精細化管理對于醫院病歷檔案管理水平的影響

胡桂興

【摘要】本文主要探討精細化管理對于醫院病歷檔案管理水平的影響。選取病歷檔案資料作為研究樣本，根據不同的管理模式分為研究組和對照組。比較實施精細化管理前后的首頁質量合格率、缺頁缺項率和醫患糾紛發生率;比較實施精細化管理前后的病歷檔案管理人員績效考核合格率和考核評分。得出的結論是：將精細化管理應用于醫院的病歷檔案管理后，明顯提高了病歷檔案管理人員業務能力，提升了病歷檔案管理的水平，值得學習和推廣。

【關鍵詞】精細化管理;醫院管理;病歷檔案;統計分析

病歷檔案是患者在診治疾病過程中的文字實錄，客觀、完整地地記錄了患者的診療經過和治療結局，是醫務工作者進行醫療、教學、研究的重要資料，也是保險理賠、司法取證和醫療糾紛等相關事件的重要取證材料。長期以來，國內大多數醫院對病歷檔案的管理只是予以簡單的病歷檔案室存放，沒有細致到病歷檔案使用的每一個環節，導致問題不斷。精細化管理是來源于企業管理中的概念，其核心理念是將管理模式由粗放轉為精細，設置并管理好生產中的每一個環節，從而最終提高生產和管理效率。當前，信息化建設已不斷深入醫院的方方面面，傳統的病歷檔案管理模式已難以適應現代醫院的發展，自2015年6月以來，我院將精細化管理應用于病歷檔案管理，取得一定成效。現報道如下：

一、資料與方法

（一）一般資料。選取2013年6月～2017年6月期間我院16000份病歷檔案資料作為研究樣本，根據不同的管理模式分為研究組和對照組。其中2013年6月～2015年5月的8000份病歷檔案資料應用了常規管理模式，為對照組;而2015年6月～2017年6月的8000份病歷檔案資料應用了精細化管理模式，為研究組。研究組病歷檔案資料中，男性患者4368例，女性患者3632例，內科病歷檔案1940例，外科病歷檔案1863例，婦產科病歷檔案1037例，兒科病歷檔案1145例，其他科室病歷檔案2015例;對照組病歷檔案資料中，男性患者4542例，女性患者3458例，內科病歷檔案1893例，外科病歷檔案1902例，婦產科病歷檔案1004例，兒科病1077例，其他科室病歷檔案2124例。兩種管理模式病歷檔案的基本資料差異無統計學意義（P>0.05），且兩組模式的執行者均為我院病歷檔案室的20位在職工作人員，具有可比性。

（二）精細化管理方法。1.人員管理的精細化。組織我院病歷檔案室在職工作人員和臨床醫生進行精細化管理知識培訓，學習精細化管理中嚴格的信息記錄制度和記錄標準，培養自覺的精細化管理意識，最終確保所有患者都具有完整、客觀和準確的病歷檔案資料。2.管理制度的精細化。在全院范圍內大力推行并執行精細化管理制度，確定各科室臨床醫生與病歷檔案室工作人員的職責，加強病歷檔案回收、裝訂以及保存方面的管理，將管理工作精細到個人，實現每一項工作流程和管理制度的精細化。3.管理措施的精細化。精細化的管理措施主要體現在以下幾點：（1）嚴格控制首頁質量：要求完善所有患者的基本信息資料（姓名、年齡、職業、學習或工作單位等），特別強調以有效身份證件為依據，實名制辦理;在病歷檔案首頁處添加分類代碼，臨床醫生在填寫首頁的時候需嚴格遵照書寫標準，對患者的主要診斷、次要診斷、手術及各項操作明確無誤后，交由病歷檔案室的編碼人員處理。（2）病歷檔案管理的細化和量化：指派專人回收病歷檔案，指派專人記錄病歷檔案（如起始頁碼、化驗單數量、病程記錄等），每個環節都落實到個人，病歷檔案由病房移交病歷檔案室的時候需科室負責人員與回收人員雙方簽字，一旦出現問題相關人員應承擔相應的責任;建立病歷檔案信息化管理系統，將所有患者的相關信息錄入系統，方便以后隨時查詢。（3）病歷檔案管理的流程化：制定并形成一整套從病歷檔案回收到整理，再到裝訂和編碼，以及電腦錄入的完整流程體系，防止缺頁缺項，同樣每個流程落實到個人，專人專管。（4）病歷檔案管理的標準化：嚴格執行ISO病歷檔案管理標準，建立嚴格且合理的病歷檔案借閱和復印制度。（5）病歷檔案管理的人性化：在遵循嚴格管理制度的同時，也應結合患者的實際情況，在充分溝通的基礎上，幫助患者節省人力和財力。

