信息技術高速發展時期企業人事檔案管理思考

陶麗琴

【摘要】立足現代社會，企業的發展離不開人事檔案的支持性作用，強化信息載體作用的發揮，事關人才的選拔與使用，凸顯依據性作用，對企業健康與可持續發展意義深遠。傳統人事檔案管理模式凸顯滯后性，與時代發展不相適應。本文以現代企業人事檔案管理發展實踐為依托，分析了發展中存在的問題，提出了信息時代對企業人事檔案管理的新思考。

【關鍵詞】企業;人事檔案;信息化;管理;思考

企業人事檔案主要形成于各種人事活動之中，強化對個人諸多表現的全面記錄，是個人資歷與學歷的體現與證明。人事檔案是企業管理不可或缺的內容，是人事活動的核心，與個人的發展以及企業進步息息相關，社會價值突出。因此，要重視企業人事檔案管理工作的有序開展，做好收集、整理以及保存工作，以便更好發揮人事檔案服務企業與社會的功能。

一、企業人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案管理模式滯后，整體管理水平不高。立足當前企業人事檔案管理實踐，傳統管理模式仍占據主導地位，凸顯呆板性，缺乏靈活性。從管理人員角度分析，專業化培訓匱乏，對崗位職責認識不深刻，工作內容不明確。人事檔案管理知識與培訓的匱乏直接影響檔案管理者工作積極性與熱情，專業思想不強，無法保證檔案收集與整理的可行性與完善性，與企業發展不同步，在根本上制約了人事檔案管理工作對企業生產價值的發揮，制約了檔案管理效率的提高。

（二）人事檔案信息化建設緩慢，管理人員信息化操作水平亟待提升。在信息技術飛速發展的今天，信息網絡技術得到大范圍普及，人事檔案管理也將其滲透在管理實踐之中，目的是有效提升檔案分類的合理性以及查閱的高效性，切實提升人事檔案管理效率。但是，很多企業對信息技術的認識不到位，仍停留在紙質檔案時代，尚未真正體會到信息技術對人事檔案管理的實際作用，制約人事檔案管理信息化建設進程。另外，管理人員信息技術操作水平有限，無法將計算機優勢有效融入人事檔案管理工作之中，信息化程度總體發展速度緩慢。

二、如何提升企業人事檔案管理水平

（一）充分認識人事檔案的服務功能，樹立加強人事檔案信息化管理的緊迫意識。確保人事檔案管理工作高效運行，是當前加強人事檔案信息化管理的緊迫任務。樹立加強人事檔案信息化管理的緊迫意識要從意識形態上重視、從物質形態上支持，逐步建立與現代化發展相適應的人事檔案信息化管理工作機制。樹立人事檔案管理的效率意識，認清信息化管理的效率優勢，充分運用現代網絡技術和運作方式，提高企業人事檔案服務效率。

（二）增強檔案管理人員專業能力與綜合素養，切實提升信息化操作水平。對于人事檔案管理工作，管理效果與人員素質息息相關，因此，要重視自身素質與能力的全面提升。在信息技術的影響下，人事檔案管理人員面臨更高的標準與要求，不斷提高、改善知識結構，尤其是在計算機操作方面，挑戰重重。因此，要對計算機技術以及網絡技術進行積極掌握，將其熟練應用在人事檔案管理實踐之中。除此之外，要善于對先進管理經驗進行借鑒，提升操作水平，強化管理能力的增強，為人事檔案管理工作的順利開展提供堅實的保障。

（三）構建信息化現代企業人事檔案管理系統，強化責任管理制度的全面落實。依托科技，現代企業要建立更加完善與科學的人事檔案管理系統，以人性化為基本原則，強化與自身發展實際的結合。具體講，要重視增強人事檔案管理的便捷性，發揮計算機技術以及網絡信息技術的作用，合理擴大使用范疇，力求人事檔案管理的連續性。依托信息化檔案管理模式，切實提升檔案管理的實效性。為使原始紙質檔案與數字檔案做到很好的銜接，在數據庫建設的同時解決標準化與規范化的問題，因此我們要有一個完整的業務規范指導體系，要使從事檔案信息化建設的工作人員得到政策上的支持與方式方法的指導，從而形成一個統一、規范、科學、縝密的人事檔案信息資料數據庫。除此之外，要實施責任管理制度，保證責任到人，達到對人事檔案管理行為的有效規范。

（四）加快人事檔案管理信息化建設進程，增強人事管理的實效性。在新的發展階段，信息化建設成為人事檔案管理工作的必然。為此，要將人事檔案管理信息化建設落到實處，應用計算機等信息化設備，開展計算機操作培訓，以便能夠最大化發揮信息技術對檔案管理工作的支持作用，在根本上全面提升人事檔案管理工作效率與水平。在基礎設備建設方面，人事檔案部門應該得到足夠的支持，對本部門所需的基礎硬件設施進行配備，引進綜合辦公系統、開發人事檔案信息管理系統等，并及時更新換代。由于信息化建設進程的加快，對人員素質提出了更高的要求，人事檔案管理人員需要在原有技能的基礎之上，還要有較強的計算機應用能力、網絡操作能力和信息處理能力等等。

三、結束語

綜上，在社會不斷發展進步中，傳統企業人事檔案管理模式凸顯嚴重滯后性，與現代社會人才發展與應用不相適應。為此，正視社會發展對人事檔案管理工作提出的新要求，肯定人事檔案管理工作在企業發展中的作用，正視其現實價值，分析發展中存在的問題，形成有效的解決策略，強化制度化與系統化建設，以信息化為方向，推動企業人事檔案管理朝著信息化與科學化的方向發展。

【參考文獻】

[1]陳鳴.現代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策[J].人力資源管理，2017（10）：326-327.

[2]黃江宏.關于新時期企業人事檔案管理存在的問題分析及對策探討[J].人力資源管理，2017（06）：331-332.