會計檔案內控關鍵環節探討

王穎

摘 要：會計檔案是企事業單位進行會計核算和監督的記錄和反映。伴隨網絡化、電算化的不斷深入，會計檔案管理的方式有了極大的變化，要解決好會計檔案的管理問題，需要從內控的關鍵環節入手，探尋會計檔案的優化管理對策，確保會計檔案為經濟主體的決策提供可靠依據。

關鍵詞：會計檔案管理;內部控制;關鍵節點

一、 引言

檔案管理涉及檔案收集、整理、鑒定及保管等多環節，而會計檔案的管理同樣有很多的細化環節，特別是基于內部控制的會計檔案也具有五個基本關鍵節點，它們分別是檔案監督、檔案的信息溝通、檔案風險評估、檔案控制、檔案控制環境。針對五個關鍵環節，當前企事業單位中存在的檔案管理問題還是不少的，對此，需要探討相應的會計檔案管理對策以加強關鍵環節的控制。

二、會計檔案管理的主要作用

會計檔案的管理工作在很長一段時間不受到企事業單位的重視，因而對會計檔案管理的意義認識普遍不明確，明確來說，會計檔案管理的主要作用包括以下兩方面的內容。

一是增強財務管理的規范性。由于法律法規和規則制度的精細化不是一蹴而就的，部分企事業單位財務管理存在不規范的地方。對此，通過會計檔案的嚴格管理，會計主體對經濟資料就會更加明確和嚴格，例如，資金往來的細節和過程更加明顯，實際報賬的依據更規范。這對企事業單位的財務管理起到極強的規范性作用，可以有效減少違規違法行為。另外，盡管會計檔案管理不能全完全避免違規行為的發生，但是有助于及時核查出會計主體在經營管理中存在的一些典型問題。

二是促使決策更為科學合理。依據會計檔案的分析，財務人員可以充分了解到會計主體在各個會計分期內的收支狀態和財務狀態，這是財務決策的基礎。同時，會計檔案所呈現的數據并不是“一大串簡單的數表”，而是可以反映一個會計主體的歷史財務狀態的有用數據，繼而為企事業單位規劃發展提供必要的參考，從而促使決策更為科學合理。

三、存在的問題

1.風險評估的存在滯后性，忽視會計檔案管理

作為內控關鍵節點之一，會計檔案的風險評估節點是十分重要的。但是，當前企事業單位普遍存在的問題是風險評估具有極大的滯后性。在新形勢下，會計檔案管理方式與傳統方式的差異性較大，例如，信息技術、計算機技術的運用等等。由于風險評估者并不能及時學習新知識和先進技術、對會計檔案信息化管理的認識不夠，因而會計檔案管理風險評估工作難以推進，從而導致了檔案管理的效率不高、質量不高。

盡管部分企事業單位具備與時俱進的意識，及時更新風險評估的方式，但是其不足之處還是存在的。例如，使用不同的會計數據處理軟件操作會計檔案管理，這存在造成數據誤差的可能性，導致會計信息的準確性無法保障，最終造成企事業單位的管理和決策存在偏差。

此外，部分檔案管理人員對會計檔案管理的輕視也是當前存在的主要問題。由于企事業單位對會計檔案管理的重視程度不足，部分檔案管理人員在進行會計檔案的儲存工作時不認真。具體到會計檔案的類別，檔案管理者通常不重視除會計報告、會計憑證等紙質檔案外的管理，對電子檔案的態度較為忽視，更有甚者，將電子版資料用完就廢棄或刪除。

2.會計檔案管理的控制環境存在缺失，會計檔案的信息溝通不足

目前，部分企事業單位的會計檔案管理的控制環境不樂觀，這源于思想上的不重視，同時加上制度不完善、崗位分工的不合理，會計檔案管理工作存在很多不良現象。具體來講，主要是指日常會計工作的不規范操作。部分財務人員進行憑證記錄時“求量舍質”，每當業務量大、工作量大時，“工作水分”就會大幅度上升。

另外，隨著社會信息化水平的日益提高，會計檔案的信息化管理水平也應不斷提高，以適應當前工作的需要。由于傳統的會計檔案管理存在信息溝通上的不足，具體表現為會計檔案管理的信息化程度不高，信息傳遞不及時，無法實現信息共享。從時間維度分析，傳統的會計檔案管理使用的是人工管理方式，這會占用一定的人力資源，而現代的會計檔案管理使用的是會計數據處理軟件，顯而易見的是，后者比前者更高效、更便捷。

