淺析會計電算化背景下的會計檔案管理實施策略

摘 要：從當(dāng)前社會發(fā)展的角度看，信息技術(shù)的快速發(fā)展促進(jìn)了電算化會計檔案管理方式的普及。同時，信息技術(shù)也被廣泛應(yīng)用于會計檔案管理中。本文比較了會計電算化背景下的會計檔案管理與傳統(tǒng)方式之間的不同，重點針對當(dāng)前電算化背景下會計檔案管理工作的缺陷提出了相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：會計電算化；會計檔案管理；實施策略

作為國家檔案的重要組成部分，會計檔案同時也是一個公司的重要檔案資料，在會計管理和經(jīng)濟管理的過程中發(fā)揮著非常重要的作用。隨著信息化技術(shù)的廣泛使用，此項工作已經(jīng)開始向計算機化方向發(fā)展。如何在計算機化的條件下實現(xiàn)更好的會計檔案管理，將其作用盡可能地發(fā)揮出來，提高管理的效率和質(zhì)量，已成為當(dāng)前會計領(lǐng)域的研究熱點之一。

1 會計電算化檔案和傳統(tǒng)會計檔案

傳統(tǒng)的會計檔案是紙質(zhì)檔案，主要是作為會計憑證的原始參考，一般包括財務(wù)報表及分析報告、會計賬簿等等，同時還包括根據(jù)法律保存的其他類型的檔案，而會計師的大部分工作時間主要也是用于會計文件的收集，傳統(tǒng)會計檔案的存儲期限為15年或25年，因此長期存儲需要大量的存儲空間，大多數(shù)公司很難確保擁有足夠的存儲空間設(shè)置。而會計電算化的普及，使得紙質(zhì)的會計檔案逐漸被電子檔案所取代。電算化的會計檔案是非紙質(zhì)的存儲會計數(shù)據(jù)的方式，在這種模式下，會計數(shù)據(jù)只能以電子數(shù)據(jù)的形式存儲，并統(tǒng)一存放于會計數(shù)據(jù)庫中，相應(yīng)的會計檔案系統(tǒng)包括硬件系統(tǒng)模型，存儲空間和外部設(shè)備，財務(wù)編程語言，光盤，用戶手冊等一系列完整的文件內(nèi)容[1]。

2 會計檔案的特點分析

在會計電算化的基礎(chǔ)上，會計檔案的特點主要表現(xiàn)在三個方面：第一，內(nèi)容廣泛。與傳統(tǒng)的會計檔案相比，有著計算機基礎(chǔ)的會計檔案不僅包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，還包括與計算機存儲相關(guān)的各種會計信息和數(shù)據(jù)，包括系統(tǒng)中所存放的各類會計信息，也歸于計算機的會計檔案內(nèi)容。第二，檔案信息的載體是多樣化的。在實行會計電算化之前，會計檔案一般以紙質(zhì)形式記錄，紙質(zhì)是記載相關(guān)信息的主要載體。但在利用計算機技術(shù)的基礎(chǔ)上，會計檔案的信息載體發(fā)生了相應(yīng)的變化。除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，還擁有其他存放載體，包括U盤、硬盤、磁盤等等，它們既是計算機技術(shù)的一部分，也是會計檔案的載體[2]。第三，信息是可變的。在會計電算化的前提條件下，會計文件信息一般存儲在CD-ROM或軟盤上。簡單地說，這些信息是數(shù)字信息，具有不穩(wěn)定特征，數(shù)據(jù)比較容易損壞和修改，這使得會計文件管理變得更加困難，如果信息被修改或損壞且無法恢復(fù)到之前的狀態(tài)，將會大大影響會計內(nèi)容的真實性和準(zhǔn)確性。

3 會計電算化背景下的會計檔案管理缺陷

3.1 存在管理漏洞，信息化程度低

管理漏洞的長期存在是當(dāng)前會計檔案管理中的一個主要問題，這個問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，管理上沒有明確的懲罰標(biāo)準(zhǔn)。許多公司的會計人員容易在工作中偷工減料，由于工作人員的懶惰，當(dāng)天規(guī)定的會計信息記錄通常要延遲到后面幾天，容易造成實時數(shù)據(jù)缺乏的問題。其次，備份內(nèi)容不夠清晰。一般來說，一個好的備份數(shù)據(jù)應(yīng)該是存儲在不同的設(shè)備中，這樣當(dāng)某個備份數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時，可以通過其它備份文件來進(jìn)行核對。另外，多個數(shù)據(jù)的情況可以清楚地反映數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。但在很多公司內(nèi)部，數(shù)據(jù)備份往往只有一個副本，容易造成原始數(shù)據(jù)的損壞，雖然可以使用備用數(shù)據(jù)，但是無法知道備用數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，這給會計工作帶來了很大的不穩(wěn)定性。

