信息化背景下的檔案管理創(chuàng)新策略分析

閆文華

摘 要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，將信息化技術(shù)合理的應(yīng)用到檔案管理過(guò)程中，能夠有效提高檔案管理的實(shí)效性。本文通過(guò)具體論述信息化背景下的檔案管理創(chuàng)新的重要性，并根據(jù)實(shí)際情況提出信息化背景下的檔案管理創(chuàng)新策略，旨在為開(kāi)發(fā)和利用檔案資料提供更多的便利條件。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案；創(chuàng)新策略

在現(xiàn)代社會(huì)不斷發(fā)展的背景下，廣大人們的生活也隨之發(fā)生了一定的變化，所以信息技術(shù)的應(yīng)用也在一定程度上影響了檔案管理的形式與方法，讓檔案管理工作的開(kāi)展變得更加的便捷化和高效化。因此，在信息化背景下進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 信息化背景下的檔案管理創(chuàng)新的重要性

在信息化背景下創(chuàng)新檔案管理具有非常重要的意義，其具體表現(xiàn)在下列幾個(gè)方面：

一是通過(guò)創(chuàng)新檔案管理策略，能夠有效增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)能力。信息技術(shù)的高速發(fā)展為檔案管理提供了更多的便利，但是出現(xiàn)了一系列的問(wèn)題，所以需要積極的創(chuàng)新檔案管理形式和方法，這樣能夠增強(qiáng)檔案管理部門(mén)的服務(wù)能力，為提升檔案管理的水平奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二是能夠改善檔案管理的服務(wù)手段。在以往檔案管理的過(guò)程中，主要是以手工管理為主，通過(guò)人工進(jìn)行查閱，在一定程度上影響了檔案管理的效率。在現(xiàn)代信息化技術(shù)快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的要求，所以需要將信息技術(shù)與檔案管理進(jìn)行全面整合，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行搜索和查詢，這樣有利于改善檔案管理的服務(wù)手段，增強(qiáng)檔案管理的水平。

三是能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的多元化服務(wù)。隨著現(xiàn)代觀念不斷更新，廣大人們已經(jīng)逐步認(rèn)識(shí)到了檔案管理工作的重要性，所以將信息化技術(shù)合理的應(yīng)用到檔案管理過(guò)程中，讓檔案管理逐步朝著多元化的模式發(fā)展，能夠讓檔案管理資料開(kāi)發(fā)呈現(xiàn)出多元化的趨勢(shì)，讓檔案管理資料更好的為單位發(fā)展服務(wù)。

2 信息化背景下檔案管理存在的問(wèn)題

1）對(duì)檔案的重視程度不夠，信息化檔案管理意識(shí)偏低。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

2）檔案管理制度不健全，管理手段不夠規(guī)范。當(dāng)前大多數(shù)政府部門(mén)及社會(huì)組織單位并沒(méi)有建立一個(gè)相對(duì)健全和完善的管理制度。而在我國(guó)快速發(fā)展的這幾年，對(duì)于檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)也在不斷地更新、變化，導(dǎo)致我國(guó)當(dāng)前檔案管理比較混亂。雖然這幾年計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和發(fā)展給檔案管理工作帶來(lái)許多先進(jìn)的技術(shù)和手段，但是還不能夠很好地普及。傳統(tǒng)的檔案管理仍然是使用手工操作，不僅工作量大而且效率低，容易出錯(cuò)，給檔案管理工作帶來(lái)許多麻煩。例如缺乏標(biāo)準(zhǔn)宗卷外觀規(guī)定，有些宗卷頁(yè)數(shù)缺乏頁(yè)碼，不利于歸檔；案卷歸納缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致許多宗卷缺乏標(biāo)題或題目不完整。由于一些組織對(duì)檔案管理重視程度不夠，有些工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)責(zé)任心不足，在進(jìn)行資料的收集、分類、匯總時(shí)過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案的保密性，致使一些檔案被塵封在保密架，無(wú)法被充分使用，造成資源浪費(fèi)

3）對(duì)檔案管理工作投入不足，檔案管理人員素質(zhì)偏低。對(duì)于一些基層單位，檔案管理人員不足，以及管理人員素質(zhì)偏低等問(wèn)題十分普遍。檔案管理工作十分繁瑣，需要對(duì)眾多宗卷資料進(jìn)行收集、歸納和整理，因此需要消耗很大的人力物力，然而檔案管理人員不足，素質(zhì)偏低使檔案管理工作處于被動(dòng)狀態(tài)。許多單位對(duì)檔案管理工作投入不足，對(duì)檔案室的建設(shè)不規(guī)范，設(shè)備落后陳舊，對(duì)檔案材料保護(hù)不足，使一些檔案材料損壞、缺失，嚴(yán)重影響檔案管理工作質(zhì)量。

