加強項目檔案資源開發(fā)利用工作的思考

胡志富

【摘要】通過研究建設項目檔案資源開發(fā)的概念、認識和影響因素，確定其模式探析，提出有效的管理方法，提升檔案管理水平，使項目檔案資源管理更加合理、規(guī)范，滿足公司以至全社會管理需求。

【關鍵詞】項目檔案;資源;開發(fā)

項目檔案是工程建設全過程各項活動的真實記錄，是保障工程質量符合規(guī)范標準的依據(jù)和憑證，是項目履約的證明文件，是項目交（竣）工驗收的必備文件，更是項目投產(chǎn)后運行、維修、管理、改（擴）建和拆除等工作的不可或缺的記錄材料?，F(xiàn)代社會“信息化”的過程日益加速，項目檔案資源在企業(yè)中發(fā)揮的作用越來越重要，這就迫切要求項目檔案資源能夠更多地向社會提供利用，使檔案資源可以共享和共用，因此，探索加強檔案信息資源開發(fā)的有效途徑，促進檔案信息資源共享不僅成為時代和社會的客觀要求。只有掌握了項目檔案信息概念與特點、開發(fā)與利用、管理模式與創(chuàng)新管理之間相互關系，才能與時俱進了解發(fā)展趨勢，采取相應的科學管理措施，發(fā)揮檔案信息優(yōu)勢，彌補局限性，從而使檔案信息的經(jīng)濟效益和社會效益得到最大程度的提高。

一、概念特點

項目檔案資源的概念涵蓋于信息資源的概念之中，也是主體與客體相互作用的結果，據(jù)此有人將檔案信息定義為“人類同外部世界進行物質與能量交換或稱人類改造外部世界的過程中留下的有保存價值的最原始的內容的名稱。簡一言之，項目檔案資源是依附于一定載體上的人類活動的原始信息集合”?？梢?，項目檔案資源也只有在主體活動的介入和參與下才有存在的價值和意義。

項目檔案資源的特點包括本源性、可共享性、不均衡性、多元性等，這些特點全面反映了管理組織的政治、經(jīng)濟、文化、技術等各方面發(fā)展歷程，因此具體的檔案信息的種類是多樣性，針對多樣性的特點可以從多角度、多方位、多層次、多類型地進行開發(fā)工作、以發(fā)揮檔案信息的最大價值。

二、認識提升

項目檔案資源開發(fā)利用包含檔案工作者、檔案利用者和館藏資源三個基本要素，其中前兩者是開發(fā)利用的主體，后者是開發(fā)利用的對象。大力開發(fā)檔案信息資源，鼓勵檔案信息資源的廣泛利用，促進檔案信息資源轉化為社會生產(chǎn)力。

（一）充分發(fā)揮其作用和價值的重要手段。項目檔案資源在開發(fā)利用之前，其價值是潛在的，只有通過開發(fā)利用，才能使檔案的潛在價值變?yōu)楝F(xiàn)實價值，我們要以檔案信息資源的開發(fā)利用為龍頭，通過快速確定項目信息、里程、結構、參建單位、合同額等重要信息，實現(xiàn)檔案資源的可利用率，帶動和促進項目檔案工作的發(fā)展和利用。

（二）經(jīng)濟建設的發(fā)展要求開發(fā)利用。檔案信息在為領導決策、參與競標、工程建設、工作咨詢、科學研究等領域發(fā)揮重要作用，特別在生產(chǎn)建設的參考依據(jù)，反映了項目管理過程，體現(xiàn)了項目管控水平，高水平的項目檔案是企業(yè)珍貴的軟資產(chǎn)，可為以后類似工程項目管理提供借鑒，同時，企業(yè)宣傳教育生動素材，項目管理過程中形成大量生動有代表性的實物、音頻、視頻、照片，可作為項目及公司宣傳的素材，為公司品牌建設發(fā)揮重要作用。

