高校辦公室人事檔案管理工作的優化路徑闡釋

王俊紅

摘 要：本文主要以高校辦公室人事檔案管理工作的優化路徑為重點進行闡述，結合當下高校辦公室人事檔案管理工作現狀，首先分析高校辦公室人事檔案管理工作必要性，其次闡述高校辦公室人事檔案管理工作現狀，最后從更新先進的辦公室人事檔案管理思想、強化辦公室人事檔案管理資源的創建以及配置、創建辦公室人事檔案網絡管理平臺、加強辦公室人事檔案管理的數據庫建設幾個方面深入說明并探討高校辦公室人事檔案管理工作的優化路徑，旨在為相關研究提供參考。

關鍵詞：高校;辦公室;人事檔案管理;優化路徑

高校辦公室人事檔案管理作為高校管理機制的重要組成部分，在人力資源管理模式迅速發展的背景下，網絡信息傳播的速度逐漸加快，開展高校辦公室人事檔案管理工作對高校平時教學秩序的穩定運行具有重要作用。但是現階段高校辦公室人事檔案管理工作存在的價值沒有充分發揮出來，存在一些問題，因此在新時期下采取科學的手段管理高校辦公室人事檔案，促使高校持續發展是每一個高校管理者需要深入思考的問題。

一、高校辦公室人事檔案管理工作的必要性

（1）有利于高校人事管理社會價值的提升。針對高校人事檔案管理工作的開發以及利用，促使其體現出信息化以及時代化，有助于高校辦公室人力資源相關信息的實時共享，防止出現封閉資源的現象，提升人事資源管理的質量。與此同時，創建信息數據資源庫，可以加強高校內部的教職工資源科學化配置，以崗位和人才相對應的理念，開發高校內人力資源。此外，高校中人事檔案資源的開發和利用，在一定程度上可以體現出高校優秀人才具備的優勢，降低社會上人事資源的需求成本，使得高校中存有的教研類資源轉變為實踐類資源，對社會價值的提升產生積極影響。

（2）有利于高校人事檔案管理經濟價值的提升。對人力資源而言，其作為一種無形資產，充分體現著高校具有的綜合實力。高校開展人事檔案管理工作，可以將人力資源的無形資產轉變為有形資產，降低高校人事管理的成本。而對于高校人事檔案管理的工作，其能夠產生一個信息庫，一方面可以幫助管理者全面掌握高校內人才發展現狀，另一方面可以降低管理者獲得人才的成本，進而提升高校人事檔案管理的經濟價值。

二、高校辦公室人事檔案管理工作現狀

（1）人事檔案信息的收集角度。目前，我國大多數的高校辦公室人事檔案管理往往可以分為以下幾點：其一，對于設有編制的教職工檔案，其歸于高校辦公室人事檔案的范疇內;其二，學校辦公室人事檔案包含退休工作人員涉及的檔案信息資源;其三，高校離職的工作人員對應的人事檔案資料。由于高校教師自身具備較高的學歷，且社會對人才的需求量較大，對應的流動性較為普遍，在多種因素的影響下，高校辦公室人事檔案管理資料信息沒有被及時提取的情況十分常見。假如結合高校學科的類型管理辦公室人事檔案信息，那么涉及的檔案信息數據便會很繁雜。而高校辦公室人事檔案資料的信息化水平較低，且諸多資料的歸檔也仍是紙質形式。因此在新時期，怎樣信息化地處理大量的辦公室人事檔案信息，對繁雜的紙質類型檔案數據加以收集和歸檔，這些都是高校管理者應該關注的事項。

（2）人事檔案管理業務的角度。目前，我國大多數的高?，F有的人事檔案管理模式仍是以傳統的思想理念進行，諸多教職工對應的人事檔案信息往往借助手動查詢的手段獲取，成效并不顯著。因此，在新時期，尤其是信息化時代，高校需要借助大數據的模式處理高?，F有的人事資源檔案，將紙質的資源檔案進行歸檔與保存，之后借助先進技術取替代往的手動查詢模式?；诰W絡平臺整理高校內部的人事檔案相關信息資源，由此保證高校人事檔案管理工作具備較強的程序性以及科學性。

（3）人事檔案服務人事管理的角度。以往的高校中設立的人事檔案管理工作，其在開展的過程中沒有鮮明體現服務思想，涉及的一些管理權力歸屬單位也存在不統一的問題，通常情況下服務人事管理的工作以被動的形式展開，影響人事檔案信息數據的利用率。如今已經是信息化時代，每一所高校都需要定期在云數據庫中分類與整理檔案，并且進行具體的分析與研究，對于高?，F有的所有信息進行加工，但是這些是以往人事檔案管理工作不具備的特征。

