淺談疾控中心檔案精細化管理的理念和實踐

祝琳 涂畫

摘 要：通過檔案精細化管理，充分利用規(guī)范化、信息化的方式，促使檔案服務(wù)功能發(fā)揮出了應(yīng)有的價值，對推動疾控中心的各項工作順利進行有著積極的作用。在具體工作期間，從轉(zhuǎn)變員工思想理念，推廣檔案精細化管理模式，完善檔案管理方式，優(yōu)化檔案管理制度，提升檔案利用率，繼而實現(xiàn)了檔案管理的跨越式發(fā)展，為疾病預(yù)防控制中心各項工作的順利進行提供了應(yīng)有的保障。

關(guān)鍵詞：檔案；精細化管理；優(yōu)化管理；利用率

所謂檔案精細化管理，簡單的說就是將工作做到細節(jié)上去，準(zhǔn)確把握細節(jié)之處，促使其一直處于受控狀態(tài)。構(gòu)建一套切實可行的檔案工作流程，將其落實到實處，并把檔案管理的觸角伸向單位的每一個領(lǐng)域中，通過行使相應(yīng)的職能，對檔案管理和服務(wù)職能加以拓展，以此來實現(xiàn)檔案管理“零”死角。

1 將意識轉(zhuǎn)變當(dāng)作契合點，從檔案傳統(tǒng)管理向精細化管理轉(zhuǎn)變

檔案是單位生產(chǎn)、管理等相關(guān)活動以及黨的建設(shè)、企業(yè)文化建設(shè)等相關(guān)工作的真實記載，同時也是單位開展相關(guān)工作的參考依據(jù)。在最近幾年里，隨著行政管理職能的不斷轉(zhuǎn)變，首先在疾病預(yù)防控制中心檔案部門開展了精細化管理的理念教育活動，其目的是為了促使全體員工的思維模式發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，通常表現(xiàn)在具體工作期間做到“四個轉(zhuǎn)變”：第一，檔案工作從原來的收集型向現(xiàn)在的管理型轉(zhuǎn)變；第二，檔案工作領(lǐng)域從事后的靜態(tài)收集向全過程的動態(tài)控制轉(zhuǎn)變；第三，檔案職能從原來的保存型向現(xiàn)在的利用型轉(zhuǎn)變；第四，檔案工作作風(fēng)從原來的機關(guān)型向現(xiàn)在的服務(wù)性轉(zhuǎn)變。由此可見，這一系列思維模式的轉(zhuǎn)變，促使相關(guān)管理者從根本上明確了工作目標(biāo)和方向。

2 將細化檔案管理內(nèi)容當(dāng)作基礎(chǔ)，不斷推進檔案精細化管理

2.1 熟練掌握檔案管理體系，保障檔案收集順利

為了保障檔案權(quán)限管理制度可以落實到實際工作中，在第一時間收集檔案，除了要制定出完善的規(guī)章制度以外，還應(yīng)當(dāng)將“一把手”領(lǐng)導(dǎo)總開關(guān)制度落實到位，對疾病預(yù)防控制中心的檔案情況做到了如指掌，為增強收集、保存等工作的有效性提供應(yīng)有的保障。疾病預(yù)防控制中心的檔案王往往來自每一個科室，主要集中在以下幾個方面：第一，人；第二，財；第三，物。為了進一步保障檔案資料的完整性，工作人員應(yīng)當(dāng)深入一線業(yè)務(wù)科室，對所有科室的工作環(huán)節(jié)做到熟練掌握，與相關(guān)科室人員保持友好的往來，熟知他們工作中的需求，把檔案管控關(guān)口向前移動，促使檔案管理有機的和業(yè)務(wù)工作結(jié)合在一起。通過“多交流，多服務(wù)”，用服務(wù)的柔性來彌補收集的剛性，以此來促進收集執(zhí)行力的全面提高。

