大數據環境下高校人事檔案的管理與利用

陳荔

【摘要】在大數據環境下，高校檔案管理人員應當重視人事檔案管理與應用，不僅要傳承以往的優秀經驗，還應當創新檔案管理方式，重視對數字檔案管理工作的研究，逐步制定新的檔案管理模式。進而將以往的信息共享逐步轉變為信息價值，大大提高高校人事檔案管理效率。本文主要針對大數據環境下高校人事檔案的管理與應用上的問題進行分析。首先探討了高校人事檔案管理過程中的常見問題與挑戰，最后提出了相應的解決辦法，以期為有關研究人士提供參考和借鑒。

【關鍵詞】大數據環境;高校;人事檔案管理

近幾年來，人們的生產生活中增加了對于大數據技術的應用需求，推進了大數據技術的發展與進步，特別是近幾年，人們已處于大數據迅猛發展的時代背景下，這一發展形勢下，高校人事檔案管理工作人員應當發揮自身的專業優勢，總結工作任務，做好人事檔案的管理以及應用，有效搜集海量的大數據信息，使得檔案信息的應用更加合理、高效。針對這樣的發展形勢，檔案管理人員還應優化大數據技術的應用優點。調整人事檔案管理模式，加強科研力度，進而為教研工作的開展提供有效的技術支持，大大提高教研能力。

一、大數據環境下高校人事檔案管理現狀

在大數據背景下，高校人事檔案管理過程中應當結合現階段的發展形勢，然后堅持走持續發展之路，有效利用先進的技術手段，積極轉變檔案管理理念，制定完善的檔案管理制度，從而實現制度改革這一目標。經筆者分析，建議可樹立先進的、現代化的人事檔案管理意識，而后逐步形成系統化的檔案管理機制，要求檔案管理人員始終秉承著檔案管理隱私性與機密性的原則，不僅要考慮檔案管理過程中的特點，還要制定針對性的檔案管理方案，明確檔案發展規律，捋順管理體制，使得服務標準更加秩序化、規范化;切實提高檔案管理人員的綜合素質，使之更具業務能力。除此之外，業務操作程序的執行過程也應把控方向，嚴謹落實、高效落實，提高檔案管理效率，進而為高校內部科研工作的開展提供高質量的服務。

二、大數據環境下高校人事檔案管理過程中的問題

部分高校在人事檔案管理過程中未能保證信息數據的安全性與隱秘性，伴隨著諸多的安全問題，制約了人事檔案管理工作的發展，使得管理水平遲遲無法提高。在此新的發展形勢下，大數據技術的應用范圍不斷拓展，提高了檔案管理工作人員的業務要求，必須有效利用信息技術手段，適應新的發展形勢。這一過程中，高校人事檔案管理工作的落實必然會面臨諸多挑戰，同時也會增加工作難度。經筆者分析發現，高校人事檔案管理過程中的常見挑戰可總結為以下幾點：

（一）大數據時代人事檔案管理工作呈現效果弱化的形勢。大部分人事檔案管理過程中無法進行科學管理，過程中易出現個人隱私侵犯以及信息數據泄露等諸多問題，導致安全服務管理力度不足，缺乏安全制度保障，對于人事檔案信息數據的管理，會造成巨大威脅。

（二）大數據環境下人事檔案管理工作的開展過程中，部分管理人員工作理念受到沖擊。傳統管理模式以及管理理念已經無法滿足現階段人事檔案管理的基本需求，要求檔案管理人員對檔案資料有效利用，提高利用率。這一過程中，要求檔案管理人員引入先進的管理理念，運用結合實際的管理方式，真正實現大數據與信息資源的優勢共享。但是，部分管理人員業務素質低下，不能滿足現階段大數據環境對于人事檔案管理的要求，大大降低了管理效率，無法熟練應用信息技術手段，導致檔案管理面臨巨大威脅。

