新形勢下企業檔案信息化工作的管理與利用

王芳 郭麗

【摘要】對于追求長足發展的企業來說，我們需要意識到企業檔案信息化建設的重要性，不斷探索企業檔案信息化建設的趨勢和發展現狀，發現并應對企業檔案信息化建設中存在的問題，遵循企業檔案信息化建設的原則提出設想和對策，使檔案管理工作在信息化時代中實現數字化、網絡化的資源共享。

【關鍵詞】企業檔案;信息化建設;有效途徑

一、信息化建設在企業檔案管理中的應用價值

順應科學是企業檔案管理工作的必由之路，也是提高檔案服務水平、加速檔案管理的客觀要求?？茖W的管理手段是保證檔案管理工作順利進行的源泉，是檔案管理模式的重大革新。傳統的檔案形式都以文字記錄的紙質形式存在，現在，由于電子計算機和現代通信技術的發達，檔案信息資源的形式有了更高的發展，不再只是單純的文字形式，還可以增加照片、圖表、聲像等形式，已多形式組合的檔案信息資源形態，使檔案信息圖文并茂、生動形象，使人們對檔案信息資源的內容一覽無余、印象深刻。網絡下的檔案信息資源使檔案資源可以不受時間、不受空間、不受地域的限制，在更高程度上實現了資源的共享，為檔案利用者提供了更為便捷、高效的通道，提高了檔案信息資源的利用率和共享性。

二、當前企業檔案信息化存在的問題

（一）檔案管理信息化意識薄弱。信息化的發展與大數據時代的來臨，改變著我們的生活和工作方式。在信息時代，打破傳統，轉變思想新動能對檔案管理人員是一項挑戰。加上企業檔案管理信息化耗費的資本較高，很多企業管理者并未給予檔案管理高度重視，認為這項工作可有可無，無法給企業帶來利潤，從而降低了檔案管理工作的水平及效率。

（二）檔案信息存在安全隱患。在信息與網絡技術突飛猛進的時代，一些具有高技術的網絡黑客也隨之活躍起來，黑客利用盜取的信息進行非法交易，企業重要信息不僅被泄露，財產安全也受到威脅。造成這方面的原因是企業和管理人員缺乏對檔案管理工作安全重要性的認識，缺少有效的防護措施對檔案信息進行保護。

（三）檔案專業人才短缺。數字化、網絡化、智能化對新時期檔案管理人員提出了更高的要求，對信息化建設理解不夠全面，缺乏系統的業務知識培訓，僅僅具備文字能力和簡單的計算機操作能力，已無法滿足現代化的檔案管理需求。因此，人才短板成為了制約檔案管理水平跨越性提升的“攔路虎”。

三、實現企業檔案信息化建設的有效途徑

（一）統一管理凝聚合力，實現檔案管理體系網絡化。要制定確實可行的規劃，認真研究企業信息化和管理變革、流程再造對檔案服務工作的要求，統籌規劃，加快檔案信息化建設。將檔案信息化納入企業信息化建設整體方案，共建共享，創建數字化檔案室，建立規范化、標準化、可共享的檔案目錄數據庫和全文數據庫。探求通過對企業各個管理層面、專業系統的檔案資源深度融合、重組創造和共享開發，著力解決檔案信息“孤島”，實現檔案網絡化遠程利用，提高檔案管理現代化水平。要以企業信息技術平臺為依托，建設檔案資源管理服務平臺，將職能重心從檔案實體管理轉向檔案信息管理、知識管理，加速知識資產向企業現實生產力轉化。

（二）強化檔案數字化過程，提升電子檔案管理安全化。檔案安全是檔案工作的生命線和底線，是檔案管理部門的基本任務和第一要務，堅持把抓好檔案資料和檔案信息的有效管理和安全保護放在檔案工作的首要位置。要樹立牢固的安全防范意識，加強檔案信息化管理安全體系的構建，加快紙質檔案數字化過程，完善庫藏結構，積極利用網絡提供檔案在線服務，實現電子文件的安全性、實用性、便捷性。并認真做好電子檔案的異質備份，嚴格執行《涉密和非涉密移動存貯介質保密管理規定》等制度，堅持發揮科技創新的先導作用，為電子檔案信息安全提供堅強的技術保障，確保數字檔案和電子文件內容真實、長久可讀和有效利用。

（三）軟件硬件一起抓，推進檔案管理現代化。信息化條件下，電子檔案分類管理、電子文件規范歸檔以及數字化處理對檔案信息資源開發利用提出了新的要求。檔案部門應積極適應云計算、大數據技術發展的趨勢，規劃與建設好數字化檔案數據庫，加快檔案數字化進程。特別是針對檔案工作人員少、檔案藏量大的情況，要更多地利用電子設備對檔案信息進行檢索、編研和統計，進一步提高工作效率和檔案信息開發效益。這就要求加大檔案信息化建設的資金投入，完善現代化的硬件設施，配齊檔案現代化所必有的網絡服務器、計算機、打印機、掃描儀、復印機、光盤刻錄機以及互聯網設備等辦公設備。同時，要強化軟件設施建設，依托電子公文系統，不斷加強電子文件的歸檔和傳統載體檔案的數字化管理，加大檔案現代化、信息化建設力度，開發現代檔案管理軟件，推進數字化檔案室建設，通過在線授權，實現本企業檔案資料在線共享和管理無紙化、收藏數字化、服務網絡化，直接實現檔案信息管理從傳統管理階段向信息資源管理階段邁進。

（四）強化業務學習和創新，推進隊伍建設專業化。為了全面推進檔案管理現代化，順應企業戰略發展要求，以檔案管理現代化為手段，全力打造信息化、智能化、網絡化檔案室，要做到如下幾點：一是要培養一支高素質的專職檔案管理隊伍，引進專業人才，強化業務技能培訓和網絡技術培訓，樹立先進的管理思想，學習科學化的檔案管理理論，積極改進服務方法，完善服務手段，拓寬服務領域，全面提高檔案工作人員的綜合素質，為檔案室管理從傳統模式向現代化管理轉變奠定堅實的基礎。二要在不斷探索創新基礎上，及時總結好的經驗做法，積極尋找檔案管理中的創新點和閃光點，并進行匯總、整理、優化，努力探索出一套適合本企業工作實際的現代化檔案管理機制。