檔案電子化管理的可依賴程度分析

薛梅

摘 要：電子檔案已經逐漸成為一種重要的檔案管理形式，可以說它是時代發展的必然選擇，是對檔案管理工作的巨大創新和發展，對檔案管理工作起到了巨大的促進作用。但電子檔案并不是十全十美的。對檔案電子化管理的現實意義進行討論，在此基礎上結合檔案電子化管理不完善之處對其可依賴程度進行分析，并對電子檔案和紙質檔案并存模式進行思考，以期能夠最大程度地提高檔案管理工作的實效。

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；檔案管理；依賴程度

檔案電子化管理就是在計算機上將檔案內容進行存儲和管理，包括文本、圖形和數字等各種形式的檔案信息。通過計算機可以對這些文件進行傳輸和處理，從而實現對檔案的管理。隨著高新技術的不斷發展和信息時代的到來，辦公自動化的工作模式越來越符合人們的要求，這個現實促使檔案電子化管理逐步成為檔案管理工作的主流和潮流。電子檔案能夠在很大程度上減輕人們的工作量和工作負擔，同時還具有很多其他優點，不過在筆者看來，在做檔案管理工作的過程中，可以對電子檔案有一定的依賴，以減輕工作量，提蒿檔案管理工作的條理性；但電子檔案的不足決定了我們不能夠過分依賴檔案的電子化管理，應該構建電子檔案和紙質檔案并存的全新發展模式，促進檔案管理工作更好地開展。

1 檔案電子化管理的現實意義

1.1 縮短檔案信息的加工時間

傳統信息加工方式具有“慢工出細活”的特點，二次文獻信息的開發工作要在文件資料形成很長時間后才能夠完成，這容易造成信息失效，對檔案信息的價值也會產生很大的影響。但在檔案電子化管理過程中，工作人員可以直接利用機讀檔案，快速完成二次文獻的開發，縮短了檔案信息的加工時間。

1.2 實現工作效率最大化

手工完成信息的編研需要大量的經費，但是當前乃至以后一段時間，將國家對檔案部門投撥的經費大量用于信息編輯是不現實的。不過，在電子檔案管理工作的推行過程中，對信息的編輯能夠很好地控制成本，對當前經費限制信息加工工作局面進行改變，有利于實現檔案管理工作的效率最大化。

1.3 拓寬檔案管理工作服務范圍

實行電子化的檔案管理工作可以多份拷貝信息成果，能夠將信息成功發送到各部門和各領導，對其社會影響的擴大起到很好的促進作用，而且也有利于提高檔案部門的地位。實施電子化的檔案管理方式，能夠使電子管理工作與最新技術接軌，適應全新的時代發展趨勢和要求。實現勞動電子化，可以使檔案管理工作更好地服務于更多部門。

2 對檔案電子化管理可依賴程度的分析

電子檔案具有先進性，但是檔案的完整性和真實性在電子化過程中會受到影響，尤其是它有十分特殊的載體，這就使得電子檔案的安全性變得異常重要。也正是因為電子檔案和電子產品的特殊性，使其存在很多不安全的因素。在檔案管理工作中，如果對電子檔案的依賴程度過高，且由于電腦系統的問題或電力問題而不能正常工作的情況時有發生，例如出現癱瘓現象。這就使得電腦在緊急情況下無法使用，也就無法實現資料的快速搜索和查詢，這是一個亟待解決的現實問題。

現在人們的生活和工作對電腦的依賴程度過高，有人認為在工作中文檔性質的檔案只要按序排列即可。這樣，當對文檔進行檢索和管理時，只要在電腦系統中運用查找軟件查找即可，所以平時，不用把檔案做得十分詳細。筆者的意見是，不論檔案管理軟件多科學，也不論什么時候，都不能對電子化的檔案管理過分依賴；一名合格的檔案管理人員應該做到在任何情況下都能將所需要的檔案和文件第一時間找出來，在特殊情況下也是如此。可是，如果對于電子檔案的依賴程度過高，在停電或電腦系統出現故障時，檔案管理人員就沒辦法在最短時間內完成對所需文件的檢索，這不利于檔案管理工作的發展。總之，對于電子化檔案的管理，我們需要輔助以紙質檔案進行管理工作，不能夠過分依賴電子化的檔案管理。

3 電子檔案與紙質檔案并存模式的思考

3.1 必要性分析

電子檔案和紙質檔案兩種檔案管理模式共存的局面能夠豐富檔案管理工作的管理方式，但也給檔案保護技術帶來了新的思考。在數十年的發展歷程中，我們在紙質檔案保護工作方面已經有了相當豐富的經驗，無論是紙質檔案的修復、去酸、防有毒氣體，還是在防霉、防蟲等保護方面，都已經建立了一套完整的保護措施。可是，在電子檔案的保護方面的經驗非常匱乏，有待于進一步對其保管條件進行研究。檔案管理工作單位一定要確定電子檔案的保管年限、保管制度和其相應的保護標準，可是，當前對光盤等電子檔案儲存手段的壽命存在著不一致的說法，所以，這些都是需要加以考證和研究的，而檔案管理部門要用相應的保護手段對電子檔案儲存設備等進行維護。基于此，建立電子檔案和紙質檔案并存的檔案管理模式是十分必要的。

3.2 需注意的問題

此外，電子檔案和紙質檔案并不是獨立存在的，它們在檔案管理內容方面存在著一定的聯系。在檔案管理工作中我們認識到，在構建電子檔案和紙質檔案并存的檔案管理模式中還有許多需要注意的地方，由于紙質檔案的內容經過掃描和轉換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質量也是由紙質檔案的質量決定的。因此，在對紙質檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質檔案的質量管理，避免對電子檔案前期的工作產生影響，從而減少二次返工現象的出現，也能夠有效保證電子檔案的質量，節約檔案的掃描時間，縮短工作周期。由此可見，在建立電子檔案和紙質檔案并存的檔案管理模式的過程中，要重視紙質檔案的質量，這樣才能促進檔案管理工作順利進行。

總之電子檔案和紙質檔案在檔案管理過程中都具有自身的優勢和局限性，在檔案管理過程中還有很多的現實問題有待進一步的討論和研究。對檔案管理工作實行“雙套制的管理方式，使兩種管理模式相互補充，相互促進，有利于在保證計算機管理效率的前提下提高檔案管理工作的質量，也有利于經濟效益和社會效益的提高。

4 結束語

雖然在檔案管理工作中實行電子化管理方式具有便利性和可操作性，但是對電腦的過分依賴會使我們在工作過程中失去工作熱情，會讓我們不再擁有探索紙質檔案歸檔方式的樂趣，而且在緊急情況下，平時具有便利性的電子檔案就會體現出其局限性，不利于檔案管理工作的開展。所以，我們既要適應和發展先進的電子檔案管理模式，還要重視傳統紙質檔案的管理方式，構建電子檔案和紙質檔案共存的局面，充分利用但不過分依賴電子檔案，才能切實促進檔案管理工作的發展。

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