新時期文書檔案數字化管理模式的探討

摘 要：新媒體環境下，網絡信息技術已經被應用于多個行業領域，針對企業文書檔案管理模式，可以應用網絡信息技術實現文書檔案的數字化管理。基于此，本文以文書檔案數字化管理作為研究對象，分析實現文書檔案數字化管理的必要性，從數字化平臺、管理制度與網絡化管理模式三方面闡述實現數字化管理的途徑。

關鍵詞：新時期；文書檔案；數字化管理

對于企業文書檔案管理工作來說，大量繁雜的信息和數據給管理人員帶來了工作壓力，而建立文書檔案數字化管理模式可以提高管理人員的工作效率，并成為企業新時期文書檔案管理的未來發展趨勢。因此，要求管理人員加強對數字化管理模式的重視程度，學會應用網絡技術與信息技術建立信息化管理平臺，從而提高文書檔案管理的有效性。

1 建立新時期文書檔案數字化管理模式的必要性

分析現代化社會經濟發展進程中，應用數字化技術，建立新時期文書檔案數字化管理模式的必要性。具體如下：首先，數字化管理模式實現了信息的共享和交流，提高了企業文書檔案的利用率。在數字化技術推動下，人們可以通過網絡平臺觀看文書檔案，管理人員也可以利用搜索引擎快速找到相應的文書檔案目標。在日常工作中，數字化文書檔案管理模式實現了信息的共享，加強了企業各部門之間的交流與溝通。

其次，數字化管理模式符合當前社會發展需求。伴隨著數字化技術的深入發展，各企業開始重視文書檔案管理工作，希望通過數字化文書檔案管理實現資源的高效配置。過去的紙質管理方式無法滿足信息化時代需求，數字化技術應用在管理工作后，文書檔案的價值顯著提高。

最后，數字化管理模式完善了管理人員的工作方式，實現了文書檔案管理工作的系統化進步。由于文書檔案管理工作的完善，企業各個部門對于文書檔案的管理方式有了新的要求，管理人員需要創新管理模式，提高數字化管理模式的技術價值，發揮其在管理工作中的意義[1]。

2 建立新時期文化檔案數字化管理模式的有效途徑

2.1 建立文書檔案管理數字化平臺

企業進行文書檔案管理工作時，管理人員和技術人員可以建立數字化管理平臺，提高文書檔案的管理效率。建立數字化管理平臺后有利于提升技術應用水平，建議按照以下幾方面進行平臺建設：1）要求技術人員構建文書檔案數字化管理網絡，提高網絡運行的安全性與穩定性。2）調整原有的文書檔案管理模式，應用數字化技術優勢提高工作有效性。建議加強各部門的交流和溝通，選擇最佳文書檔案閱讀方式，結合現有的企業內部資源，實現資源的高效配置，提高文書檔案數字化網絡系統的可靠性。3）重視數字化文書檔案信息的資源共享。建議應用數字化信息技術，做好文書檔案的遠程檢測，人們可以在任何時間與地點登錄網絡平臺，瀏覽需要的文書檔案內容[2]。

建議企業引進銳爾文書檔案數字化加工管理平臺V8.6軟件。該軟件是國內首款流水線生產模式下的數字化管理平臺，根據國家有關標準研發設計，以C/S結構模式為主，應用網絡版軟件，在系統服務器和數據庫內實現對文書檔案數字化加工的控制。該數字化管理平臺能夠實現文書檔案加工流程的自定義，從領取檔案、檔案拆卷整理、批量掃描、圖像優化、質量檢查、格式轉化、檔案裝訂到批量掛接，整個軟件涉及了多個模塊。由此可見，該數字化文書檔案管理平臺提高了管理人員的工作效率，實現了紙質文件到電子文件的平穩過渡，系統形成了高質量圖像文件和PDF智能格式轉化，有效節約了人們瀏覽的時間。