（三）評估指標。1.精細化管理效果指標。分別收集2013年6月～2015年5月期間和2015年6月～2017年6月期間的不合格病歷檔案以及醫患糾紛病歷檔案，計算兩個時段的首頁質量合格率、缺頁缺項率和醫患糾紛發生率。首頁質量合格率=首頁不合格病歷檔案數量/該時段病歷檔案總數×100%;缺頁缺項

率=缺頁缺項病歷檔案數量/該時段病歷檔案總數×100%;醫患糾紛發生率=醫患糾紛數量/該時段病歷檔案總數×100%。

2.病歷檔案管理人員的績效考核。參考有關文獻，制定我院病歷檔案管理人員的績效考核量表，分別于2015年5月和2017年6月對我院病歷檔案管理人員進行績效評估。考核內容有：（1）病歷檔案歸檔（5分）：及時回收病歷檔案、錄入信息化管理系統、按編號入庫;（2）病歷檔案回收情況（25分）：核對每天入院與出院的患者，患者出院3天以內回收并核實病歷檔案，及時糾正并登記病歷檔案回收過程中發現的書寫不規范、文本不清潔、內容缺失等問題，沒有按時回收的病歷檔案需及時注明并匯報直到回收;（3）病歷檔案的格式管理（30分）：首頁完整與否、有無簽字、順序是否正確、黏貼是否合規，病歷檔案中的資料有無缺失或張冠李戴;（4）登記和建檔（10分）;（5）資料匯總（5分）;（6）管理流程（10分）;（7）存檔與保管（10分）;（8）借閱與復印（5分）。滿分為100分，90～100分為優，80～90分為良，60～80分為合格，<60為不合格。合格率=60分以上的管理人員數量/該時段管理人員總數×100%。經過Cronbachs α系數評估，該量表的Cronbachs α系數為0.929（P<0.05），具有較好的一致性。

（四） 統計學處理。采用SPSS19.0分析數據。計數資料用率表示，組間比較用χ2檢驗;計量資料采用（x±s）表示，組間比較采用t檢驗;取p<0.05為差異具有統計學意義。

二、結果

（一）比較實施精細化管理前后的首頁質量合格率、缺頁缺項率和醫患糾紛發生率。經檢查核實，2013年6月～2015年5月期間，我院首頁質量合格的病歷檔案為6374份，合格率為79.68%，缺頁缺項的病歷檔案為12份，占0.15%，醫患糾紛22例，發生率為0.28%;2015年6月～2017年6月期間，首頁質量合格的病歷檔案為7997份，合格率為99.96%，缺頁缺項的病歷檔案為0份，占0.00%，醫患糾紛0例，發生率為0.00%。經比較，研究組與對照組在首頁質量合格率、缺頁缺項率和醫患糾紛發生率等方面差異均具有統計學意義（P<0.05），詳見“表1”。

表1 研究組與對照組首頁質量合格率、缺頁缺項率和

醫患糾紛發生率比較[n（%）]

組別 例數（n） 首頁質量合格率[n（%）] 缺頁缺項率[n（%）] 醫患糾紛發生率[n（%）]

研究組 8000 7997（99.96） 0（0.00） 0（0.00）

對照組 8000 6374（79.68） 12（0.15） 22（0.28）

χ2值 1800.317 12.009 20.030

P值 0.000 0.001 0.000

（二）比較實施精細化管理前后的病歷檔案管理人員績效考核合格率和考核評分。經檢查核實，2013年6月～2015年5月期間，我院病歷檔案管理人員績效考核合格者15名，合格率為75.00%，考核評分為（67.84±8.45）分;2015年6月～2017年6月期間，考核合格者20名，合格率為100%，考核評分為（86.72±8.24）分。經比較，實施精細化管理前與實施精細化管理后的考核合格率和考核評分差異均具有統計學意義（P<0.05）。詳見“表2”“表3”。

表2 實施精細化管理前后病歷檔案管理人員績效考核

合格率比較[n（%）]

時段 例數（n） 績效考核合格率[n（%）]

精細化管理前 20 15（75.00）

精細化管理后 20 20（100.00）

χ2值 5.714

P值 0.017

表3 實施精細化管理前后病歷檔案管理人員績效考核評分比較[n（%）]