（三）檔案資源公開推動了開發(fā)利用的進程。項目檔案資源公開既可滿足民眾知情權，也可維護社會穩(wěn)定，促進社會發(fā)展。需要實現(xiàn)檔案信息資源共享，發(fā)揮檔案館強大的資源優(yōu)勢，開發(fā)與人們生活密切相關的信息，特別可以提供一些設計圖、平面圖、消防驗收、質量證書、參建單位等方面的可靠信息，讓民眾對項目的質量和安全充滿信心。

三、影響因素

（一）檔案人員是決定因素。開發(fā)利用項目檔案資源，關鍵是提高檔案人員的素質，我們要從“守門人”形象變?yōu)樾畔⒉杉?、管理和傳播者，要從舊的管理方式走出來，將服務的主要形式和力量放在根據(jù)用戶需求選擇開發(fā)、聯(lián)結、利用各類資源上，有效開發(fā)各種數(shù)據(jù)庫，善于靈活選擇、協(xié)調和利用多種服務。努力使自己在未來的信息服務中承擔起諸如“信息資源建設者”“網(wǎng)絡導航員”“知識導航員”等時代賦予的新角色。因此，檔案部門重視綜合素質、專業(yè)素質，改變年齡偏大，知識結構不合理，業(yè)務素質偏低等影響因素。

（二）經(jīng)濟發(fā)展是重要因素。檔案資源開發(fā)利用要以信息市場的需求為導向，以信息產(chǎn)品的開發(fā)和生產(chǎn)為核心，以服務廣大信息用戶為宗旨，通過將檔案信息資源轉化為現(xiàn)實生產(chǎn)力來推動社會經(jīng)濟的發(fā)展。知識和信息成為發(fā)展的戰(zhàn)略資源，知識和信息的及時傳輸、處理成為社會生產(chǎn)力、競爭力和成功的關鍵。

（三）政策法規(guī)是關鍵因素。國家的檔案政策法規(guī)對檔案資源開發(fā)利用工作起著宏觀指導和控制的作用，要大力開發(fā)利用檔案信息資源，就需要建立起對檔案信息資源開發(fā)利用的政策、法律、法規(guī)的保障，就必須完善有關的檔案法律法規(guī)，增強現(xiàn)有法律、法規(guī)的系統(tǒng)性、可操作性和執(zhí)法的嚴密性，培養(yǎng)社會和公眾對檔案部門和檔案人員違反檔案信息資源開發(fā)利用規(guī)定行為的敏銳性，集中組織對檔案信息資源的研究開發(fā)和利用。

（四）體制和觀念是主要因素。現(xiàn)行管理體制使大量的檔案資料以封閉狀態(tài)保存在檔案館（室）內，盡管檔案部門都承認開放利用的重要，但多重視檔案為國家機關和社會團體服務的功能，在實際工作中往往忽視了檔案館作為文化事業(yè)機構和信息服務中心應為公眾服務的功能。因此現(xiàn)行管理部門應創(chuàng)新工作思路，改變傳統(tǒng)的局面，推動“個體”到“社會”所有的進程。

（五）檔案意識是推動因素。所謂社會檔案意識是指人們對檔案的性質、價值和檔案工作的本質、作用、地位的看法，為承擔的保護檔案的義務的認識和利用檔案的要求。社會檔案意識強，對檔案工作的支持就更多，就有利于檔案信息資源的開發(fā)利用，加強檔案部門相互間的聯(lián)系，以發(fā)揮檔案系統(tǒng)的整體效應。

（六）科技進步是核心因素?，F(xiàn)代信息技術的發(fā)展，為檔案信息資源的深層次開發(fā)利用創(chuàng)造了條件，以磁帶、磁盤或光盤為介質的數(shù)字檔案成為檔案管理的重要對象，檔案信息資源將通過網(wǎng)絡、電視屏幕、報刊廣告等越來越豐富的形式為人們所利用。

四、模式探析

（一）以電子政務建設為契機，推動檔案信息資源的開發(fā)。檔案館是保管檔案、提供檔案信息服務的主體，項目檔案資源開發(fā)首先面臨著包括政治、經(jīng)濟、文化等外部環(huán)境因素以及上述因素對開發(fā)的客觀需求。檔案館從封閉到開放、檔案從僅僅為少數(shù)特權階級所控制到成為廣大公民維護權利的有力武器的歷史，恰恰反映了外部環(huán)境對檔案事業(yè)發(fā)展的巨大推動作用。當前，這種影響不僅沒有減弱，相反卻有增強的趨勢。為檔案信息資源開發(fā)提供了良好的契機，同時也對開發(fā)提出了客觀要求。