三、大數據環境下高校人事檔案管理方案分析

（一）引進先進的管理理念，運用正確的管理方法。現階段高校人事檔案管理過程中，應當引入信息化管理理念，并加大研究力度，從理論上構建管理體系，進而為管理工作的開展提供方向指引。要求高校人事檔案管理工作人員進行理念創新，特別是在人事檔案管理過程中，應當加快改革進程，對管理方法進行更新，意識到傳統的檔案管理理念已經無法滿足現階段人事檔案管理的基本要求，盡可能體現檔案管理的科學性與合理性，優化檔案管理工作模式。建議檔案管理人員在實踐工作中始終保持著較強的數據敏感度，不僅要對傳統的管理理念進行創新，還應把握正確的管理方向，為檔案管理工作提供有利的發展契機，營造良好的發展環境，實現管理技術方面的創新，還應達到服務模式的創新，逐步構建完善的、個性化的檔案管理體系，引進先進的管理理念，大大提高檔案管理效率，進而為檔案資源的應用提供有利條件，還將保證檔案管理工作高效開展，發掘檔案資料的應用優勢，大大提高數據資料的利用率。

（二）構建信息共享模式與信息價值體系。在信息技術迅猛發展的時代形勢下，高校人事檔案管理人員應當展現大資源的應用優勢，而后為檔案信息資料的利用創造有利條件。在此發展模式下，展現檔案管理的價值屬性，熟練運用信息技術手段，發掘信息技術的內在功能，對零散的數據資料進行收集、歸納與整合，使之更加結構化、科學化，還應對信息資源進行歸類，從中提煉極具應用價值的數據與信息，體現檔案數據與信息的作用，以供更多教研人員運用，達到更佳的檔案管理效果。高校人事檔案管理工作人員在實踐工作中，需要有效利用檔案信息資源，從中搜集極具應用價值的信息，創新工作形式，優化管理方法，從以往的單位信息資源共享逐步轉化為現階段的檔案信息價值共享，大大提高檔案資源的應用效率，進而產生積極影響，促進檔案管理工作的發展，為校內教研人員提供高質量的服務，同時推進檔案管理事業長遠化發展。

（三）做好客戶需求的準確定位，逐步建立主動服務模式。大數據技術的應用范圍越來越廣泛，這樣的發展形式為檔案資源的優化與利用提供了相應的保障，基于此，高校人事檔案管理工作人員應當發揮自身的專業優勢，主動參與到各類培訓活動中，提高自身專業能力與綜合素質，加快檔案管理模式的改革與創新，并對檔案管理工作的實際情況進行系統化分析，調整服務框架，緊抓機遇、迎接挑戰，與校內領導人員主動溝通，經過協商后建立檔案管理組織部門以及管理機構，應用大數據技術以及信息技術理念，真正實現智能化管理與智能化管理，使得管理方案更具針對性、個性化的特點，逐步提高檔案管理水平，滿足不同客戶的檔案應用需求。

（四）構建健全的管理體系系統，使之更加安全、可靠。高校人事檔案管理網絡化已經成為日后的主要發展方向，要求順應時代的發展形勢，并總結大數據時代背景下的發展需求，保證人事檔案管理的實效性與實時性。建議利用信息技術手段，真正實現信息資源的共享與利用，使得數據信息的應用更加安全、可靠，保證信息的完整性。需建立系統化的檔案信息資源數據庫，在系統構建的過程中需要規范構建行為，其中包括參考資料名稱都應更加嚴謹。此外，在應用紙質檔案信息系統軟件的過程中，應引入先進的軟件，做好軟件升級，保證其兼容性，避免出現信息收入差距過大的問題。

四、結束語

綜上所述，本文主要針對大數據環境下高校人事檔案的管理與應用相關問題進行分析，首先總結了現階段大數據環境下高校人事檔案管理現狀，而后探討了檔案管理過程中的常見問題，最后提出了檔案管理方案與建議，以期為有關研究人士帶來借鑒與參考。

【參考文獻】

[1]張麗娜，夏慶利.高校人力資源管理的現實困境與對策——基于大數據思維下高校人事檔案信息化建設的探討[J].學術論壇，2016，39（4）：157-161.

[2]張麗娜.大數據時代高校人事檔案信息化建設中的個人信息隱私權保護[J].山西檔案，2018，16（2）：70-72.

[3]張麗娜.大數據時代高校人事檔案信息化建設的問題與對策[J].山西檔案，2017，25（2）：71-73.

[4]王莉娜，程鵬.大數據環境下高校人事檔案的管理與利用[J].蘭臺世界，2017，10（3）：40-42.

[5]楊箐.大數據時代高校人事檔案管理面臨的挑戰及對策研究[J].赤子，2018，19（31）：168.

[6]趙子葉.高校人事檔案管理系統在"大數據"時代下的建設探究——以西安醫學院為例[J].人才資源開發，2017，26（10）：91-92.