時段 例數（n） 績效考核評分（x±s）

精細化管理前 20 67.84±8.45

精細化管理后 20 86.72±8.24

χ2值 7.154

P值 0.000

三、討論

（一）當前醫院病歷檔案管理中存在的問題。目前醫院在病歷檔案管理方面的問題大致如下：1.從事病歷檔案管理工作人員的專業水平較低。目前國內絕大多數醫院從事病歷檔案管理的工作人員是由臨床或護理崗位調動到病歷檔案室，缺乏系統的病歷檔案管理知識和技能;加上多數醫院內部對于病歷檔案管理工作不重視、病歷檔案室工作人員待遇低、缺乏外出進修學習的機會等多種原因，影響了這部分人員的工作積極性，無心提升專業知識，于是影響了病歷檔案管理的發展水平。2.醫院領導層對病歷檔案管理不夠重視。大多數醫院的領導層仍然將“醫院的經營”置于醫院發展的首要位置，對病歷檔案管理的認識程度還不夠，致使病歷檔案工作相對滯后。3.臨床醫護人員不重視病歷檔案的質量。病歷檔案記錄包含了患者從入院到出院的全部信息，低質量的病歷檔案有可能造成信息遺漏或偏差;臨床醫護在書寫病歷檔案時的常見問題有字跡潦草、隨意涂改、錯別字現象、表述無邏輯、語句不專業、病程記錄不完整、病情分析不嚴謹等等，這些都嚴重影響了病歷檔案的質量，甚至為今后有可能出現的醫療糾紛埋下了隱患。4.病歷檔案管理制度不夠完善。相當多的醫院沒有建立起規范的病歷檔案管理制度，比如借出不歸還、或不按時歸還，甚至將部分有價值的病歷檔案資料占為己有等。5.病歷檔案管理工作環境較差。不少醫院只看重經濟效益，對病歷檔案管理缺乏投入，病歷檔案室仍以老舊病房、辦公樓為主，信息化程度也不高，缺乏現代化辦公設備，許多工作無法開展。

（二）精細化管理應用于醫院病歷檔案管理工作后的特點。精細化管理4大特點：精、準、細、嚴。分述如下：1.精是指精益求精。把病歷檔案管理工作的每個地方都做到精致，從臨床醫護到病歷檔案室人員，每個崗位都需強調病歷檔案管理意識，規劃出工作路徑和工作目標，并養成持續精致、完美的狀態，徹底改變既往的粗放管理作風;對病歷檔案管理人員進行規范化培訓，配備先進的信息化設備，精心配制軟件和硬件，確保病歷檔案管理的規范化。2.準是指準確的信息和數據。精細化管理要求以準確的信息為基礎，病歷檔案內容的準確性格外重要，必須做到內容的真實、客觀、及時和嚴謹，才能保證病歷檔案的高質量。3.細是指細化管理。精細化管理要求將事情逐層分解、層層深入，而醫院的病歷檔案管理通常需要把時間分解到日、時，任務分解到人，這樣才有利于具體流程和路徑的實現，更好地把病歷檔案工作服務于醫、教、研等工作和糾紛、理賠等相關事件。4.嚴是指嚴格執行考核制度和規章制度。制定制度的目的就是為了執行，而執行的主要方法就是考核，精細化管理強調責任人的明確，具有較強的監管力度，各單位可結合自身的實際情況采用獎勵、批評、扣分、罰款等措施，最終目的是確保病歷檔案管理各個環節規范化。由于精、準、細、嚴這4大特征，我院在實施精細化管理后，病歷檔案首頁質量合格率由79.68%增至99.96%（下轉第157頁）

（上接第154頁）（P<0.05），缺頁缺項率由0.15%降至0（P<0.05），醫患糾紛發生率由0.28%降至0（P<0.05），說明精細化管理明顯提高了醫院病歷檔案的管理水平。

（三）精細化管理對病歷檔案管理人員業務水平的促進作用。在實施精細化管理之前，沒有遵照ISO病歷檔案管理標準，更沒有將任務落實到人，管理人員只需按照醫院的規定大概處理即可，因此所有環節都缺乏規范和嚴謹。在實施精細化管理之后，首先就對工作人員進行了相關培訓，其業務水平有了明顯提高，本研究考核顯示，實施精細化管理后的考核合格率和考核評分均較之前明顯提高（P<0.05），說明精細化管理對病歷檔案管理人員業務水平具有促進作用。由此，更進一步促進了病歷檔案管理工作的規范化和精細化。

四、結語

綜上所述，將精細化管理應用于醫院的病歷檔案管理后，明顯提高了病歷檔案管理人員的業務能力，提升了病歷檔案管理的水平，值得學習和推廣。

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