實施電子文件的有效管理確保電子檔案的真實完整

王莎

摘 要：當前階段，隨著計算機網絡技術的廣泛應用，在檔案管理工作中，電子文件占據了越來越重要的位置。想要充分發揮電子文件的優勢性作用，就應當對于現有的電子文件進行系統的管理。本文就針對電子文件的管理進行系統的分析，希望可以為確保電子檔案的真實性和完整性起到一份保障作用。

關鍵詞：電子文件；有效管理；電子檔案；完整性；真實性

1 引言

近年來，隨著計算機網絡系統在各行各業中的廣泛應用，電子文件的數量顯著增加，想要充分確保電子文件的真實性和完整性，就應當對于現有的、具有實際意義的電子文件進行重新的分類歸檔，目前以及檔案部門中此類工作已經成為了一項極為關鍵的工作。檔案部門應當在充分確保電子文件具有實質作用的前提下，明確電子檔案的管理原則，通過生成新的電子文件，合理調整文件的歸檔范圍，從而最大程度上確保電子文件的真實性和完整性。

2 什么是電子文件

電子文件，簡單來說就是指在數字設備飛速發展的大背景下，通過數碼的形式，利用磁帶、U盤以及光盤等載體，充分依據網絡化設備依等進行閱讀、處理，并通過使用通信網絡進行傳輸分享的文件。也就是說，辦公服務所生成的文檔、使用手機和攝像機能拍攝的照片、掃描儀掃描生成的圖像、工作及生活中錄制的音頻等都屬于常見的電子文件。除此之外，由于電子文件需要依附計算機系統進行存儲和傳輸，因而在其生成運轉時也會產生一定的附屬文件。值得注意的是，電子文件中還涉及對于文件進行修整、刪減的記錄，以及操作者信息的存儲等。

3 做好電子文件的管理工作

想要充分發揮電子文件的實質性作用，最大程度上保障電子檔案的真實性和完整性，這對于檔案管理部門提出了較高的要求，不僅要求相關部門能夠密切配合、各司其職，同時也對于其他方面的發展提出了不同的要求。

1）明確電子文件形成部門的工作內容。電子文件形成部門，主要負責在具體工作開展的過程當中，充分依據所在部門做出的一系列規范性要求，做好電子文件的收集、存儲及歸檔工作。當前情況下，想要發揮電子文件管理工作的實質性作用，就必須加強各個相關部門之間的溝通交流以及協同合作。一般來說，電子文件管理工作的開展并非僅僅依靠個人的能力以及一個部門的努力就可以實現，必須將電子文件管理工作視為一項不容忽視的重要工作，宣傳此類工作的積極作用，鼓勵各部門主動投入到電子文件管理工作當中來，從而為此類工作的發展打下優質的基礎。

2）明確電子文件形成單位的工作內容。在開展電子文件管理的過程當中，電子文件的形成單位需要貫穿工作開展的始終。在電子文件的系統設計階段應當明確設計內容，在電子文件的形成階段，也應當做好監管工作。值得注意的是，有關部門也應當明確自身所肩負的任務，構建起完備的電子文件歸檔管理制度，從而充分確保電子檔案的真實性和可靠性。

首先，針對職責檔案部門而言，必須做好與信息化工作部門以及電子文件形成部門之間的溝通交流工作，結合雙方的共同需求，路段完善電子文件歸檔制度內容。這一部門的工作重點在于，必須明確對于現有電子文件歸檔要求、存儲時限、文件的內容與形式等。同時，還應當不斷加上對于信息化工作部門的了解，更好的發揮辦公系統與業務系統的實質作用，確保檔案管理工作能夠滿足實際工作內容所提出的一系列要求。除此之外，檔案部門還行當立足于本單位發展的實際情況，有效掌握系統開發的水平，強化與信息化部門的溝通。

其次，針對信息化工作部門而言，此部門最主要的工作任務就是保障電子文件的“五個特性”。即真實性、完整性、可靠性、安全性以及有效性。具體的表現形式包括以下幾個方面。其一，信息化部門必須成為檔案管理部門與系統研發方之間的交流載體，幫助將檔案部門的需求轉換為描述精確的技術語言，再轉達給技術研發方，強化雙方之間的溝通和理解。其二，做好系統運行的檢查及維護工作，確保系統可以安全、平穩的運行。其三，做好電子文件的備份存儲工作，避免現有文件因系統環境的變化而丟失，同時應當記錄電子文件的格式以及硬件環境內容。

