探索檔案信息化的管理新途徑

劉雨

摘 要：信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。計算機技術的快速發展使我們步人了一個信息化的時代，無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術不斷顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代牛活不可缺少的工具。

關鍵詞：檔案；檔案信息化；管理新途徑

1 檔案信息化的定義和內涵

1.1 定義

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。

1.2 內涵

檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現檔案信息的數字化和網絡化；第二，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現檔案信息高度共享；第四，要引發檔案管理模式的變革。

2 檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術兀不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代牛活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

3 探索檔案信息化的管理新途徑

檔案信息化是現代檔案事業發展過程中不可逆轉的趨勢。信息技術的發展及大數據的廣泛應用，使原本形式單一的檔案管理工作更加多樣化，管理者不僅僅需要革新自己的管理理念，同時還需要掌握更多的新型管理技術。

3.1 革新檔案管理理念

3.1.1 應用全新的檔案管理制度

面對檔案信息化的新要求，管理者應從實際的檔案管理工作需求出發，制訂新型的檔案管理制度。制訂新的管理制度時，要考慮以下幾點：一是檔案管理制度既要與檔案類型相匹配，又要滿足管理單位的應用需要；二是在豐富制度內容時，還要保持制度的實用性和可操作性；三是從具體的制度內容來看，應設有科學的獎懲制度，以促進檔案管理制度的順利實施。

3.1.2 改變錯誤的管理意識

一是形成主動的服務意識，改變過去的被動服務意識，消除長期形成的懈怠心理，為用戶提供優質的信息服務，滿足新時期檔案工作的需要；二是管理者要始終保持學習意識，不斷地更新管理理念，掌握更多的管理技術，緊跟檔案信息化發展的步伐。

3.1.3 加強檔案管理的安全性，保證網絡系統的安全

隨著檔案管理信息化程度的提高，隨之而來的就是增強信息化建設的安全性，但是，安全性建設工作并不是一蹴而就的，是一個循序漸進的過程。建設初期一定要加強紙質檔案的保存與管理工作，可以采用雙軌制度，以防止檔案的遺失，確保檔案信息的完整性與安全性。同時，要加強網絡系統安全建設，嚴密防范系統病毒的侵入，增設查閱權限與安保加密功能。

3.2 應用新型檔案管理技術

在檔案管理者形成正確的檔案管理理念后，還需要進一步掌握一些全新的管理技術。這些管理技術會對檔案信息化管理工作起到強大的輔助性作用，現對兩種重要的管理應用技術展開解析。

3.2.1 云計算技術

基于云計算的數字檔案管理系統，是通過檔案管理系統與各業務系統的無縫銜接來實現電子文件的在線自動歸檔，保證電子檔案的原始性、完整性和安全性。另外，使用云計算比使用本地計算機可靠，因為在“云”的另一端，有專業的團隊來幫助管理檔案信息，其嚴格的加密管理和服務器資源監控，可以讓立檔部門放心地與他人共享數據。這對于檔案館內一部分要求高保密性的資源提供了可靠的技術支持。此外，檔案數據的安全備份工作由信息中心統一完成，大大降低了立檔部門的管理成本。

引入云計算這項技術，既可以減少對硬件和軟件等檔案管理基礎設施的投入，節省資金，避免重復建設，提高效率，還可以緩解檔案部門對既懂檔案業務又精通計算機技術的復合性人才的需求緊張狀況。應用云計算技術還可以實現基礎設施和基礎服務的統一管理，有效整合富余的計算機資源，按需分配，規范和統一不同系統之間的數據交換和數據存儲格式，提高不同設備的數據共享性，擴大檔案信息的外延。

3.2.2 3D虛擬技術

3D虛擬技術在檔案部門中的應用時間不長，卻取得了極好的管理效果。傳統的檔案展覽是以實物或普通的網頁形式再現檔案的，而利用3D虛擬技術來開發實體檔案，對檔案展品來說不僅是一種立體的展示，而且在展品的結構和空間信息的表現方面都具有更為明顯的優勢。用戶可以通過網頁在線瀏覽可交互的三維產品模型，通過點擊鼠標旋轉、平移模型，從任意角度觀察，展品都具有完美的三維真實感表現，再配上音樂、導游解說和多媒體手法，用戶足不出戶就能“身臨其境”，吸引越來越多的人利用檔案、喜歡檔案。這不僅能挖掘檔案館（室）的文化休閑功能，還能在無形中強化人們的檔案意識，充分發揮檔案的價值。

總之，檔案管理信息化是社會發展的必然趨勢，檔案管理者應順應檔案信息化發展的潮流，創新管理理念和管理制度，作為檔案管理人員，應提高認識，不斷學習，認真研究和規劃；而檔案管理部門，更要適當加大管理投入，及時配備相應的人才與設施，適時引入虛擬技術和云計算技術等新型檔案管理技術，有效提升檔案管理效率，促使檔案管理水平走上一個新的高度。

參考文獻

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