對電子檔案自動分類鑒定研究與應用分析

摘 要：電子檔案的自動分離鑒定，大大提升了電子檔案歸類工作的準確性，提升了檔案管理人員的工作效率。基于此，本文首先介紹了電子檔案自動分類鑒定應用的意義。其次，分析目前電子檔案自動分類鑒定工作中存在的不足。最后，分析優化電子檔案自動分類工作效果的對策。

關鍵詞：電子檔案；自動分類鑒定；大數據技術

很長時間以來，在操作電子檔案的過程中，都需要投入大量的人力資源。這種傳統手工操作的方法，不僅制約了電子檔案分類鑒定工作的效率提升，也導致檔案鑒定工作當中存在一些失誤現象，影響了檔案鑒定工作的精準程度。目前，隨著大數據技術、人工智能技術與云計算技術的發展，電子檔案分類鑒定工作，正在朝向自動化的方向不斷發展。

1 電子檔案自動分類鑒定應用的意義

檔案資料是寶貴的文化財產，是對過去人類歷史活動的真實寫照。對檔案進行電子化管理，可以有效地對檔案中的信息數據進行整理。開展自動化的檔案分類鑒定工作，有利于國家單位以及各個組織，通過真實有效的方式，將檔案當中的圖片、文字、聲音、視頻信息集中在一起，促進我國檔案文獻資料整理工作的不斷進步。

首先，自動化的電子檔案分類鑒定方法，可以顯著提升檔案整理工作的效率。減少檔案管理人員的手動操作工作量，將檔案管理人員從繁瑣復雜的日常整理工作當中解放出來。

其次，自動化的檔案分類鑒定辦法，錯誤率比較低，有利于我國檔案文獻信息的鑒定和整理效率的提高。既適應了當前高科技信息技術的發展要求，有利于檔案管理規模的擴大，又能促進檔案文件的多種途徑傳播。

最后，自動化的電子檔案分類鑒定方法，可以大大提升檔案整理編輯的效率，促進檔案信息的深入挖掘，有利于我們更好地利用檔案當中的信息資料，進行數據分析。

2 電子檔案自動分類鑒定應用過程中存在的問題

第一，一些單位的檔案管理工作部門，進行檔案整理的設備比較老舊，無法滿足目前的自動化檔案分類鑒定要求。第二， 很多工程信息中的檔案資料，是以紙質形式存在的，而管理人員并沒有及時的通過掃描技術，將文獻資料轉化為電子檔案格式。第三，一些單位的檔案文獻資料管理人員，不具備現代的電子信息技術操作水平。很多單位都是將年紀漸長的技術人員，調配到檔案管理崗位。這些人員在技術學習上、自我驅動上，動力都明顯不足。很多單位也沒有針對檔案管理人員的信息技術水平，進行專項培訓，檔案管理人員的工作水平提升。第四，自動化的檔案信息分類鑒別工作，容易受到目前復雜的電腦病毒的侵害，造成檔案信息的流失，影響檔案分類工作的信息安全。尤其是一些機密的重要電子檔案，在進行自動化識別的過程當中，容易被不法分子盜取，造成嚴重的泄密事故。

3 提高電子檔案自動分類鑒定應用效果的對策

3.1 設備升級

一些部門的電子計算機設備，已經沒有辦法搭載目前最新的自動化運行軟件。這些電子設備的計算水平比較低下，運行效率難以提高，各種配套設施，也已經不適合當前“互聯網+”環境的技術要求。管理工作者要提高對于自動化技術的認識，促進電子檔案自動化分類鑒定工作的順利開展。

各個單位在進行電子檔案自動分類鑒定工作的過程當中，要理清自己單位目前的電子設備管理水平，對已有的電子設備進行清理。通過工作頁制度，分清哪些設備是可以有效運行的；哪些設備是已經過時的；哪些設備是可以通過軟件升級進行改造的；哪些設備是完全需要進行淘汰的。將上述設備信息整理成一個表格。

