新形勢下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化分析

張寧

【摘要】我們要緊跟新時代的步伐，學會掌握運用信息化技術，對檔案進行更加規(guī)范的管理，充分展現相應的作用。本文根據我國事業(yè)單位在檔案管理工作中普遍存在的問題，探究檔案管理工作的優(yōu)化原則，以及新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新途徑。

【關鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;新形勢;規(guī)范化管理;改革創(chuàng)新

伴隨著新時代的經濟發(fā)展，事業(yè)單位在檔案管理工作方面受到了嚴峻的挑戰(zhàn)。在事業(yè)單位看來，檔案管理工作并不能為本單位帶來相應的利益。因此，檔案的管理工作并沒有得到單位的重視。所以，事業(yè)單位檔案管理工作需要順應新時代新形勢的發(fā)展規(guī)律，利用信息技術，將檔案管理與信息技術相結合，使事業(yè)單位的檔案管理逐步融入信息化模式。使事業(yè)單位的檔案管理進一步得到規(guī)范化。而在此過程中，則需要依靠相應的主管領導與相關管理工作人員互相協助，相輔相成，充分利用現有的信息技術對檔案管理工作進行改進、完善，并要提高事業(yè)單位在檔案管理中的規(guī)范化程度，推進事業(yè)單位各項工作規(guī)范化、科學化發(fā)展。

一、檔案管理工作中的問題

（一）檔案管理制度與檔案缺失的問題。檔案缺損是事業(yè)單位和企業(yè)單位中相當嚴峻的問題。特別是在實際檔案管理工作中，單位的領導和檔案管理人員對于檔案的不重視，導致了檔案在管理中會有一些紕漏。例如檔案的儲存不利，檔案的收集不及時和對于檔案管理不恰當等情形，而造成相關檔案資料的缺失和破損，此舉對事業(yè)單位的檔案管理工作將造成非常嚴重的影響。分析檔案管理的現狀，我們由此得知，在眾多的事業(yè)單位中，只有少數建立健全了檔案管理制度。就是因為沒有規(guī)范化、合理化的制度，導致了檔案在管理方面的漏洞。而就另一方面而言，正是因為檔案管理制度的不健全，出現了檔案管理崗位的不合理現象。更有甚者，一些事業(yè)單位的檔案管理人員出現一人多崗的現象，使管理人員的注意力和精力雙重分散，從而使檔案管理工作出現瓶頸。

（二）檔案管理中信息建設的匱乏。檔案管理網站建設是檔案信息化建設中不可缺少的一個步驟。由于我們對檔案信息需求不斷增加，想從龐大的檔案資料中找到相應的資料，這個工程需消耗大量的時間和精力。而從本質上說，檔案管理是一個龐大的信息數據，單靠人工來進行數據的收集、整理、查閱、存放是一個耗時耗力的巨大工程，人工進行操作，時間久了難免會出現錯誤，工作量繁重，而且效率低下，大大增加了勞動成本，造成了事業(yè)單位資金的開支，從而出現各種各樣的管理問題。所以我們目前要結合新的大環(huán)境，對檔案信息管理進行優(yōu)化，引進掌握信息化處理能力的人才，使檔案管理現代化。時代在不斷發(fā)展，社會也不斷進步，在目前信息大爆炸的時代，我們檔案管理也要借助于高科技設備的幫助。通過對檔案管理信息化的加強，提升了檔案資源的管理，也緊跟時代的腳步，加強了事業(yè)單位的建設。在新形勢下，檔案管理建設需要順應時代的發(fā)展，做到與時俱進，開拓創(chuàng)新。

（三）檔案管理人員出現的問題。因為一些事業(yè)單位疏忽了對檔案的管理，認為檔案管理就是整理資料等不積極思想，缺乏了對檔案管理人員的管理。這種不正確的想法導致檔案管理人員不積極投身于管理事業(yè)。并且在日常的管理工作中，沒有對檔案管理人員進行培訓和定期考試，這也對檔案管理產生了極不好的影響。對于檔案的管理上，整體意識不夠，沒有提升大局意識是不可以的，很多工作人員在事業(yè)單位工作時間久了，再加上平時的單位管理、訓誡不夠，缺少對工作的大局意識，大局觀過于松散，沒有充分認識事業(yè)單位檔案管理工作的必要性，認識過于片面，沒有重視檔案管理與檔案缺失問題，導致各種管理問題逐一出現。所以提升檔案管理人員的整體工作意識與大局觀意識是非常必要的。