最后，針對檔案行政管理部門，應當強化其與信息化主管部門之間的溝通協作，共同實現對于現有電子文件的監督管理。同時，針對電子文件出現時間短的特點，在具體開展管理工作的過程當中，也應當確保此類工作的真實、準確開展。為此，檔案行政管理部門必須起到引導作用，為電子文件檔案管理工作指明方向，強化對于電子文件管理工作的實際管理水平，提升檔案歸檔工作開展的質量和效率。

4 明確電子文件的管理原則

在電子文件管理工作開展的具體過程中，檔案部門必須全程對于電子文件進行監管控制，秉持充分確保電子文件的“五個特性”的原則，對于電子文件進行系統、完備的監管，確保電子文件的歸檔工作能夠最大程度上發揮其實質作用。

電子文件的真實性，簡單來說就是指電子文件中所記錄的內容、結構、背景信息等內容，必須真實準確，且與數據的原始狀態完全一致。無論電子文件是由業務部門進行管理，還是由檔案人員進行管理，文件內容都不得隨意進行更改，其所呈現的形式也不得隨意進行轉換，其中所涉及的各類內容也應當與初始數據保持完全一致。電子文件的真實性是其最為重要的一項特性，同時也是確保行政有效性和法律證據性的根本保障。

電子文件的完整性，主要就是指電子文件中所記錄的數據、內容、信息等，必須完整無缺。電子文件的完整性包括以下方面：電子文件中存儲信息的完整性、相關元數據、背景信息的完整性、社會活動真實面貌及其相關電子文件的完整性等。

電子文件的有效性，具體來說，就是指電子文件中存儲的各項內容具備利用價值。有效性是電子文件存儲及使用的基本保證，如果現存的電子文件無法進行還原和輸出，那么自然無法在調取利用時進行識別和讀取，文件中的信息也就失去了利用的價值，其存在時沒有實際意義的。

電子文件的可靠性，主要就是指電子文件應當是值得使用者信任的存儲內容，其中不存在錯誤信息，不會影響使用者的正常需求。

電子文件所的安全性，具體指的是系統安全以及自身數據安全性。通常來說，電子文件安全管理包括以下幾個方面。其一，電子文件具備較強的操作性和易修改性，且在改動之后，不會留有痕跡，這既是電子文件的優勢，同時也是其缺陷。其二，電子文件需要依托計算機設備而存在，而隨著計算機網絡技術的快速發展進步，現有的網絡環境也變得越來越復雜，一旦非法人員的人侵，就會發生安全事故，不僅容易造成文件丟失問題，文件中所涉及的數據及內容也容易被進行“二次加工”，其真實性和可靠性受到影響。其三，由于當前階段的身份認定技術仍然不夠完善，因此在進行電子文件的刪減改動、復制應用時，難以精確的操作者身份進行識別認定，這也就在一定程度上導致了電子文件合法操作者難以實現對于現有權限的有效控制。這一系列的問題都在不同的方面對于電子文件的安全性產生了影響，此類問題也成為了電子文件管理工作中不容忽視的一類問題。

5 總結

綜上所述，我們可以發現，電子文件有效管理工作是電子檔案歸檔及使用的根本保障，只有科學合理的開展此類工作，才能更大程度上確保電子檔案信息的真實性和完整性。在未來的發展過程中，我們應當給予此類工作足夠的重視，通過不斷促進相關領域的發展進步，從而為電子文件管理工作提供有利的技術支撐，推進此類工作的更好更優發展。

參考文獻

[1]張文元.電子文件全過程管理中的監管研究[J].北京檔案，2013年.

[2]張文元.電子文件全過程管理中的監管研究[J].檔案管理，2014年.

[3]潘新惠.加強電子公文管理，確保檔案真實有效利用[J].中國科技博覽，2009年.

[4]張文元.電子文件全程管理中的監管研究[J].檔案，2013年.