淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

周惠

摘 要：時下，日常的檔案工作中，傳統的檔案管理模式已經不符合新形勢下的要求，基于形式變化，我國事業單位內部管理提出了更高的要求。針對檔案管理工作進行相應的改革，積極采取新型的檔案管理方法，以提高管理力度。本文針對規范化的檔案管理工作進行詳細分析，從檔案管理工作應當具備的個人原則入手，對于所存問題提出了相應舉措，以期對新形勢下的檔案管理工作提供一定參考效果。

關鍵詞：新形勢；檔案管理工作；規范化

檔案管理是事業內部管理的重要工作，其包含了大量的憑證價值和參考意義，而隨著事業單位的發展，所產生的檔案資料已不在少數，管理工作變得越來越復雜。處于網絡社會的當今，檔案管理工作問題的影響愈加嚴重，規范化管理相關檔案，已具有越來越大的現實意義。為了更好地適應當前形式，規范檔案管理工作的流程是不可或缺的重要任務，所以檔案管理人員需要做好這項工作，為事業的發展奠定劣實基礎。

1 新形勢下我國檔案管理工作的問題

1）不重視檔案管理工作。上級領導單位對檔案工作的不重視，對檔案管理工作人員的管理松懈，放任了檔案管理工作人員不端正的態度，限制了檔案管理工作的成效。檔案管理中顯著的檔案缺失問題便是相關人員不重視所造成的。而由于檔案本身繁雜眾多，相關人員若是沒有積極的工作心態，便會使檔案整理工作無功而返。

2）可供完善的檔案管理制度。當前的文檔管理制度情況不容樂觀，很多單位有關檔案管理方面的制度仍不夠完善獨立，使得相關工作人員在工作方面的操作始終不夠規范。還有的管理制度并不全面，乃至于以辦公室管理制度為標準。不因不斷變革的新形勢而革新傳統的檔案管理制度，這不單單降低了檔案管理工作相關的質量和效率，更影響了檔案管理工作的規范發展。在檔案管理過程中，檔案管理人員要擁有深度應用新型技術的能力以提高檔案資料的利用率與保管程度。但就目前情況，各大事業單位尚缺少相關的新型檔案管理結構體系，這嚴重影響了檔案的有效與完整性。

3）檔案管理人員專業素養略低。由于過去對檔案管理工作的傳統認知，可能會讓人誤以為該工作簡單易做，不過是進行相關數據的專業教育與培訓，甚至在一些單位中這通常是給老弱病殘職工的“福利工作”。可以看出即便人事管理人員在這方面的誤區也較為嚴重，不合理的人員安排常使得檔案管理人員缺少相應的工作素養，影響了檔案工作的有序開展。重視檔案管理人員的素養問題，不斷進行相關培訓教育，讓其擁有先進的檔案管理經驗將能更好推動事業單位檔案管理工作規范化的進程。

4）管理工作的現代化水平較低。由于檔案管理分散且管理人員意識的不到位，檔案管理的現代化技術應用較為緩慢、傳統的檔案管理方法通過人工收集整理并采取書面記錄的方式進行分類保存。而個別檔案室由于儲存空間較少、檔案資料較多，傳統方式收集而來的資料有時會因拮據的空間而無法全部良好的保存下來。而書面資料一旦被刪選，則會造成該部分資料的永久遺失，出現資料不全乃至于檔案缺失的情況。同時手工繪制人工收集等方式難免出現錯漏，難以確保數據的準確性，不符合新形勢下的發展需求。

2 新形勢下檔案管理工作規范化的舉措

1）加強對檔案管理工作的重視。重視檔案管理是新形勢下規范檔案管理工作的新方法，所以事業單位的相關領導層需要加大對檔案管理的重視程度，需要讓他們進一步意識到進行規范化的檔案管理工作的重要性。只有讓檔案管理的工作實現規范化，才能給為行業發展提供詳細、完善的數據資料，以便于其他方面進行高效的工作管理。同時通過相關完善的檔案規范化管理設施的配置，更進一步推動事業單位的深入發展，讓相關事業單位能夠逐漸在激烈的市場競爭中脫穎而出。