三、高校辦公室人事檔案管理工作的優化路徑

（1）樹立先進的辦公室人事檔案管理思想。首先，在新時期，高校管理者應該積極轉變辦公室人事檔案管理工作的觀念，號召檔案相關管理人員重視辦公室人事檔案管理工作。高校管理者應該組織所有人員強化對人事檔案信息化管理的意識，全身心投入辦公室人事檔案管理工作中，促使辦公室人事檔案管理工作和高校的建設朝著信息化方向發展。其次，在新時期，高校管理者需要以時代發展的需求為核心，更新檔案管理的信息化思想，確保辦公室人事檔案管理工作高效運行。也就是說高校檔案管理者要加強辦公室人事檔案管理信息化的宣傳與推廣，確保內部的工作人員認識到辦公室人事檔案管理工作的重要性，發揮自己的價值，不斷為新時期辦公室人事檔案管理工作信息化的發展做出貢獻。

（2）強化辦公室人事檔案管理資源的創建以及配置。高校要想更好適應時代的發展腳步，不斷壯大學校實力，需要強化辦公室人事檔案管理資源的創建以及配置。首先要建設強大的人事檔案資源管理團隊，其不僅應該具有明確的政治思想，還應該熟知辦公室人事檔案管理相關的專業理論知識，具備良好的信息技能。換言之，高校應該對辦公室人事檔案管理人員的團隊進行綜合素質的培訓，一方面要強化教育工作，借助多種類型的教育，基于辦公室人事檔案管理單位以及檔案管理工作人員自身的工作需求進行培訓工作，健全專業化的辦公室人事檔案管理體系;另一方面，高校管理者應該號召相關人員參與專題講座活動，交流與辦公室人事檔案管理相關的多種業務，積極引進網絡形式的人事檔案管理網絡學習平臺，聘請專家到校內開展講解課程，把新時期檔案管理理念滲透進校內的所有工作人員，提升高校辦公室人事檔案管理工作人員的專業化水平。高校管理者需要開展辦公室人事檔案管理設施建設工作，更新或者維護以往的計算機系統，努力和社會上相關機構進行合作，完善硬件設備以及軟件程序，推動高校辦公室人事檔案管理工作的信息化進程，提升人事檔案管理工作的質量。

（3）創建辦公室人事檔案網絡管理平臺。信息化逐漸走進人們的工作與生活中，且為人們的工作提供諸多便利，數據信息的標準化和數據信息的開放性都是新時期高校辦公室人事檔案管理工作的重點。將高校辦公室人事檔案管理工作具體化，其包含著諸多內容，比如不同院系以及機構的教職工基本信息，因此高校應該創建辦公室人事檔案網絡管理平臺，借助網絡平臺，實時整理和收集辦公室人事檔案所有信息與數據，便于實現信息數據的共享以及使用，提高辦公室人事檔案管理工作的價值與效用。此外，高?？梢越柚畔⒓夹g，整合高校內部人事處、教務處和科研處等教職工的數據信息，結合每一個院系的實際發展模式以及真實情況，制定可操作的高校長久發展目標以及戰略方針，不斷為高校持續發展打下基礎。

（4）加強辦公室人事檔案管理的數據庫建設。高校辦公室人事檔案在信息化時代取得的良好管理成效需要較為科學的信息加以支撐，但是在確保相關信息資料足夠可靠的基礎上，需要建設辦公室人事檔案管理的數據庫，也就是說高校應該著手加強辦公室人事檔案管理的數據庫建設。在建設的過程中可以依據相關標準，整合高校現有的多種資源，包括人力、物力以及財力等，創建多種通用性以及規范性的信息數據庫、文件數據庫和全文數據庫，豐富辦公室人事檔案信息儲備，保證高校辦公室人事檔案管理工作有效進行?，F階段，我國的大多數高校都已經基本上通過FoxPro或者D base對數據庫進行處理，這些數據庫系統作為一般類型操作系統的擴展，僅僅作用于高校內部的辦公室人事檔案管理，要想進一步保證人事檔案信息數據足夠完整且真實，需要高校積極開發通用性硬件平臺數據庫，成立科學且統一的云數據庫，提高辦公室人事檔案管理信息的實時共享與傳播

綜上所述，新時期高校辦公室人事檔案管理工作的創新與發展為一項大工程，因此開展高校辦公室人事檔案管理工作的優化路徑研究課題具有十分重要的現實意義和價值。高校管理者需要掌握目前辦公室人事檔案管理工作存在的不足，采取高效的方式對辦公室人事檔案管理工作進行優化與整合，不斷提升高校辦公室人事檔案管理工作的有效性與實效性，推動高?，F代化建設。

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（責任編輯：蘭卡）