3 信息化背景下的檔案管理創(chuàng)新策略

1）創(chuàng)新檔案管理意識(shí)，為檔案管理工作的開(kāi)展奠定意識(shí)基礎(chǔ)。隨著信息化技術(shù)不斷發(fā)展，在檔案管理工作的實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中，需要檔案管理人員樹(shù)立創(chuàng)新的意義，始終堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，并緊密結(jié)合現(xiàn)代化的服務(wù)方式，為優(yōu)化檔案管理服務(wù)奠定基礎(chǔ)。其中，作為現(xiàn)代化的檔案管理人員，需要具備創(chuàng)新性意識(shí)，切忌按部就班，并在不斷實(shí)踐的過(guò)程中學(xué)習(xí)一些新的計(jì)算機(jī)技術(shù)和手段，始終堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)會(huì)充分利用網(wǎng)站、微博、微信公眾號(hào)等方式展開(kāi)檔案服務(wù)，并借助信息化技術(shù)開(kāi)展遠(yuǎn)程的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檔案管理培訓(xùn)等。從而為提升檔案管理的實(shí)效性奠定堅(jiān)實(shí)的思想理念基礎(chǔ)。

2）完善檔案管理政策制度，為檔案管理有效開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的制度保障。健全的法律法規(guī)體系是各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的重要保障條件，而通過(guò)制定科學(xué)合理的政策制度是各項(xiàng)工作展開(kāi)的重要保障。因此，在信息化背景下的檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該全面分析當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題，并根據(jù)實(shí)際情況建立完善的法律法規(guī)制度，為檔案管理工作的有效奠定良好的法律保障，為檔案管理工作的開(kāi)展指明方向。作為檔案管理的負(fù)責(zé)人需要對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行相應(yīng)的指導(dǎo)、驗(yàn)收、保管和提供利用，為檔案管理資料的開(kāi)發(fā)和利用奠定堅(jiān)實(shí)的制度保障。

3）創(chuàng)新檔案管理手段，為增強(qiáng)檔案管理的實(shí)效性創(chuàng)造良好的條件。基于信息技術(shù)發(fā)展背景下的檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該積極的創(chuàng)新檔案管理手段，為提升檔案管理的實(shí)效性創(chuàng)造良好的條件。

首先，在檔案資料上傳和收集方面實(shí)行自動(dòng)化。基于信息化背景下的檔案管理過(guò)程中，檔案資料的錄入和信息收集是非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，而在人工進(jìn)行上傳和下載的過(guò)程中一旦出現(xiàn)問(wèn)題，便會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息資料管理的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。因此，可充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)化程序軟件，以此來(lái)保證檔案信息資料的真實(shí)性，為提升檔案管理的水平創(chuàng)造良好的條件。

其次，構(gòu)建信息化管理平臺(tái)。在信息化背景下的檔案管理過(guò)程中，必須根據(jù)實(shí)際情況建立信息化管理平臺(tái)，全面搜集和處理檔案數(shù)據(jù)資料，合理的將檔案管理資料與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行整合，在以創(chuàng)新思維為指引的背景下，通過(guò)全面實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源共享，能夠真正突破傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中的空間與時(shí)間限制。因此，通過(guò)全面開(kāi)展資源在線查詢服務(wù)，有利于提升檔案資料的利用效率。

最后，優(yōu)化信息化管理模式。在信息化背景下的檔案管理過(guò)程中，通過(guò)優(yōu)化信息化管理模式為現(xiàn)代檔案管理創(chuàng)造良好的條件。充分利用管理系統(tǒng)對(duì)檔案資料進(jìn)行規(guī)范化處理，明確檔案管理的細(xì)則，全面進(jìn)行檔案硬件基礎(chǔ)設(shè)施和軟件設(shè)施升級(jí)，優(yōu)化檔案管理形式，最大限度提升檔案管理的實(shí)效性。

4）構(gòu)建檔案管理工作人才體系，打造高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍。在信息化背景下的檔案管理過(guò)程中，為了真正保證檔案管理的實(shí)效性，便需要建立完善的檔案管理工作人才體系。一方面，高校的發(fā)展將為檔案管理工作輸出相關(guān)的專業(yè)人才，這是檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中的主要人才來(lái)源；另一方面，在檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，還需要定期組織檔案管理工作人員參與專業(yè)化培訓(xùn)，有效提升檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平和專業(yè)技能，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理工作人員的綜合能力。同時(shí)。在檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)該注重檔案管理工作人才儲(chǔ)備建設(shè)，采取與校方開(kāi)展實(shí)習(xí)學(xué)習(xí)合作的模式，為檔案管理工作的開(kāi)展儲(chǔ)備人才，最大限度提升檔案管理的實(shí)效性。

總之，在現(xiàn)代信息化技術(shù)快速發(fā)展的背景下，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況建立信息化下的檔案管理制度、優(yōu)化檔案管理模式、建立檔案管理工作人才培養(yǎng)體系，全面提升檔案管理質(zhì)量，讓檔案管理工作逐步朝著規(guī)范化和安全化的方向發(fā)展。

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