電子檔案安全管理芻議

王新

摘?要：針對電子檔案信息進行安全管理，屬于當前電子檔案管理工作的重點內容。電子檔案信息進行安全保護能夠保障檔案信息維持在最原始、最真實的狀態，安全管理的順利進展也是電子檔案信息憑證及依據作用的基礎。電子檔案信息安全管理工作存在較多問題，如何有效的進行管理也是對電子檔案管理部門提出的巨大挑戰。因此本文將針對電子檔案在信息安全管理方面存在的問題進行研究，進而提出解決對策。

關鍵詞：電子檔案;安全管理;問題;對策研究

一、電子檔案安全管理的研究背景

當前社會信息技術發展迅猛，尤其是計算機及網絡的普及應用，使得電子檔案管理模式應運而生，在發展過程中憑借其獨特的優勢逐漸取代了傳統的檔案管理模式，電子檔案的管理技術也在不斷的創新升級。通過電子模式進行檔案管理，在很大程度上提高了檔案管理的工作效率。但是在發展過程中仍然會遇到很多難題和挑戰。由于電子檔案管理工作處于發展初期，各種管理操作系統尚未完善，在實際進行檔案管理的過程中會出現很多新的問題。因此針對電子檔案管理進行安全的維護，成為當前電子檔案管理工作的重中之重，有必要針對各種細節進行完善，從而保障電子檔案管理工作始終維持在安全的范疇。

二、電子檔案安全管理存在的主要問題

（1）電子檔案管理時易出現機械或網絡故障問題

實際進行電子檔案管理仍然要借助于各種機械以及網絡設備的正常運轉，但是由于當前電子檔案管理部門針對電子檔案管理的技術還不夠成熟，在實踐中會出現各種問題。電子檔案信息通過電子軟件以及網絡云端進行信息保存，物理保存的機械設備為計算機或者特定終端機械設備。在某種意義上就是講，如果保存電子檔案信息的計算機或者其他設備損毀的情形下，其中儲存的電子檔案信息就會面臨缺失的慘境。有些電子檔案所涉及的信息具有極強的保密性，因此保存電子信息的設備不允許連接網絡，如果處于網絡范圍就極有可能被黑客盜取，電子檔案信息的安全性無法得到實際的保障。

（2）電子檔案安全管理制度不健全

很多從事電子檔案管理的工作部門，實際進行電子檔案管理工作的過程是缺乏電子檔案信息安全管理制度約束的，一般都還是采用傳統的檔案管理模式，很少有人認識到這兩種管理方式之間存在的差別，沒有將電子檔案信息管理的特點展現出來。盡管有些單位會制定相關的電子檔案信息安全管理制度，但是還是存在制度不落實或者讓執行過程監督不到位的問題，導致制度處于形同虛設的地位，制度對電子檔案管理人員沒有約束力，一些電子檔案信息的安全隱患在這種寬松管理過程中非常容易出現。同樣有些電子檔案信息安全管理單位和實際利用者之間，缺乏規范的操作規范以及完善的技術系統，因此對于電子檔案的信息安全將無法真正的得到保護。電子檔案信息安全管理工作部門在出現信息安全問題時缺乏靈活的應變能能力，同時由于單位中沒有單獨設置專門的機構及人員處理這種信息安全的突發事件，這些情形都會導致電子檔案信息安全無法保障。

（3）電子檔案信息安全管理的技術及設備相對落后

當前利用電子檔案進行信息管理的單位中，都或多或少的存在安全隱患，同時缺乏完善的電子檔案管理系統以及相應的技術設備。在一些進行電子檔案管理工作的基層單位中，由于缺乏電子檔案信息安全管理經驗，在技術以及設備上都還存在欠缺，因此在面對電子信息安全問題都無法及時的應對解決，這也是單位電子檔案信息安全管理工作遇到瓶頸的主要原因。同時有些單位的電子檔案信息安全管理人員在管理技術上不太熟練，因此常常會處出現電子檔案信息管理漏洞。電子檔案管理部門在針對電子技術應用的過程中沒有嚴格實行認證制度，密碼以及進入口令隨時面臨泄露的風險，因此在管理過程中電子檔案信息安全無法根本性的得到保障。電子檔案信息管理中涉及的殺毒以及各種應用軟件技術尚未完善，沒有定期的對這些應用技術進行系統的升級改造，這也會在一定程度上增加電子檔案信息安全管理工作風險的又一重要原因。