二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的對策分析

（一）完善檔案的管理制度與檔案缺失問題。事業(yè)單位檔案管理工作是一項嚴肅并且嚴謹的工作，在日常的管理中，要時刻遵守各項規(guī)章制度。檔案管理工作的開展需要在制度的保證下進行。事業(yè)單位要想使制度的規(guī)范作用最大化發(fā)揮出來，真正做到對員工行為進行約束和規(guī)范，就要使制度的權威性與執(zhí)法嚴肅性真正體現出來。事業(yè)單位檔案管理者，應當高度重視檔案管理工作，定期對檔案管理工作進行監(jiān)督，建立檔案管理者的憂患意識，從根本上杜絕慵懶的工作態(tài)度。及時發(fā)現問題，并且能夠及時解決，完善檔案管理制度，提升制度落實的效果。有效落實檔案管理制度，大力宣傳制度規(guī)定，提升單位人員對制度的認識，在日常工作中著重注意數據資料的保存、整理和存檔。事業(yè)單位的檔案一般具有很強的機密性，我們要不斷建立完善的法律法規(guī)制度，不斷完善管理，制定出一套切實可行，行之有效的事業(yè)單位檔案管理制度，而對于檔案缺損，需要有一定的懲罰制度。

（二）加強對檔案信息管理的建設。以前的管理中，檔案的錄入都是由檔案管理人員手動進行錄入。在新形勢新背景下，利用計算機、掃描儀等儀器將紙質資料、文字、照片、影音視頻等資料轉變?yōu)殡娮拥男问剑瑥亩鴮崿F了檔案紙質與數據格式并存的形式。查找資料時可以利用計算機的搜索功能對想要的資料進行搜索并進行管理。方便了各個部門工作人員的工作，更加便捷地傳遞檔案信息，對提升檔案的登記、傳遞、個人審閱效率等有很大的提升。同時在將檔案轉變成信息化的同時也需要注意相應的隱患。一些事業(yè)單位在建設檔案管理時容易出現資料被盜等情況，所以要建立計算機防盜系統，保證在危急情況出現時會有相應的應急對策。在檔案信息化管理中也需要把檔案進行備份，每日對檔案管理系統進行檢查維修。加強檔案管理者的專業(yè)能力，不斷進行業(yè)務培訓，大量采用現代化的管理辦法。減少手工錄入、錄取的工作，降低因為手工工作而造成的錯誤發(fā)生。

（三）著重提高檔案管理人員的素質。檔案管理要有保密性，事業(yè)單位檔案管理是溝通國家與社會的一項重要工作。事業(yè)單位檔案的管理人員應該以身作則，不斷優(yōu)化自身工作，及時改進不足，提升整體業(yè)務素質水平。檔案管理人員應具有極強的政治責任感與工作使命。需要對該崗位工作人員定期培訓，制定一系列的培養(yǎng)計劃，如政治思想培訓，工作職能培訓。在檔案管理信息化后，也需要增加檔案管理人員對計算機知識的掌握程度，對掌握能力相應打分，確保工作人員能學習掌握專業(yè)知識，保證管理工作的規(guī)范。因此，專業(yè)化、綜合化的檔案管理人才結構的建設，對實現檔案管理信息化、現代化至關重要。提升管理人員的整體素質，學習科學先進的管理辦法，促使檔案管理者年輕化。

三、結語

隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位的領導需要針對檔案管理中出現的問題，積極解決問題，針對問題提出相應的解決方案，充分利用信息化資源，配備專業(yè)的計算機軟件系統，使檔案管理的水平得到逐步的提升。并且對管理人員進行培訓，保證其掌握的知識得到充分運用。使檔案管理工作更加規(guī)范。只有對事業(yè)單位檔案管理工作不斷進行創(chuàng)新發(fā)展，才能滿足日益增長的現代化建設需求，更好地迎接新的挑戰(zhàn)，促進和諧社會的發(fā)展，營造一個和諧、美好的生活環(huán)境。

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