四、會計檔案內控管理的優化措施

1.優化控制環境，引進和培養專業化的會計檔案管理人員

要做好會計檔案管理的內控工作，首先要優化內控環境。從實務的角度來說，人力資源因素對會計檔案管理的控制影響較大，因此，企事業單位要加強會計檔案管理人員的專業教育培訓和定向培養。具體來講，需要完善會計檔案管理的用人制度，合理設置崗位，確定權責關系。由于會計檔案管理工作存在不同的環節和流程，不同崗位的職責需要明確，崗位間的銜接需要理順，以避免工作出現問題時難以追責。

在用人制度完善的基礎上，還要加強職會計檔案管理人員的專業教育培訓，這是會計檔案管理工作質量的重要保障。對此，要在企事業單位內部定期或不定期地進行培訓學習，培訓內容要涵蓋憑證的粘貼、制定、裝訂等環節中的實際操作規范，確保檔案管理人員的操作流程足夠專業和嚴格。除了人才培養和用人制度的完善，還需要建立完善的考核制度。就人員考核而言，對各崗位的會計檔案管理人員要實施嚴格監督、定期考核，以不斷提升工作質量。

2.提升風險評估的及時性，增強會計檔案管理的有效性

作為內控五要素的組成成分之一，風險評估對會計檔案管理具有很大的影響，這種影響不僅表現為檔案核查中的風險評估，還體現在日常檔案管理中的風險控制。所以，為了應對多種風險及堵塞管理漏洞，企事業單位需要提升風險評估的及時性。

一是學習行業內外先進的檔案管理方式。這要求會計檔案管理人員切實提高自身專業化素質，從信息技術、計算機技術在檔案管理中的應用入手，學習多種技術融合的檔案管理方式，以充分提升自身的會計檔案管理技能。

二是及時更新會計檔案知識。這要求會計檔案管理者擴展專業知識獲取面，不僅要參考學習同行的會計檔案管理案例，還需要學習跨行業的會計檔案管理案例。

三是完善信息化管理系統，避免不必要的風險。針對檔案管理過程中遇到的軟件使用問題，會計檔案管理者要認識到會計數據處理軟件的差異性，及時發現不同軟件的數據不兼容性，確保會計數據處理軟件適合自身會計檔案的管理，最終保障會計檔案的數據處理是準確的。

提高會計檔案管理的有效性，取決于檔案本身能否為決策提供參考。如果會計檔案管理者的相關知識欠缺，那么企事業單位面臨政府職能部門的定期核查時就可能會出現差錯;如果針對會計檔案的風險評估不夠及時，那么企事業單位會計檔案核查時難以發現風險點，可能導致企事業單位遭受損失。

3.完善定期核查會計檔案的機制，加強信息溝通

企事業單位需要對會計檔案進行定期核查，同時要完善定期核查機制，確保一年或以一個季度內的核查次數不少于一定次數。由于會計法及會計準則的約束，企事業單位需要檢查會計檔案的合法性和合理性，具體做法要足夠科學和合理。例如，從經辦人到審核人全過程的監督，再到會計檔案的整理、歸檔等管理工作，企事業單位要制定具體的內控措施，確保出納不從事會計檔案的裝訂，審計人員不參與會計檔案的整理等。另外，會計檔案定期核查機制中還要加入歸檔整體的標準和要求，確保電子檔案、紙質檔案等歸類清晰、細致，為后期的核查工作做準備。

就會計檔案管理的信息溝通而言，需要信息管理平臺的構建支持。這要求企事業單位從自身實際情況出發，利用現有條件構建信息化程度較高的檔案管理信息平臺。具體來說，可以通過以下四個方面入手。

其一，進一步實現會計電算技術。這要求日常會計工作高度使用會計電算化技術，確保會計業務工作的流程信息化，使得會計信息在日常錄入時就得到整理歸納，為數據分析提供必要條件，為單位決策提供有效參考。

其二，注意數據傳輸的安全性。可以將會計檔案的數字化材料通過云盤加密和傳輸，確保數據的安全性。

其三，完善會計檔案管理的軟硬件環境。例如，購置檔案數字化設備和高端數據處理軟件。

其四，搭建內部信息交流平臺。這要求企事業單位在內部網絡中開辟專業模塊，宣傳會計工作相關的法律準則，宣傳單位會計檔案管理工作動態，為部門間溝通交流提供平臺。

五、結語

會計檔案的管理工作是企事業單位檔案管理的重中之重，可以確保單位決策的科學性和有效性。但是當前會計檔案管理還存在風險評估滯后、內控環境缺失、信息溝通不足等問題，為了加強會計檔案管理，需要完善內控措施，通過增強風險評估的及時性、定期核查會計檔案制度、完善會計檔案管理的信息溝通等途徑，以期會計檔案的高效管理。

參考文獻

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（責任編輯：王文龍）