淺談機關數字檔案室建設

黃苑艷

【摘要】隨著無紙化辦公的深入推進，檔案管理工作作為文件處理流程末端的環節，其數字化需求顯得越來越大、越來越緊迫，數字檔案室由此而產生。本文從機關單位數字檔案室建設的作用、建設過程中需要注意的問題以及建設的建議3個方面對數字檔案室建設進行闡述，以數字化手段推動機關單位檔案工作的發展。

【關鍵詞】檔案;數字化;建設

數字檔案室是集成掃描技術、檔案識別技術和存儲技術等技術發展形成的一種新型信息化檔案管理手段。數字化的檔案管理能夠把機關單位產生的紙質文件、電子文件、錄音、視頻等資料進行存儲，利用網絡平臺突破地域局限，更好地收集資料，提高檔案的整理質量及效率，方便檔案的檢索，提高日后查詢利用。數字檔案室的建設能夠幫助機關單位更好地管理檔案，大幅度提高工作效率。

一、數字檔案室建設的作用

（一）確保安全。傳統的檔案主要采用紙質保管，雖然能夠保存各種檔案的原始痕跡，但隨著時間的推移，紙質檔案容易發生紙質老化、文字模糊、標識不清、蟲蛀等現象，對檔案造成不可逆的損害，給檔案后期的利用帶來不便，使檔案安全性降低。同時，紙質檔案很容易受到火災、水災等災害的損害，一旦受損便無法復原，亦少有備份。建立數字檔案室，采用數字化歸檔文件資料，可將傳統紙質檔案通過掃描等方式錄入電腦，掛接到檔案系統用數據庫形式保存。系統擁有自動備份功能，可每天自動備份檔案系統數據，且可采用本地備份和異地備份的雙備份模式，并支持對任意備份進行恢復，確保數據安全和完整。

（二）提高效率。數字檔案室能夠與現有的電子辦公系統對接，通過網絡平臺將電子辦公系統內儲存的電子文件、資料直接過渡整理為電子檔案，存儲在檔案系統數據庫，實現數字化歸檔管理。對于少數紙質文檔，可以進行掃描，通過數字檔案室的錄入系統和管理系統操作，減少人工操作，大大提高工作效率。

（三）實現整合。行政機關單位除機關本身設立內部處

（科）室外，大多設立了下級部門，并很可能不在同一地點辦公。且各下級部門作為獨立法人單位，亦設立本單位的檔案室，各自資料歸檔，導致各類檔案數據無法整合，缺乏有效利用。例如，河道由于其跨地域的特點，其建設管理資料分散在各河段所屬行政區或相關管理單位，檔案資料的碎片化導致了信息不全面、不可靠的問題。數字檔案室依托網絡平臺，統一數據庫，可將不同地方單位的檔案資料進行同類歸檔，實現檔案資料的有效、有機整合。

（四）方便查閱。數字檔案室建成后，檔案系統可設立便捷的全文檢索功能模塊。如需查閱檔案，僅需提供文件出現的重要詞條便可查詢到相應文件，極大方便了檔案的查詢，有效提高了檔案利用率。系統還可對不同單位的使用人設置登錄訪問權限，通過授權后可以隨時查閱不同地域的檔案資料，且只需在電腦上點擊幾下鼠標即可完成，省卻了傳統檔案室必須人工到檔案庫房逐件查找、提取檔案，在檔案歸還時也必須逐件逐頁清點清楚、重新入庫等繁瑣的環節。

二、數字檔案室建設過程中應注意的問題

（一）信息安全問題。信息安全是建立數字檔案室首要考慮的問題。依托互聯網平臺的檔案系統，雖然方便了查詢和利用，但是對網絡的安全要求也更加嚴格。在建設數字檔案室的過程中，應全方位考慮設備網絡安全、計算機存儲安全、數據存儲安全、備份數據安全、檔案管理系統安全等，要最大程度保障互聯網平臺上的數字檔案室在使用過程中或網絡傳輸過程中的檔案信息安全，從硬件到軟件確保數字檔案室不被入侵、攻擊，嚴防信息泄密。涉密檔案管理系統應與互聯網隔離，通過端口映射來實現互聯網訪問，降低服務器風險。必要時可增加監控設備，在數據加工現場進行視頻監控，隨時提供檢查，并對監控視頻錄像進行存檔管理，超過規定期限后方可刪除。