（4）電子檔案信息在文件管理方面存在問題

實際進行電子檔案管理的工作部門，在電子檔案信息管理的應用軟件開發以及實施程序上存在很多不完善的地方，無法滿足當前實施電子檔案管理工作的實際需求。同時國內沒有針對電子檔案管理規制統一的電子檔案文件的儲存以及傳輸形式，因此各個地區以及單位之間的電子檔案文件呈現出五花八門的保存及傳輸方式。電子檔案文件不具有統一性以及標準性在一定程度上對各地區以及各單位之間的電子檔案文件共享造成巨大障礙，同時會造成電子檔案信息索取的誤差，對電子檔案信息的安全性也會產生影響。

三、健全電子檔案安全管理的具體措施

（1）定期對電子檔案管理設備進行安全維護

電子檔案信息安全儲存設備以及各種終端服務設備容易遭遇攻擊，因此要對其進行定期的維護和檢修，將各種風險因素排除在外。在對電子檔案信息儲存設備進行檢修時，可以通過對計算機的硬盤的內容進行掃描的方式，將檢查出現的問題及時的解決，以免造成電子檔案信息的泄露。在針對電子檔案儲存設備進行維護之外，還需對儲存軟件的安全性進行檢測，例如可以制定完善的電子信息保存機制，在出現電子儲存設備斷電的情形下也能實現電子信息的備案保存，或者可以建立云檔案的傳播機制，但是也要加強電子檔案信息的保密性，以免在傳輸過程中電子檔案信息遭到竊取。通過各種措施實現電子檔案信息在硬件設備上的安全性，維護電子檔案安全管理部門工作的正常運行。

（2）推進電子檔案信息安全管理的制度建設

檔案信息安全管理部門想要更好的推進電子檔案信息的安全管理工作，重點要素之一在于加強電子檔案信息管理的制度規范建設。一方面要將管理部門中的信息安全管理制度進行完善，將電子檔案總涉及的各種信息進行有序的整理歸納，為后續電子檔案管理工作的順利進展提供良好的準備。在進行制度建設時要充分結合電子檔案管理的特點，形成一套完善的規章制度。另一方面，電子檔案信息管理部門要對制度的落實情況定期的進行檢查，同時對執行過程也要專門的進行監督，保障規章制度得到切實以及有效的落實，從而全面推進電子檔案信息安全管理工作的順利開展。

（3）采用先進管理技術，降低電子檔案信息安全隱患

針對電子檔案信息進行管理的過程中可能會遇到各種外界干擾因素，例如在電子檔案信息的傳輸儲存的過程中，可能會受到外界人員的有意攻擊，通過植入病毒竊取檔案信息，或許可能是管理人員操作失誤導致的檔案信息丟失等都是電子檔案信息管理的安全隱患。這些安全隱患的存在，給電子檔案信息安全管理工作帶來了巨大挑戰。因此當前電子檔案信息安全管理部門要提高電子檔案信息管理技術，提高風險抵抗能力。在出現問題的時充分運用現代的先進技術，將電子檔案信息放置在安全的區域范圍。

（4）制定規范電子檔案文件的法律法規

為了保障電子檔案信息在各個地區以及單位中具有統一、標準的文件形式，保障電子檔案信息的安全性，制定一套完善的規范電子檔案文件形式的法律法規就具有極強的必要性。通過國家當前在電子檔案方面制定法律法規的基礎上，針對立法資源進行有效整合，逐漸形成一套完善的法規體系，將國內各地區之間的電子檔案文件形式制定統一的標準。這種立法既能幫助單位間電子檔案文件信息實現共享，也能進一步保障電子檔案信息的安全性，推動電子檔案信息管理部門工作的順利進展。

四、結語

應用電子網絡方式對電子檔案信息進行安全管理已成為時代的大勢所趨，經過長時間的發展中將取代傳統的檔案信息管理模式，但是我們對于電子檔案安全問題的問題也要引起的足夠重視，逐漸完善電子檔案安全管理工作。因此本文針對電子檔案安全管理中存在的問題進行研究，從而提出相應的解決措施也具有了十分重要的意義，在未來將會推動電子檔案安全管理工作的順利進行。

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