關于電力檔案數字化加工的實踐探討

梁麗寧

摘 要：本文主要簡單的介紹了電力檔案數字化加工的內容，探討電力檔案數字化加工實踐的有效措施，以充分發揮電力檔案數字化加工的作用，實現檔案管理工作的現代化，提高電力檔案管理工作水平，保障電力檔案數字化加工質量，從而有效應用現代計算機信息技術，為人們提供更為優質的電力服務，并且做到資源共享。

關鍵詞：電力檔案；數字化加工；實踐；有效措施

全球信息化背景下，我國檔案管理工作，也開始轉型，改變傳統的檔案管理模式，充分應用現代計算機信息技術，進行數字化加工，將過去紙質檔案內容，全都保存為電子形式。電力檔案數字化加工，是時代發展的必然要求，也是提高電力企業檔案管理水平，促進電力企業高速發展的有效手段，必須予以高度重視，不容忽視。將電力檔案進行數字化加工，可有效實現電力企業中資源數據的共享，便于查找和使用，有利于提高電力企業的工作效率，推動電力企業的現代化發展，具有重要的意義。

1 電力檔案數字化加工的內容

電力檔案數字化加工，主要有兩種方式：一種是由電力企業中的檔案人員來執行，利用掃描、照相等方式，來將紙質檔案輸入到電腦中，進行數字化轉化。這種方式會給檔案管理人員帶來巨大的工作壓力，工作量很大，需要耗費的時間比較長；另一種是外包給專業的數字化加工企業，由其來完成檔案數字加工工作。這種方式需要一定的經費支持，要有完善的監督制度，以保障檔案資料的安全性，避免信息外泄[1]。檔案數字化所包含的內容比較多，除了電力企業中的文書檔案之外，還有電子照片、錄像帶、獎牌等，都需要轉化為數字形式進行保管。

2 電力檔案數字化加工實踐的有效措施

2.1 重視數字化加工，嚴格按照規定來執行

為了保障電力檔案數字化加工質量，做好這項工作，則必須明確檔案數字化加工的重要性，及其作用。電力企業的領導人應當起到帶頭作用，要自上而下的強調和關注數字化加工，予以監督和管理。電力企業的財務部門，應當積極配合與協助，在涉及到經費的時候，要積極響應申請，并監督經費的使用情況。電力檔案數字化加工，并不是某一個部門的工作，而是需要每一個部門之間的協作，各部門之間需加強交流與溝通。

例如，電力企業的品牌管理部門，需要將歷年來企業中所涉及到的品牌形象宣傳照片，或是錄像、影像等資料，都搜集起來，整理好之后交由相關部門，由其來將這些內容進行數字化加工；科技信息部門，則要予以數字化加工一定的技術支持，維護好所需要的各項設備，保證其能正常運行，還要做好結果驗收工作，以驗證紙質檔案轉化為數字形式的結果，確保質量達標；安全監督部門，則要充分發揮其職能，做好監督工作，輔助項目執行人員，來進行有效的管理。

另外，所實施的電力檔案數字化加工工作，必須嚴格遵循國家政策要求，無論是格式，還是存檔規格，都需要按照要求來完成。比如說，不同的文檔格式在清晰度和格式上有著不同的要求。一般的電力企業文書檔案，采用黑白二值圖像；特殊的工程文檔，則掃描為真彩色圖像。文件的大小不可超過五兆，文檔需要進行單獨保存，不可混在一起；照片形式的檔案，則需要儲存為JPG格式，或者是TIFF格式。掃描加工的文檔，要求所有的圖像順序不顛倒，頁面不存在污點，能夠清晰的看清內容。掃描后的文檔在打開后，內容不能發生改變，儲存的檔案號要與原來紙質的統一。

2.2 檔案數字化加工需做好保密工作

鑒于檔案數字化加工有外包專業數字加工公司及自己掃描加工兩種方式，均涉及到保密問題。因此，在實施此項工作的時候，一定要嚴格保密。需要強化相關人員的安全意識，制定與之相關的各項政策制度，將保密性納入制度中，規范檔案管理人員的行為。檔案的權限要進行科學劃分，并做好備份。所有的數據都要與原文件數據保持一致，儲存于數據庫中時，一定要確保其安全性。另外，泄密情況一經發現，必須嚴懲。可組織相關人員進行安全培訓，使其認識到自身的保密責任，所有的數字化加工，應當在辦公場所完成，現場可以安裝攝像頭，來進行實時監控。數字化加工中的計算機，要與外物進行物理隔離，非必要情況，與檔案數字加工無關的所有數字設備、通訊設備，都不可帶入到加工區域中。紙質檔案的出庫、入庫，也都要做好登記，實施有效的管理，以確保紙質檔案不流失、不遺漏[2]。

2.3 加強對檔案數字加工人員的培訓

電力檔案數字加工工作開展的有效性，很大程度上要依賴于加工人員的工作態度和能力。因此，必須重視對相關人員的培訓和管理，堅持以人為本的原則，以激發數字加工管理人員的工作積極性，使其能夠主動地投入到工作中。手續愛你，可以派遣數字加工人員參與省級、市級的檔案業務培訓中，提高其檔案管理能力，掌握基本的數字化信息技術，明確自身職責，并且嚴格按照規范來執行檔案數字加工工作。

3 結束語

在電力企業檔案管理工作中，進行檔案數字化加工，十分有必要。將紙質的文檔轉化為數字信息的形式來進行保存，有利于延長檔案保存時間，提高檔案管理效率，更順應了信息化時代的發展趨勢。在開展電力檔案數字化加工工作的時候，一定要細心，選擇合適的加工方式，可將文檔格式進行統一管理，保障電子文檔的質量。要制定完善的數字化檔案管理制度，并貫徹落實，建立健全的檔案數字管理體系，將電力企業中的所有文檔，進行整合歸檔，實施標準化管理，從而確保電力企業中檔案資料的完整性和準確性。總而言之，實施電力檔案數字化加工，響應了信息化管理的號召，起到了有效的作用。

參考文獻

[1]王遠芳.紙質檔案數字化加工中應注意的幾個關鍵環節[J].黑龍江檔案，2017（3）.

[2]孫亮.檔案服務外包管理研究——紙質檔案數字化加工管理[J].機電兵船檔案，2018.