信息化時代如何提高機關檔案管理的信息化水平

陳喜杰

摘 要：機關檔案屬于國家信息的一個重要構成部分，其對于政府機關制定發展決策具有非常重要的指導作用。現如今，信息技術的飛速發展使得機關檔案的管理也發生了巨大的變化，只有不斷提升檔案管理的信息化水平，才能適應檔案發展的要求，符合信息化發展的趨勢，才能提高檔案管理與服務質量。

關鍵詞：信息化時代；機關檔案管理；檔案信息化

信息化時代的到來，為檔案管理帶來了巨大的挑戰與機遇。作為機關單位而言，必須要認清信息時代機關檔案管理面臨的新情況，及時轉變思路，提升檔案管理信息化水平。

1 信息時代機關檔案管理面臨的新情況

1.1 檔案管理理念面臨的新情況

信息技術的發展讓檔案工作迎來了挑戰，特別是對于廣大檔案管理工作人員來說，其必須轉變以往對自身所從事的工作的認識，重塑自己的工作理念。所謂的檔案管理理念，乃是指檔案管理工作人員日常檔案管理工作過程當中應當秉承的工作原則。為了迎接檔案信息化管理時代的到來，檔案管理工作人員必須突破傳統的工作理念。

1.2 檔案管理制度面臨的新情況

從信息技術的應用給傳統檔案管理工作模式帶來的沖擊來看，主要表現為檔案管理工作人員應當認識到實物檔案資源同數字化檔案資源的顯著區別，以及由此所應當實施的管理方法。相對于實物檔案，電子檔案有著“流動性、易改性、易逝性”等特點。通過對檔案資源的信息化處理，則意味著數字化檔案的體量將大幅度增加，由此便對檔案管理工作人員的檔案管理工作流程提出了全新的標準和要求。

1.3 檔案服務模式面臨的新情況

從以往的檔案資源服務內容來看，其表現出兩個特質：其一為單向性，其二為被動性。前者乃是指在以往的檔案資源服務過程當中，社會民眾較少有機會接觸和利用檔案資源，檔案資源乃是為上級機關或者是政府部門服務的。后者乃是指檔案管理部門在提供檔案資源的服務過程當中，僅僅是為使用者提供查詢服務。在信息化時代的背景之下，社會民眾對于檔案資源的利用訴求大幅提升，因此，檔案管理工作人員必須積極推進檔案服務模式的創新，以便迎合社會公眾的檔案資源利用訴求。

2 信息時代強化機關檔案管理信息化的策略

信息時代，強化機關檔案管理信息化需要做到：強化數字化基礎設施的建設、提高管理人員的信息化水平、建設智慧檔案信息服務體系、學習先進的管理模式與方法。下面我們就這幾點展開研究。

2.1 強化數字化基礎設施的建設

從政府機關檔案信息化建設工作來看，其并非是短時間便可以完成的任務，而是一項涉及諸多內容的系統性工程。基于確保政府機關檔案管理部門真正能夠走上信息化管理之路，政府機關必須為此創設相應的條件。在筆者看來，政府機關為了推進檔案信息化，首先應當著手完善計算機網絡設施，同時為檔案管理部門添置工作所必須的辦公軟件和硬件。1）硬件設施主要包括磁盤、光盤、打印機、掃描儀、復印機、終端機以及服務器等硬件設備。在這里掃描儀和服務器則顯得尤為重要。掃描儀的主要用途是有效實現紙質檔案和照片檔案的數字化，而服務器主要用于滿足大量檔案信息存儲以及查閱的需要。2）軟件系統主要包括檔案管理應用平臺、掃描軟件以及操作系統等等。3）從網絡系統來看，其應當包括數據交換網絡和數據傳輸網絡。不論哪一種網絡，均應當具備穩定性與安全性，如此方才能夠確保檔案信息化工作順暢進行。同時，當檔案資源管理網絡具備了足夠的安全性之后，便能夠有效地杜絕和避免黑客所發起的網絡攻擊以及木馬的植入，這樣就有效地避免了檔案信息資源的泄露和損毀。按照筆者所掌握的情況，現階段國內多數政府機關在推進檔案信息化的過程之中，所安裝的設施均存在這樣或者是那樣的問題，從而存在極大的不安全性。有鑒于此，政府機關為了讓檔案信息化工作得到有效推進，則必須給予相關的設施以足夠的重視和投入。其實，強化數字化基礎設施的建設，就像建筑中的地基，只有打好地基，才能建好萬丈高樓。

2.2 提高管理人員的信息化水平

對于檔案管理工作人員來說，應當具備足夠的信息化知識和技能。然而從實際情況來看，相當一部分政府機關對于這一問題沒有形成清醒的認識，由此使得機關檔案管理工作人員無法適應檔案信息化工作的實際需要，進而造成工作低效的現象發生。面對這樣的狀況，需要采取多種方式對員工進行培訓，不斷提高檔案管理人員的計算機應用知識和專業技能，努力改善其崗位適應性。同時，政府機關檔案管理部門應當組織檔案管理工作人員進行信息化知識專項培訓，讓檔案管理工作人員系統地掌握計算機操作知識、網絡知識，如此將使其能夠適應檔案信息化工作的需要，從而提升工作效度。

2.3 建設智慧檔案信息服務體系

在信息時代背景之下，各類信息的增長速度極其驚人。這樣一來，也就意味著數字化檔案的體量將變得極其龐大。現今，數字化檔案資源均處于分散存儲狀態，即，由不同的政府機關和不同的職能部門分散保管。在這一背景下，極易造成對數字化檔案資源利用的不便，同時對于檔案資源的安全性來說也存在著一定的風險。有鑒于此，應當著手打造智慧檔案信息服務體系。可以說，建設新型的智慧檔案信息服務體系是一項可行的創新舉措。智慧檔案信息服務體系就是建設一套廣泛覆蓋、深度互聯、協同共享的開放式智慧檔案資源利用平臺，并且可以借助云技術讓數字化檔案資源的處理變得更加高效、便捷。如此一來，也將極大地便利社會公眾對于檔案資源的使用。

2.4 學習先進的管理模式與方法

目前計算機網絡技術日益成熟，給社會各方面都帶來了創造的機遇，許多以往看似不切實際的想法得以成為現實，同樣，機關事業單位引入現代化技術也是必然趨勢。第一，政府機關檔案管理部門應當在檔案管理工作當中引入數字編碼技術，這樣一來，便能夠在網絡技術以及信息技術的輔助之下，使政府機關的檔案管理工作效率得到顯著提升，降低機關檔案管理工作人員的工作負荷。第二，應當打造檔案信息資源平臺，以便能夠通過該平臺實現對檔案資源的交互利用。第三，改變工作方法，增加對檔案分析的投入精力，鼓勵職工進行單獨溝通，密切信息提供者和檔案管理者之間的聯系，使檔案信息的傳遞和使用范圍擴大，保證提供給單位各個部門機構的信息具有時效性。

3 結語

以上，本文從信息時代機關檔案管理面臨的新情況入手，對信息時代強化機關檔案管理信息化的策略展開了研究。現如今，全球信息化時代已到來，各領域的工作都與信息化無法割斷聯系。作為機關單位的檔案管理部門，也必須要提升自身的信息技術水平，改進工作理念與工作方法，抓住機遇，更好地迎接挑戰，做好機關單位的檔案管理工作，提高檔案部門的工作價值。

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