3.2 缺乏對會計電算化檔案管理的認(rèn)識

在會計電算化檔案管理的過程中，主要依靠計算機來收集檔案信息，同時完成后期的數(shù)據(jù)分析工作。實際上，許多公司的會計檔案管理者無法在實際工作中熟練使用計算機，他們?nèi)狈ψ銐虻挠嬎銠C檔案管理知識和技能。因此，在會計數(shù)據(jù)備份的實際過程中，備份級別不能滿足要求，有些甚至不能列入備份文件。由于會計信息的不及時備份造成的巨大損失，數(shù)據(jù)丟失或破壞的風(fēng)險很高，這對計算機系統(tǒng)的實際運行有很大影響。事實上，很多公司都沒有專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理員，大多數(shù)檔案管理人員在經(jīng)過短期培訓(xùn)后就上崗，實際上他們沒有系統(tǒng)維護(hù)和管理的能力，這與電算化會計檔案管理的實際需要不相符合。

3.3 缺乏足夠的安全性

電算化的會計管理系統(tǒng)主要使用磁介質(zhì)作為數(shù)據(jù)傳輸?shù)妮d體，它具有體積小、容易保存、重量輕的特點。但是，基于磁介質(zhì)管理的會計數(shù)據(jù)和信息的安全性不高，容易受到篡改和破壞，實際控制的過程中往往存在許多問題。從當(dāng)前技術(shù)發(fā)展的角度來看，非法篡改電子數(shù)據(jù)非常簡單，這給檔案管理帶來了巨大的安全隱患。一旦人為破壞和篡改會計信息，就會給公司的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)展帶來很大的問題，實際的損失是不可預(yù)測的。另外，一些未經(jīng)授權(quán)的員工可以訪問完整的數(shù)據(jù)文件，考慮到信息網(wǎng)絡(luò)的局限性和會計信息數(shù)據(jù)集中化的特點，這增加了偽造和銷毀重要數(shù)據(jù)的風(fēng)險。與傳統(tǒng)的會計檔案管理相比，電算化背景下的會計檔案管理的在安全性方面所受的威脅更多。

4 會計電算化背景下提高檔案管理水平的實施策略

4.1 確定會計檔案的內(nèi)容，完善各種制度

會計檔案管理的內(nèi)容需要制度化，其形式由所存儲的信息特點決定，使檔案管理者的工作按照一定的規(guī)則進(jìn)行。在電算化條件下，應(yīng)確定信息采集系統(tǒng)定期復(fù)制和存儲所有的會計數(shù)據(jù)信息，以便及時生成相應(yīng)的備份文件，確保計算機系統(tǒng)的損壞不會產(chǎn)生過多的負(fù)面影響。同時，可以參考《檔案法》的有關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)以及公司的實際情況，建立會計檔案管理的保密制度，明確信息傳輸程序和獲取制度，最大限度地保證檔案信息的完整性和安全性。

4.2 提高工作人員的綜合素質(zhì)

在會計檔案管理的電算化背景下，其管理工作實際上還是由人完成的。因此，公司管理者需要注重相關(guān)方面的人才培養(yǎng)問題，會計檔案工作人員在上任之前需要系統(tǒng)而全面地培養(yǎng)電算化技能，還需要根據(jù)自己的實際工作特點和管理內(nèi)容制定相應(yīng)的培養(yǎng)方法。同時，公司管理者應(yīng)該注重加強檔案工作人員的職業(yè)道德以及法律意識，確保會計檔案管理工作在計算機環(huán)境下有序、有效、安全地進(jìn)行。

4.3 做好檔案的收集、管理和保管工作

財務(wù)處要抓好財務(wù)數(shù)據(jù)備份工作，一旦計算機硬件系統(tǒng)出現(xiàn)損壞，就可以在較短的時間內(nèi)恢復(fù)原有的會計系統(tǒng)。在做好備份的同時，還應(yīng)該收集計算機軟件的相關(guān)信息。需要注意的是，每份副本都應(yīng)清楚標(biāo)明相關(guān)信息，包括檔案編制和管理者的相關(guān)信息，這些信息應(yīng)存放在不同的空間，注意防塵和防潮，確保和磁場之間具有足夠安全的距離。在保存磁介質(zhì)時，應(yīng)進(jìn)行定期檢查和復(fù)制，以避免因磁介質(zhì)損壞而丟失相應(yīng)的文件信息。另外，可以通過設(shè)置相應(yīng)的密碼增強系統(tǒng)的安全性，并定期維護(hù)補丁，以防止計算機安全性受到破壞，造成會計信息丟失或修改的問題[3]。

5 結(jié)束語

電算化的會計檔案管理模式適應(yīng)了時代發(fā)展中檔案管理工作的需要，改變了傳統(tǒng)的會計信息存儲和核算方法，提高了信息存儲質(zhì)量，并實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的自動處理，提高會計信息管理的工作效率以及管理水平，在會計信息工作的發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，必須提前做好所有的準(zhǔn)備工作，相應(yīng)的檔案管理計劃也必須在合理有效的電算化會計前提下進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]葉楓.會計電算化條件下的會計檔案管理實施策略淺述[J].東方企業(yè)文化，2017（S1）：192.

[2]徐冬梅.會計電算化條件下會計檔案管理問題探究[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2018，No.545（7）：81-82.

[3]王曉麗.會計電算化環(huán)境下怎樣做好會計檔案管理[J].祖國，2018（6）：74-74.

作者簡介

鄧溢（1989-），女，漢族，湖北荊州，荊州市環(huán)境保護(hù)監(jiān)測站，研究方向：檔案管理。