根據表格當中的信息數據，全面考慮政策化因素與市場化因素，選擇既經濟又可靠的電子管理系統。盡量通過軟件升級的方式，對企業原有的電子信息管理設備進行改造。

企業要提高對于目前信息設備的管理與維護水平，及時發現目前設備運行過程當中的震動狀況、發熱狀況，并對故障信息進行及時的處理，保障有專人對設備進行清理和維護。避免由于管理不當，造成電子檔案自動分類設備運行失效，給企業帶來額外的損失。

3.2 信息補足

一些部門的檔案自動化鑒定分類過程當中，無法獲得全面的信息資源。這對后期的補足工作，是一個極大的挑戰，工作人員很難在浩如煙海的文字檔案信息當中，獲得有效的檔案信息資源。在推進電子檔案自動化分類鑒定技術的過程當中，管理人員要運用大數據技術，對目前的電子檔案信息進行擴充。

首先，各個管理單位要引進最新型號的掃描儀，對目前的工程電子檔案進行信息錄入，多種途徑地對信息進行補足。

其次，各個管理單位可以利用國家的數據庫與各個企業的數據庫，利用大數據技術當中的數據存儲技術、數據分析技術與數據清洗技術，對目前的電子檔案當中的數據重復現象進行清理。避免數據庫當中的數據冗余現象，對整個電子自動化分析系統造成負面影響。

再次，管理人員要加強對于信息錄入工作的重視，提高對分類方法和分類技術的掌握程度。對目前的電子檔案進行科學的分類，設立科學的分類框架，加強與分類設計軟件人員之間的聯系，幫助軟件設計人員，充分的了解電子檔案自動化分類鑒定程序的設計要求。

最后，管理人員要建立長期信息補足的意識，在日常工作當中，逐漸的將電子檔案信息當中缺失的部分進行補足。

3.3 加強培訓

各個單位在進行電子檔案自動化分類堅定工作的過程當中，要加強對于檔案管理人員的技術培訓，幫助檔案管理人員，切實的掌握現代化的檔案分類管理技術。

一方面，各個單位要嚴格落實人才引進與招聘制度，對目前的檔案管理部門人員結構進行調整。通過校企聯合辦學，培養定向的電子管理專業人才，為企業的日后檔案管理工作進行人才儲備。

另一方面，各個單位在落實電子檔案分類鑒定技術的過程當中，要加強對員工的技術培訓。對新進員工進行充分的技術交底，保障員工可以充分掌握新設備與新技術的使用操作方式。鼓勵員工參與到設備安裝與設備試運行調試過程當中，鼓勵員工成為技術達人[2]。將管理人員的電子化類操作水平，與員工的績效管理薪資水平結合在一起。

3.4 打造安全管理網絡

做好信息安全保障工作要從以下幾個方面入手：

通過安全管理專題研討會、安全培訓會等培訓方式，提高檔案管理人員對于自動化的電子檔案分類鑒別安全的重視。幫助管理人員識別最新種類的電子病毒，提高管理人員處理非法入侵的技術水平。

通過更加安全的網絡協議、更加有效的網絡密碼設置，提高整個電子檔案自動化分類鑒別過程當中的信息安全等級。給予不同的管理人員，以不同的訪問權限，通過智能化的身份識別技術，對訪問電子檔案的人員身份進行識別。

4 結論

綜上所述，推動電子檔案自動化分類鑒定工作的順利開展，各個管理部門的人員要轉變檔案管理思路，提升檔案管理技術。從本文的分析可知，研究電子檔案自動化分類鑒定技術，有利于各個單位的檔案管理人員，從發展的角度看待目前檔案分類鑒定工作當中的技術進步。因而，我們要加強對于自動化技術的重視，并在檔案管理實踐中，提升分類鑒定的實際水平。

參考文獻

[1]李麗.文書檔案管理信息的電子化應用分析[J].電子世界，2019（07）：170-171.

[2]龐新林.淺談檔案數字化的必要性及解決主要問題的對策[J].中國管理信息化，2019，22（07）：147-148.

作者簡介

陳穎瑩（1987-），女，漢族，廣東省廣州市人，本科，助理館員，研究方向：檔案。