淺談如何加強醫院辦公室公文管理工作

彭美玲 朱江 石旦 蔣淑君

【摘要】“辦文”是辦公室業務的重要內容之一，網絡化、信息化的時代背景下，對公文管理提出了更高的要求。醫院公文是從事醫療活動的準繩，體現醫院行政機關的管理水平，在醫療衛生事業環境下，醫院公文具有特殊性，也存在一定的問題和挑戰。本文結合醫院公文的特點和公文管理工作中存在的問題，提出相應的對策和建議。

【關鍵詞】醫院管理;公文;辦公室

一、醫院公文的特點

（一）專業性更強。醫院任何活動都圍繞著“醫”字，醫院公文也不例外，作為指導各項醫療工作的載體，涉及的內容與醫療業務密切相關，醫院公文會有大量專業名詞和術語，對醫院公文的撰寫、閱讀、處理都需要具備一定專業背景才能更好完成。

（二）時效性更強。醫院公文是伴隨醫療活動產生的，目的是滿足醫療活動、規范醫療行為。醫院醫療活動全天候全年無休，任何時間都為診治病人服務，不受節假日影響，突發事件較多，意外因素較多，公文要求實時、動態，才能積極響應，滿足不斷變化的因素。

（三）綜合多樣性。醫院的各項工作，既需要接收國家、省、市各級醫療衛生行政主管部門的下行文，也需要向主管部門報送總結、請示、報告等上行文，既有院內各科室、部門之間的內部行文，也有與院外其他單位、機構的公文交換。所以，醫院使用到的文種非常繁雜，常見的有決定、通知、請示、批復、函、報告、會議紀要等，覆蓋大多數公文文種。

二、公文管理存在的問題

（一）公文管理重視度不夠。醫院一切以醫療業務為主，受醫院主體業務地位的影響，領導對于公文管理重視度較低，認識不到公文工作的重要作用和意義，不會把公文管理作為醫院管理提質增效的突破口。從科室、部門層面上來說，往往只對涉及到自己科室、部門利益的公文給予重視，對與自己科室、部門利益關系較遠的公文處理欠規范，重視度不夠。

（二）制度需要健全和更新。現有的公文管理制度年代較遠，沒有及時更新，文件流轉傳閱缺乏監控，會出現文件處理延遲，涉及到多部門處理的公文，會出現權責不清、扯皮現象，影響公文處理效率。

（三）信息化程度不高。大多數公文處理模式屬于“半電子公文化模式”，實行電子公文和紙質公文同時運行的傳閱方式。優點是利用了網絡傳閱電子文件快捷的特點，滿足了部分領導習慣閱讀紙質文件的需求。缺點是紙質公文的處理過程，都是依靠人員在傳遞傳閱，耗費人力與物力，重復勞動，易出錯，辦公效率低，在傳閱過程中有損壞或遺失風險。紙質文件不能及時有效保存和檢索，且文件查詢流程繁瑣。

（四）檔案銜接不到位。公文管理是一個完整周期，包括公文的形成、運轉、傳遞、存貯、歸檔或銷毀。公文與檔案是文件不同階段的表現形式，歸檔為了便于日后的檢索和查閱。在實際工作中公文處理與檔案管理的工作人員不同，會出現文件歸檔與查詢口徑不一致、滯后性等問題，一般第二年的年初歸檔前一年的文件，歸檔時間上的滯后性，導致文件查詢不便。若遇到緊急查詢的文件，需要從當年大量的紙質文件中翻找，浪費大量時間和精力，文件利用效率低下。

（五）公文管理設備陳舊。首先，公文管理設備落后陳舊，跟不上信息化發展步伐。其次，公文管理系統滯后，軟件不完善，滿足不了現有公文管理的需求。再次，放置公文檔案的基礎設施不能滿足公文存貯的環境要求，對公文檔案的完整、有效保存不利。

三、做好醫院公文管理的建議

網絡化、信息化的時代背景下，公文管理需要不斷完善以適應時代要求，在新形勢下需要建立醫院公文辦公管理平臺，提高公文處理工作的質量和效率。以公文管理工作實際要求和傳統公文管理方式中人工傳遞流程為基礎，需要根據國家對公文處理的要求，結合醫院自身實際，開發醫院公文管理系統，明確發文流程（擬稿、核稿、會簽、審批），統一公文處理流程，實時監控文件處理過程（流轉、審批、催辦、督辦等），公文的傳遞傳閱過程更加規范、高效，實現公文自動歸檔、統計，為日后公文的檢索查詢提供便利。具體從以下幾個方面著手。

（一）提升全體職工對公文管理的重視程度。醫院具有醫、教、研、防多種職能，承擔任務非常艱巨，增強公文處理能力，可以優化辦公流程，規范辦文程序，提高醫院整體行政辦公效率，從而節約醫療資源，進一步改善醫療服務，為廣大患者服務。首先，加強對辦公室公文管理工作的重視尤為重要，從領導到普通職工都應該樹立公文管理的意識，真正提高醫院辦公室公文管理的水平，最終服務于醫院。其次，每個部門設醫學專業背景的公文管理人員，細化分工，使工作人員認識到公文的重要性，將公文管理工作由被動轉化為主動，保證每一項具體工作涉及到的相關公文管理落到實處。最后，醫院可加大宣傳力度，通過宣傳、培訓會、講解等多種方式，擴大公文管理的普及面，增強全院職工公文管理的意識和能力。

（二）建立完善的公文管理制度。隨著社會的發展，醫院公文管理應與時俱進以適應時代和醫院快速發展的需要，完善的公文管理制度能夠為醫院公文管理的進一步規范提供制度保障，公文管理的規范化、制度化、標準化，進而推動各項工作高效運轉。完善公文管理制度需要考慮的因素：首先，科學合理，醫院要根據自身發展實際，因地制宜制定公文管理規則，有針對性地開展公文管理工作。其次，醫院在制定公文管理規則時，要充分注意到與其他工作、各個部門的協調配合，使制定的規則具有較強的靈活性和可操作性。

（三）公文管理設施和設備及時更新。及時更新公文管理設施和設備，為公文管理的規范化提供物質保障。引進一些操作便捷的先進設備、計算機輔助系統，建立良好的公文處理系統，及時淘汰舊的公文設備，提高行政辦公效率。

（四）公文管理信息化。建立計算機檢索公文系統，醫院辦公室公文的數量眾多，類別繁雜，尤其在年底尋找當年還未歸檔的文件，如果想從繁多的文件中找到某一公文猶如大海撈針，十分困難。而利用計算機檢索可發揮計算機管理優勢，提高辦文效率，依靠網絡和信息化，實現從公文信息建立、流轉、管理到檢索的一體化，在保證保密原則的前提下，兼顧信息資源共享。通過信息化技術，可以全程記錄公文流轉過程，包括建立時間、簽批內容，對公文起草過程的修改痕跡、領導的審批意見、部門的承辦記錄，都能夠全部保存并自動備份，還原公文檔案的形成過程、保證客觀、準確，進一步實現公文同步存檔、同步整理、同步查詢。

（五）加強對科室公文的監督管理。在部門（科室）發文之前最大程度加強對科室公文的監督，在發文前重點審核的是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合《國家行政機關公文處理辦法》的規定等。醫院公文在加蓋印章前，院辦公室應對文件內容及格式進行檢查，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。在收文上，督促部門（科室）將收到的上級文件及時交院辦公室，保證公文傳遞傳閱的時效和及時歸檔。

【基金項目：2018江蘇現代醫院管理研究中心指導性課題（JSY-3-2018-074）】

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