2.2 對檔案結(jié)構(gòu)加以完善，緊跟時代的腳步

因為檔案質(zhì)量是檔案管理效率、利用效率高低的直觀表現(xiàn)。所以，疾控中心在開展檔案管理工作的時候一定要打破以往的傳統(tǒng)思想，在充分結(jié)合檔案管理相關(guān)要求的基礎(chǔ)上，對需要構(gòu)建檔案室的數(shù)量做到了如指掌，對所有檔案做好鑒定與剔除工作，對需要的檔案加以完善與優(yōu)化，在全面了解檔案分類的同時進行分類歸檔，以此來促進檔案質(zhì)量的全面提升；不僅如此，針對科研成果、史志等方面來說，應(yīng)當(dāng)加快特色檔案室建設(shè)的腳步；對檔案結(jié)構(gòu)形式進行適當(dāng)?shù)母倪M，從原來比較單一化的紙質(zhì)文檔逐漸擴展到聲像資料、實物留存等相關(guān)資料，以此來優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)形式；在指定的時間內(nèi)進行檔案價值分析，對檔案永久、短期的科學(xué)比例關(guān)系加以明確，其目的是為了促使所有檔案都能發(fā)揮出自身的價值，最大化為疾控中心服務(wù)。

3 將完善管理方式與制度當(dāng)作平臺，確保檔案精細化管理的順利實施

3.1 構(gòu)建與之相匹配的組織架構(gòu)

通過構(gòu)建與之相匹配的組織架構(gòu)，為檔案管理工作可以有條不紊的進行提供應(yīng)有的保障。針對疾病預(yù)防控制中心來說，其檔案管理外部主要由以下幾個部門監(jiān)督：一是市檔案局；二是市衛(wèi)計委。就檔案管理內(nèi)部而言，主要由中心副主任分管，同時每一個科室都安排了適量的兼職檔案員，主要負責(zé)具體事務(wù)。對工作職責(zé)加以明確，細化了工作內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上和各科室績效考核相掛鉤，實施閉環(huán)控制。

3.2 構(gòu)建規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度

通常情況下，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度主要包含以下幾點：第一，檔案工作崗位責(zé)任制；第二，材料收集歸檔制度；第三，檔案借閱管理制度；第四，檔案復(fù)制制度；第五，檔案銷毀制度等。由此可見，這些管理制度的有效建立在疾控中心檔案精細化管理工作中起到一定的促進作用：一是對檔案管理工作加以明確，促使所有業(yè)務(wù)可以按照相關(guān)要求進行，降低了工作盲目性；二是在第一時間把工作當(dāng)中發(fā)生的問題與處理措施書面化，這樣做的目的是為了使得這些經(jīng)驗與知識得到累積，以便減少日后在同類問題上再犯錯誤。通過構(gòu)建行之有效的工作規(guī)范以及督查機制，對崗位責(zé)任加以細化，以此來實現(xiàn)從人治向法治過渡。

4 通過檔案精細化管理，將檔案利用效率加以提升

眾所周知，檔案管理的核心任務(wù)就是為工作服務(wù)，疾病預(yù)防控制中心通過檔案精細化管理，提升檔案利用率是其主要目標(biāo)。通常表現(xiàn)在以下幾點：第一，在很大程度上加快了電子文化收集的速度；第二，積極建設(shè)與優(yōu)化檔案系統(tǒng)局域網(wǎng)絡(luò)；第三，加快已有檔案目標(biāo)數(shù)據(jù)庫以及部分全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)的腳步；第四，加快二維碼技術(shù)開發(fā)的速度；第五，加大信息反饋工作開展的力度，對衍生出來的新問題做到熟練掌握，不但對優(yōu)化檔案資料大有裨益，還會對檔案價值的挖掘帶來諸多益處，繼而深度剖析檔案利用的規(guī)律，為可以及時改進檔案利用工作提供方便，繼而從根本上提升檔案利用率。

5 結(jié)語

總而言之，在具體工作期間，通過檔案精細化管理，不斷提升檔案管理水平與充分發(fā)揮它應(yīng)有的價值，減少檔案管理工作被忽視。我們都知道，檔案管理只是疾控中心管理的一個部分，只有將其滲透到單位的方方面面，才能衍生出一個環(huán)環(huán)相扣的精細化管理體系，充分發(fā)揮精細化管理的價值，以此來促進檔案利用率的全面提升。

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作者簡介

祝琳，湖北省疾病預(yù)防控制中心工會，研究生。