2.2 完善文書檔案數字化模式的管理制度

企業根據當前實際發展情況，應用數字化技術與網絡信息技術建立文書檔案管理模式后，要求有關部門制定相應的文書檔案管理制度。要求文書檔案管理人員建立數字化信息管理制度，應用數字化技術開展管理工作，提高文書檔案的管理水平。建議制定崗位培訓制度，針對管理人員展開數字化技術培訓，要求管理人員掌握其理論知識基礎，通過對知識的擴展與延伸學會如何使用數字化技術管理網絡平臺。應用數字化管理平臺后，文書檔案上傳歸檔需要由管理人員審批，審批通過后文書檔案能夠進入數據庫，并到達指定目錄中。文書檔案的借閱主要分為電子借閱和紙質借閱兩種模式，如果是哪一種借閱方式，都要通過系統向管理人員提交借閱申請單，管理人員審批通過后人們才可以下載并觀看文書檔案。利用數字化技術進行文書檔案的鑒定工作時，如果鑒定結果為銷毀，要求管理人員科學執行文書檔案銷毀操作，并做好銷毀原因的記錄工作。

要求管理人員嚴格按照相應的管理制度展開工作，對文書檔案數字化管理平臺展開全生命周期的管控。對于文書檔案的入庫，需要做好數字化文書檔案采集，并實現數據的精細分類與管理；對于文書檔案的使用，要求管理人員針對文書檔案的歸檔、節約、鑒定與銷毀提高工作能力，保護文檔安全。此外，管理人員需要學會應用數字化管理模式實現文書檔案的多種格式在線觀看，并針對不同文書檔案存儲情況進行報表統計，科學分析當前文書檔案借閱狀態。

2.3 實現文書檔案管理模式的網絡化

要求將文書檔案數字化管理平臺與互聯網相連接，在實現平臺管理的網絡化時，需要注意以下幾點問題：1）重視文書檔案的保密性。對于任何一個企業來說，文書檔案都具有一定的保密性質，文書檔案數字化管理平臺的建設實現了資源的共享，卻也給資源帶來隱私泄露隱患。因此，建議在國家法律允許范圍內建立文書檔案數字化網絡平臺，充分利用文書檔案的社會價值，實現信息共享與保密之間的相互協調。2）尊重文書檔案管理軟件開發的拓展性。文書檔案數字化管理應用到的軟件有著適用性強、拓展空間大的特點。因此，在進行軟件設計與開發時需要從軟件的適應性角度出發，結合企業的業務情況了解軟件通用性要求，針對不同種類的文書檔案進行管理，滿足用戶對文書檔案的個性化需求。3）重視文書檔案數字化網絡平臺的運行安全。隨著網絡技術的發展，人們開始意識到網絡運行的安全性，建議規范文書檔案管理與操作，嚴格執行保密措施。應用先進的技術提高文書檔案管理平臺的安全性，降低系統發生故障幾率，做好所有文書檔案資源的備份工作。

某企業應用文書檔案數字化管理平臺中，主要包含文件管理系統、檔案管理系統、合同檔案管理系統、項目檔案管理系統、會計檔案管理系統、人事檔案系統、法務文書檔案管理系統以及文檔數字化系統。在全文檢索方面，該系統對文件檔案只有模糊記憶便可從海量文件檔案中獲取所需文件檔案，極大減少了因查找困難浪費的工作時間。自定義檔案分類及各檔案分類目錄項信息，滿足不同檔案錄入需求，自定義檔案系統列表中顯示的檔案數據字段，支持Excel導入檔案條目信息。

3 總結

總而言之，隨著我國社會經濟的發展與科學技術水平的提升，企業在生產與經營活動中開始應用數字化技術建立文書檔案管理系統，從而實現管理模式的創新。要求文書檔案管理人員正確認識數字化管理平臺的意義，應用先進的數字化技術實現數據的共享，實現各部門的交流與溝通。

參考文獻

[1]張帆.淺析建立文書檔案數字化管理模式的必要性[J].現代經濟信息，2017（02）：444.

[2]查榮.建立文書檔案數字化管理模式的必要性[J].價值工程，2016，31（23）：217-218.

作者簡介

羅傲雪（1987-），女，漢族，廣東省廣州市人，本科，助理館員，研究方向：檔案。