新形勢下企業文書檔案保密工作探討

劉春平

[摘要]企業文書檔案是企業資產的一部分，做好企業文書檔案保密工作能夠有效的保護企業的知識產權，方便企業以后工作中的查考以及歷史研究，為企業的生產研發以及可持續發展提供有效的服務。新形勢下，網絡和信息技術飛速發展，為企業文書檔案的保密工作帶來巨大的挑戰。企業文書檔案管理部門要創新工作方式，提高文書檔案管理的嚴密性，滿足企業在信息和證據等方面的需求，促進企業穩步發展。本文分析了企業文書檔案管理工作的重要性，進一步總結了加強企業文書檔案保密工作的措施。

[關鍵詞]新形勢;企業文書檔案;保密工作

引言

企業文書檔案的保密工作非常重要，做好文書檔案管理的保密工作能夠保證企業的文書檔案發揮最大的價值，促進企業的穩定和發展。企業文書檔案的內容多樣，對象廣泛，根據保密級別的不同相關的要求也有許多不同，對企業的保密工作提出了更高的要求。企業從事文書檔案管理工作的人員要充分認識到文書檔案保密工作的重要性，采取有效的措施提高企業文書檔案工作的嚴密性，確保企業文書檔案的安全為企業的發展提供必要支持。

一、企業文書檔案保密工作的重要性

（一）企業文書檔案保密工作與企業的發展緊密相關

企業的文書檔案工作記錄了企業的商業秘密，包括企業的核心技術以及其他各種重要文件。如果企業文書檔案保密工作不夠嚴密，造成企業核心技術泄露，輕則降低企業的核心競爭力，重則關乎企業的生死存亡。另外，企業文書檔案保密工作出了問題，也說明企業管理方面存在漏洞，需要及時整改以免出現更大的問題。所以，企業一定要認識到文書檔案保密工作的重要性，加強對保密工作的管理。

（二）企業文書檔案保密工作與企業的經濟利益緊密相關

企業的商業秘密與企業經濟利益緊密相關，企業文書檔案管理部門決不能掉以輕心，以免商業秘密泄露為企業造成經濟損失。例如，在同一個競爭項目中，企業的商業秘密一旦被競爭對手獲得，那么企業的競爭優勢就會大大降低，甚至會因為失去談判的籌碼而給企業的經濟利益帶來重創。

（三）企業文書檔案保密工作與企業的商業信用緊密相關

誠信是企業發展的根本，企業文書檔案是企業各項業務往來以及生產活動等過程中形成的大量極具價值的信息。對企業的作用非常重大，無可替代。企業文書檔案保密工作如果出現泄密現象，會給合作企業也帶來一定的損失，極大地影響企業的形象和良好信譽，不利于企業的發展。

二、加強企業文檔保密工作的措施

企業文檔保密工作是企業開展各項業務和決策的有力支撐，在企業的發展當中發揮著巨大的作用。但是新形勢下，網絡信息技術飛速發展，移動存儲設備無處不在，企業文檔保密工作面臨各種潛在的安全威脅。因此，企業文檔管理部門要采取有效的措施，提高企業文書檔案管理工作的嚴密性。

（一）提高檔案管理人員素質，制定規范的文檔管理制度

企業要注重檔案管理人員的綜合素質，要求檔案管理人員既具備熟練的檔案管理業務技能，能夠規范的處理企業的文書檔案，又具備一定的信息技術知識和能力，能夠熟練使用信息管理系統對文書檔案進行電子化處理和儲存。隨著文檔一體化理念的推行，企業要加強對檔案管理人員的選拔和培訓，盡量使用經驗豐富經過系統培訓的人員進行文書檔案管理工作，始終保持工作人員的謹慎性和嚴謹性。另外，企業還要制定規范的文檔管理制度，不同密級的文檔要有不同管理要求。企業要讓檔案管理人員嚴格按照規范要求對文書檔案進行管理，確保其安全性。

（二）梳理檔案管理流程.建立監督檢查制度，提高企業員工的保密意識

企業文書檔案保密工作不僅是檔案管理部門的職責，企業要提高全體員工的保密意識，建立自上而下的檔案管理機構和完善的監督檢查制度，加大對文書檔案保密工作的宣傳。在日常工作中，要加強對各部門在工作和業務上利用網絡進行檔案交流的監管，讓各部門員工嚴格遵守文檔管理制度，按照檔案管理流程的要求運作，提高企業文書檔案保密管理工作的水平。

（三）根據文書檔案的保密級別設置文檔的使用權限

權限管理能夠有效的控制文書檔案的訪問用戶，既能夠滿足部分用戶使用的需求，又能避免檔案信息的泄露。只有具備訪問權限的用戶才能夠打開文檔，其他用戶即使拿到文檔也無法打開。受控加密文檔也不易被復制和分發，大大提高了重要文件的安全性。另外，企業文檔管理部門在進行文檔加密和授權操作時一定要有完整的操作日志，保障文檔的完整性和可靠性，也方便事后監督檢查管理。

（四）企業要加強網絡防護，定期使用殺毒軟件查殺各種木馬程序，防止泄密

當前網絡信息技術非常發達，很多企業都引入了文檔管理系統進行檔案管理工作。檔案管理系統的引入雖然極大地提高了文書檔案管理工作效率，但同時也為文書檔案保密工作帶來新的挑戰。企業要利用防火墻防止各種網絡木馬程序，避免文書檔案在網絡傳輸過程中造成泄密。另外，企業還要定期對電腦進行病毒查殺，加強對u盤等移動存儲設備的管理，保證涉密u盤使用的安全性。

總之，新形勢下企業文書檔案保密工作與企業的發展息息相關，企業一定要認識到文書檔案保密工作的重要性。企業文書檔案管理部門在工作中要不斷總結經驗，與時俱進，提高保密工作的效率，保障企業文書檔案的安全性，為企業的可持續發展提供有力的支撐。