淺談檔案數字化建設的價值與問題

趙勁松

摘 要：隨著科學技術的不斷發展，社會已經進入了一個信息化的時代。傳統繁冗大量的檔案整理工作也不再適合信息高速發展的今天，因此，如何進行檔案數字化的建設工作，為檔案整理工作帶來便捷的同時又能夠減輕檔案工作人員的工作壓力，是檔案管理部門應該思考的問題。本文基于檔案數字化建設的基礎上，分析了檔案數字化建設中遇到的問題，以及檔案數字化建設的必要，最后針對建設工程中出現的問題簡單地談談自己的觀點與建議。

關鍵詞：檔案；數字化建設；問題；意義

信息化時代的到來，要求著許多傳統行業的轉型，以便能夠適應數字化時代的發展。對于檔案整理工作來說，檔案數字化建設是創新傳統檔案整理模式，利用科技將實體化的檔案數字化建設，既能夠適應這個信息爆炸的時代，又有利于檔案的保存。對于檔案管理部門來說，要認識到檔案數字化建設的意義，加快檔案數字化建設的進程，并解決檔案數字化建設工程中遇到的問題。

1 檔案數字化建設的意義

所謂數字化，是指利用計算機信息處理技術，把聲、光、電、磁等信號轉換成數字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉變為數字編碼，用于快速傳輸與準確處理的一種綜合性技術[1]。數字化建設檔案的整理工作，主要有以下幾點意義：

1.1 有利于實體檔案的安全保存

檔案文件的數字化建設后，所有實體的檔案文件都被數字化形式傳輸至網絡上，實體檔案可以直接封存起來，保證其不被損壞或遺失。

1.2 檔案的便捷式管理

以數字化形式將檔案保存在計算機中，從檔案的接收、歸檔、編目、典藏到流通都可在數字化基礎上實現現代化和智能化的檔案管理[2]，方便檔案管理人員的隨時調取、遷移以及整理。減少了工作人員的工作量，提高了檔案管理工作的效率。

1.3 建立檔案信息庫

檔案的數字化建設，可以使每個檔案館借助互聯網平臺建立自己的檔案信息庫，有利于各檔案館之間的檔案資源共享。

2 檔案數字化建設工作中遇到的問題

盡管現在科技手段已經比較成熟了，但在檔案數字化建設的工作過程中，或多或少的遇到了一些問題。

2.1 數字化檔案存在安全隱患

檔案的數字化工作是一項大工程，由于之前缺乏檔案數字化建設的經驗，在數字化建設中，許多的紙質文件可能因為工作人員的疏漏沒有被記錄在網絡上，造成一些資源的缺失，再加上檔案館數字化是將紙張上的信息轉化為電子信息，電子信息遠比紙張上的信息容易大面積的轉移[3]。一些檔案信息在網絡上可能會被盜取用于其他用途。

2.2 缺乏專業的檔案數字化管理人才

由于多數檔案整理人員習慣于傳統模式下的檔案整理工作，對于檔案的數字化管理缺乏一定的專業理論知識，對于數字化管理的軟件操作流程會不太熟悉，容易造成工作人員在管理檔案時出現漏洞，導致數字化檔案建設失去了原有的意義。

2.3 數字化建設依賴于科學技術

檔案的數字化建設會使檔案的整理工作對互聯網技術、計算機技術依賴性增強。由于當前的軟件發展速度非常之快，軟件需要常常的更新，修復其中的漏洞。這對檔案的管理工作來說有一定程度的影響，并且會加大檔案對于技術的依賴，遇到一些斷網或者斷電的突發情況時，管理系統無法使用，檔案管理工作不得不停止。

3 有效解決檔案數字化建設問題的措施

3.1 加快檔案數字化建設進程消除安全隱患

檔案的數字化建設工作總體上來看是一項深化檔案利用作用的有益工作，是一項構建檔案共享的有效措施。因此，加快檔案的數字化建設進程對于檔案館的發展有一定程度的影響。檔案管理部門可以在檔案的數字化建設上投入大量資金，請專業的軟件系統研發人員，根據檔案館的實際情況開發一套適用于檔案管理工作的系統，重點保障系統的安全性能，并開始在多地區開始進行試點工作，記錄檔案數字化建設后的工作，在這項工作取得較成功的經驗后，可以在各地開始全面試點。

檔案管理系統的安全性是研發人員在開發軟件中，要重點關注的問題。在數字化建設前期的硬件工作做好后，在進行實體檔案的數字化轉換時，應該加強對實體檔案的保護，嚴格規范工作流程，保障檔案數字化建設的安全性。只有從思想上重視檔案的安全問題，才能夠在實際工作中順利開展對于檔案信息的保密。

3.2 加強數字化檔案專業管理人才的培養

首先，檔案館應該投入一定的教學資金邀請專業的數字化管理人員為檔案館的工作人員進行管理方面的培訓工作。讓適應于傳統檔案管理工作的人員從思想上開始轉變，讓工作人員意識到檔案數字化建設的重要性與必要性，以及檔案數字化建設為檔案管理工作帶來的益處。與此同時，也能夠學習到專業的數字化管理知識，并對檔案數字化管理的工作流程有所認識與學習。

其次，檔案館可以加強對工作人員的實際系統操作培訓，定期檢測工作人員的檔案管理系統實際操作，保障每一位工作人員都能夠使用檔案管理系統來進行日常的工作。

4 結束語

綜合全文來看，在這個信息爆炸的時代，如果檔案管理工作要想長遠發展，就必須得跟上時代的步伐。檔案的全面化數字建設是未來檔案管理的發展趨勢，也是順應時代發展的產物。因此，檔案管理部門應該對檔案的數字化建設提起重視，加快檔案的數字化建設進程，重點關注檔案信息的保密安全性，加大對檔案數字化管理專業人員的培訓，從而能夠使檔案數字化建設充分發揮出它的作用與優勢，提高檔案管理工作的工作效率，使各檔案館所的檔案資源能夠共享，促進檔案管理工作的進一步提升。

參考文獻

[1]李春剛.檔案數字化建設實踐的探討[J].電子測試，2016（01）：69-70.

[2]宮啟生.淺談檔案數字化建設的價值與問題[J].信息記錄材料，2018，19（02）：2-3.

[3]周映艷.檔案數字化建設中存在的問題及應對策略[J].城建檔案，2018（05）：21-22.