2）健全完善檔案管理相關制度。落實詳細健全的規章制度是一切工作得以正常開展的前提，檔案管理工作也是一樣。而且由于每個事業單位的檔案資料不管是內容還是形式上都有著一定差別，因此需要構建符合實際的檔案管理制度，使檔案管理工作更加規范化，輔助工作人員約束管理相關工作，明確相關他們的責任，以確保管理工作規范化的發展，從而促進檔案工作的管理水平。這就需要事業單位不斷對原有的檔案管理制度進行更新，使其更加貼合實際、符合新形勢的發展。還要對檔案相關的記錄工作給予一定重視，明確相關標準。此外還要保證檔案管理，對個別重要文件進行相應防護，確保檔案信息的安全情況。因此，健全并完善檔案管理工作的相關制度顯得至關重要，其既能保證檔案規范化管理，又能對違規人員進行相應處理。

3）加強對人才專業素養的培養。加強對檔案管理工作人員的培養是使事業單位檔案管理工作規范化發展的有效方法，只有確保該崗位人員具備對應的專業素質，才能擔負起管理的艱巨職責。這就要求檔案管理工作人員的能力水平與崗位要求相符合，除了具備實踐應用能力還要有豐富的專業知識。因此單位人事部門要注重聘用相關人員時的能力考察，確保所錄入人員擁有滿足工作需要的工作素質。正如上海市青浦區房屋檔案管理服務中心的相關工作人員招募標準，大部分都要求具有大學本科及以上的學歷，個別還需要相關兩年以上的工作經歷，可謂是在根本的人事招聘中就確定了入職人員的專業素養。同時由于新形勢的不斷發展，單位管理層也應當注重對該職位人員的相關培訓，讓他們能夠充分習得并更新關于檔案管理的專業知識。同時也可開展員工競賽的組織類活動，幫助他們提高相關的實際應用能力及工作積極性。不斷提升檔案管理工作者的專業水平，才能切實保障檔案管理工作的規范化發展。

4）新形勢下科技手段的引入。傳統檔案管理工作由于受到人為因素的干預，不同程度的影響著管理工作的效果。而計算機管理程序作為主導的檔案管理工作則可以解決這一問題，通過網絡技術搜集信息，對比過去的人工采集數據，數據的準確性無疑得到了一定保證。同時將過去的紙質檔案整理后錄入電腦網絡，對檔案進行無紙化管理，則能夠在一定程度上降低管理人員的工作強度，擁有著事半功倍的成效。檔案管理的目的終究是為了更好地利用資料，使其發揮出應有的價值。通過網絡信息化的管理手段，將資料以數據的方式通過計算機等信息設備進行精準分類，保證利用時的方便快捷，并能更精確的找到所需資料。然而，雖然對檔案進行網絡化分類管理是新形勢發展的必然趨勢，但相關事業單位也要根據單位自身的實際情況循序漸進，避免急于求成的工作導致浪費及其他的不良影響。

3 結語

綜上所述，檔案管理工作中的規范化是確保檔案管理工作時質量和效率的基本。通過堅持檔案工作的相關原則與制度，確保檔案的安全性。本文闡述了檔案管理的工作現況，可以見得對于檔案管理的規范化管理并非易事，要提高對其工作的重視程度，建立相關的管理制度，加強工作人員的專業素養。通過對該工作全面的重視，才能更好的進行檔案管理工作，以此促進事業單位的深入發展。

參考文獻

[1]佚名.加強檔案管理建設促進學校持續發展——淺談新形勢下技師學院檔案管理現狀及規范化、信息化建設[J].檔案學研究，2017（S2）：116-122.

[2]屈俊華.新形勢下高校人事檔案管理問題與對策[J].山西檔案，2017（1）：58-60.

[3]程春艷.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].科教導刊，2017，23（30）：260-260.

[4]王云霞.淺析事業單位檔案管理中的電子檔案管理[J].科學與信息化，2019，（1）：154.5

[5]焦曉玲.事業單位檔案管理實踐策略研究[J].赤子，2019，（4）：150.

[6]關蓓蓓.事業單位檔案管理工作新思路[J].山西青年，2018，（24）：240.

[7]劉青松.事業單位檔案管理信息化要點研究[J].管理觀察，2018，（35）：63-64.

[8]黨紅林.事業單位檔案管理有效途徑研究[J].辦公室業務，2018，（23）：75，78.

[9]王麗蘋.探析新時期事業單位檔案管理工作現狀與發展前景[J].科技資訊，2014，（36）：205-205.