（二）紙質檔案和數字檔案雙軌制。紙質檔案保留了文件處理的歷史痕跡，被篡改難度大，如嚴格按照要求存放，妥善保管，其物理性穩定，可存放利用上百年。而且紙質檔案還是許多電子檔案生成的原始數據。所以在建設數字檔案室的同時，不能淘汰傳統紙質檔案，即使是網絡上直接生成的電子檔案也要打印成紙質檔案進行留存。兩者并存、兩者兼顧，相輔相成才能將檔案工作做得更加完善。

（三）加強涉密信息載體管理。隨著科學技術的不斷發展，越來越多的如U盤、移動硬盤等新型電子信息載體應用在工作當中。特別是加密u盤、加密光盤、涉密硬盤等涉密信息存儲載體，在管理好紙質檔案的同時，也必須加以妥善保管。在數字檔案室建設過程中應該建設專門的管理系統和專門的庫房對這些涉密載體進行保管，保證涉密載體在存檔過程中的絕對安全。

三、數字化檔案室建設的幾點建議

（一）數字檔案室和電子辦公系統相結合。行政機關單位傳統的檔案管理基本上是檔案管理員每年年底進行資料文件的收集，次年年初整理后錄入檔案系統。此種檔案整理方式時間過于集中，出現短時工作峰值，甚至需要通過外部力量協助才能完成，而且資料整理成檔案存在時間滯后，缺乏時效性。在建設數字檔案室時，可將檔案系統和電子辦公系統進行融合，在電子辦公系統的辦文流程節點中嵌入檔案系統端口，到達相應的環節文件資料即自動導入檔案系統，及時形成電子檔案能被再次利用，縮減等待時間，既能提高時效性又能減少工作峰值過于集中帶來的人力資源損耗。

（二）應用國產化設備。信息安全是數字檔案室管理的根本要求。近幾年來，國家大力推動信息安全領域國產化設備的應用，各種硬件和軟件的產品也在不斷研發和創新，已經達到了國際先進水平。數字檔案室建設過程中建議更多地采用國產化的設備，以加強檔案管理的安全性。

（三）綜合考慮系統研發的業務需求。數字檔案室應依據國家標準行政管理檔案和科技檔案的規范，充分考慮各使用單位、使用人需求，結合信息化系統特點進行建設。例如，查閱電子檔案時，可通過加注“屏幕水印”等手段，確保檔案不被非法復印;任何格式的檔案文件，需要傳輸到外單位，即脫離單位控制時，均可在檔案系統中對該檔案加注“檔案專用印章”，控制使用目的、有效日期等，并將檔案生成為不可更改的TIFF圖像文件。又如，系統建設要強調結構化、模塊化、標準化，做到界面清晰、接口標準、連接暢通，使系統既有完整性，又有靈活性;系統的菜單格式、快捷鍵等要充分考慮使用人的習慣，做到方便易用，讓使用者只需了解實際工作的工作流程，無需經過復雜的操作培訓即可方便地掌握使用。

（四）推廣應用人工智能。隨著科學技術的不斷發展，人工智能也日漸成熟。在條件允許的情況下，可以考慮在數字檔案室中推廣應用人工智能的產品，比如檔案管理機器人。現階段的檔案管理中，紙質文件是由人工進行掃描上傳到檔案系統的，但該紙質文件仍需按傳統方式進行整理歸檔入庫。如使用檔案管理機器人，紙質檔案歸檔入庫需人工操作的工序都將由機器人代替，進行自動編號、自動裝訂，自動存放到檔案盒中，通過傳送帶自動將檔案盒運送到相應的檔案柜中。

四、結束語

綜上，數字檔案室能讓機關單位的檔案管理更加方便，提高檔案管理工作效率。在數字檔案室的建設過程中，要著重對檔案的保存、安全問題進行研究，讓檔案的保存更加完整、安全。數字化檔案管理是一種新型的檔案管理方式，還需要更多的檔案管理者對其進行應用、改進，才能真正推廣到更多單位。

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