（二）以檔案資源為抓手，推動從可獲知性到可獲得性開發(fā)。根據(jù)技術手段和提供信息資源內容的不同，可分為傳統(tǒng)階段、可獲知性階段、可獲得性階段。建立檔案網(wǎng)站（包括門戶和獨立網(wǎng)站），再建資源庫，最后發(fā)展數(shù)字檔案館的道路，現(xiàn)階段主要處于檔案信息資源庫建設階段。其中資源庫包括建設目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫兩個階段，現(xiàn)階段建設檔案信息資源庫是現(xiàn)階段開發(fā)檔案信息資源的主要發(fā)展階段和手段。

（三）以用戶需求為導向，實現(xiàn)開發(fā)模式的多樣化。共建共享基于檔案館自身的主觀意愿，立足于“一家一戶”的館藏，整個共建共享過程充分體現(xiàn)了用戶的需求導向。檔案信息資源需要多元化開發(fā)。從用戶、館藏、開發(fā)手段等方面，可從檔案館、圖書館、博物館挖掘信息，開發(fā)廣泛關注的歷史檔案，實現(xiàn)檔案價值，符合國家、檔案館、公眾利益，檔案館服務于多元文化的檔案作為開發(fā)的主要內容。

（四）以構建數(shù)字資源為主，推動功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫建立。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡的信息資源，是檔案信息資源共享體系建設的核心，充分利用某些檔案館館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，如大事記數(shù)據(jù)庫、歷史事件數(shù)據(jù)庫、名人數(shù)據(jù)庫、圖片數(shù)據(jù)庫、專利數(shù)據(jù)庫、科技成果數(shù)據(jù)庫等。

五、創(chuàng)新管理

從根本上說，檔案工作是一項服務性的工作，社會對檔案資源的利用率、利用效果是檢驗檔案信息服務的唯一標準，為適應新的形勢和需求，要求管理制度、服務體制、服務意識上努力開拓創(chuàng)新，最大限度地滿足社會各界對檔案信息的利用需求。

（一）檔案管理制度創(chuàng)新。建立并完善檔案管理制度，調整服務機構，轉變服務職能，擴大服務領域，依托公眾信息網(wǎng)，建立面向社會、服務大眾的檔案網(wǎng)站。除提供館藏檔案信息資源服務外，還可積極提供檔案資政服務、檔案咨詢服務、檔案文化性服務等。

（二）檔案服務機制創(chuàng)新。改進服務手段，強化競爭意識，建立以人為本的檔案人才激勵機制，推進檔案信息資源的優(yōu)化配置，提高檔案信息資源利用經(jīng)濟效益和社會效益。

（三）檔案工作者服務意識創(chuàng)新。檔案工作者要與時俱進，具有全方位的創(chuàng)新意識，突破傳統(tǒng)的檔案工作模式和思維定勢，樹立主動服務理念，研究服務需求，提供滿意的服務。

（四）檔案繼續(xù)教育創(chuàng)新。具體地說，在教育創(chuàng)新上可依據(jù)的實際情況采取學歷教育、在職崗位培訓、自學、參加檔案學術組織研討及參觀考察等多種形式。更新檔案管理人員知識結構，大力培養(yǎng)既懂計算機技術、網(wǎng)絡技術，又精通檔案業(yè)務的復合型檔案創(chuàng)新人才，以滿足檔案工作數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡化建設的需要。

六、結語

“檔案信息資源是國家的一項基礎性信息資源，是寶貴的知識資產(chǎn)和信息資源”，檔案信息資源開發(fā)利用的最終目的，就是使檔案信息轉化為社會財富，為全人類共享和共用，是時代賦予檔案工作的責任，是經(jīng)濟快速發(fā)展和社會進步的必然要求，也是自身的可持續(xù)發(fā)展立命之本。

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