計劃性工作，堅持“過程和結果并重”的原則，建立完善目標責任考核機制，通過量化的考核評比，促進被動管理向自主管理轉變。

3.不斷深化政研制度。緊緊圍繞公司發展遇到的難題、難點、熱點，全面加大研究力度，上下配合，才能形成較高參謀作用、借鑒價值、指導意義的調研報告，真正成為各級領導的“外腦”，更好地發揮參謀助手作用。

二、立足崗位，嚴把履職意識關口

辦公室的重要職能就是給領導提供工作服務，全面把握各類信息，為領導決策做好參謀和助手，服務水平的高低、好壞將直接影響公司的發展。

1.強化效率意識。辦公室作為領導機關的綜合辦事機構，講究時間觀念，樹立講速度、快節奏，無論辦文、辦事、辦會，領導交辦事項，還是下級申報請求解決的問題都迅速準確，力求做到急事急辦，特事特辦，一般事馬上辦，能今天辦理的，絕不拖到明天，盡量做到當日事當日畢。遇到突發問題時，嚴肅認真，一絲不茍，先摸清情況，力求準確，避免出現技術性和政策性的錯誤，確保各項工作一次通過，不返工。

2.強化超前意識。服務就要有超前意識，要在領導決策前及時準確地提出工作意見，通過對形勢的分析和對上級領導指示的領會，分析、預測事情的發展趨勢，提出工作預案，更好地發揮參謀助手作用，做到不失職，不越位，為領導決策發揮應有的作用。

3.強化全局意識。作為公司的中樞部門的辦公室，只有把握全局才能更好的發揮協調功能。信息搜集既結合公司的實際又借鑒公司之外的信息;在提供參謀意見時，把每項工作放在大系統中考慮，力求突出重點，多方兼顧，防止只顧一點，不及其余。同時還有全面加強決策前、中、后幾個環節的全過程服務，提供預案和輔助材料，歸納、整理意見，督促檢查，及時反饋，進而擬出新的方案。

三、盡心盡責，嚴把文件管理關口

公文是上傳下達的重要載體，其辦結速度和質量直接影響著公司生產效率和對外形象。為此，注重在提高辦文工作標準、辦文工作效率、辦文工作質量上下功夫，有效地推進了公司各項工作的開展。

1.嚴把規范關。公司資料是公司各項生產經營管理活動的重要依據，因此，辦公室將資料管理規范化作為辦公室的一項重要工作。首先將公司的各種資料集中起來，然后對資料按照時間和內容進行歸檔分類，進行編號，確保需要資料能迅速找到。

2.嚴把時效關。公文具有很強的時效性，要做到及時傳達、及時處理，要不拖、不壓、不誤、不漏。每日根據信息提示及時登錄OA平臺處理公文，每天上下班再各辦理一次;同時按照公文的性質和內容，急件急辦，特件特辦，對閱辦人規定閱辦時限，縮短公文運轉周期，及時、適時、高效地處理好每一份公文。

3.嚴把安全關。保證公文安全是公文處理工作政治性的內在要求。不斷提高安全保密意識，加強對公文的管理，確保不遺失，不損壞，不泄密。嚴格按照文件的發放層次限定文件閱讀范圍，不隨意擴大，保證文件發放層次和實際知悉范圍向一致。

4.嚴把審核關。準確可靠貫穿于公文處理的全過程，不出任何差錯。對公司下發的文件以及上行文、基層報告等采取“三審制”，確保每件公文的合格率達到100%。同時，在公文處理工作中通過“去偽存真”、“去粗取精”，及時對公文篩選、分類，將重要的、有時效性首先提供給領導審閱。

四、強化環節，嚴把事件落實關口

嚴格的規定既是執行的標準，更是保護我們的利劍，只有嚴格按規矩辦事，才能不犯錯，不走彎路。

1.嚴把文件管理流程。一是登記。對各科室、單位送來的報告，進行詳細閱讀學習，了解具體內容，規范格式，并進行登記，確保報告及時登記率100%。二是擬辦。內部報告登記完畢后，請辦公室主任提出擬辦意見及時呈經理批示，領導批示后，根據批示意見逐步轉交承辦單位。三是辦理。根據報告內容不同，辦理分為轉辦、協辦、自辦三類，承辦單位按領導批示積極辦理。四是催辦。定期與承辦部門聯系，及時掌握辦理情況，督促承辦單位盡早辦結。五是反饋。每周將未辦結的進行歸納整理，以書面的形式形成呈報給各相關部門和經理。

2.嚴格按照標準辦理。按照公司預算審批制度，組織落實公司辦公設施、辦公用具、辦公用品等商品的采購、調配和實物管理工作。按照各部門需求逐步完善了辦公用品、通訊等設備的配置工作。切實做好了公司通訊費、招待費、印刷費、車輛使用、用章使用等登記工作，嚴格按照公司標準進行核定。

3.嚴格執行接待標準。接待工作是辦公室的職責之一，接待水平的高低直接體現了企業的對外形象，為此我們辦公室人員全力以赴，將接待工作做周做全，不僅制定了標準的接待程序，而且對接待人員進行了系統標準的培訓，使其達到職業化水平，為公司各項檢查工作提供了強有力的后勤保障。