論檔案在企業發展中的重要作用

陳志云

【摘要】檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄，作為與企業同步發展的無形資產，在企業的發展歷程中發揮著重要作用。用檔案管理的理念和標準，倒逼項目建設基礎管理，確保項目建設穩步開展;充分挖掘檔案資源的作用，為技術工作提供扎實的數據和資料支撐，推進公司技術改造;整合重組科研檔案，引導企業開展創新優化活動。

【關鍵詞】檔案;數據;利用;作用

檔案是歷史的記憶，是文明的記載，是發展的影像。在企業的發展歷程中，檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄，作為與企業同步發展的無形資產，以獨特的方式發揮著重要作用。

一、檔案管理助力項目建設，確保項目穩步開展

2006年，企業響應市政府關于化工企業退城進郊的號召，搬遷至南通經濟技術開發區港口工業三區，自此化工新材料產業基地正式開工建設。期間6萬噸/年PBT基礎樹脂、5萬噸/年基礎環氧樹脂、9萬噸/年雙酚A等數個項目同時開工建設。為確保各項目有序順利開展，檔案管理員制定《施工圖紙發放管理辦法》《項目檔案管理制度》等規范性文件;建立各項目資料網絡共享，實時更新各項目資料內容、版次，提高資料的利用效率;對施工單位、監理單位的檔案管理員進行培訓，組織專業技術人員對檔案材料進行審核，確保其真實準確。通過一系列的努力，各建設項目均按期竣工，順利投產。

用檔案管理的理念和標準，倒逼項目建設基礎管理，是檔案管理對項目建設的最大貢獻。檔案管理員通過對項目檔案數據進行清理，細化《建設項目文件材料歸檔范圍表》，明確歸檔范圍、歸檔責任;從前端控制入手，將檔案工作融入到項目建設過程中，將檔案管理延伸到施工現場，對項目進程層層把關，全面跟蹤項目建設全過程，為項目建設提供有效利用，促進項目建設管理水平的改進和提升。

二、充分挖掘檔案資源，推進公司技術改造

為突破9萬噸裝置的工藝技術瓶頸，降低原材料和能源消耗，提高產品質量等級，企業于2014-2015年通過工藝優化、技術改造，將雙酚A裝置的產能提升至15萬噸/年，產品質量提升至聚碳級水平。在此過程中，檔案管理員充分挖掘檔案資源的作用，為技術工作提供扎實的數據和資料支撐、確保9擴15技改項目順利開展。

為了更精準、快速地提供利用，檔案人員組織項目、技術、生產等部門的工程技術人員，對9萬噸雙酚A項目以及無錫2.5萬噸雙酚A項目近千卷的檔案進行提煉梳理，著重提煉合成回收、結晶、造粒等技改單元的工藝流程圖、操作參數、設備參數等檔案資料，形成《雙酚A裝置工藝技術資料匯編》。在此基礎上，技術人員通過梳理還獲得了很多改進靈感，如：增加“懸浮液結晶+轉轂式過濾機分離”組合工藝單元;雙酚A產品熔融液直供環氧裝置;參照2.5萬噸裝置汽提單元進行放大設計，用于生產聚碳級雙酚A產品等。通過各方辛勤努力和檔案資源的充分開發利用，公司9擴15萬噸/年雙酚A技改項目于2015年6月順利完工并開車成功，實現年銷售收入約5.8億元，比改造前增加約1.3億元。

三、整合重組科研檔案，引導企業創新優化活動

2008年以來，公司在抓好企業運營、項目建設的同時，注重工藝的創新與優化，以及注重高性能高品質產品的研發。公司在各產品領域，獲得40件發明專利、10件實用新型專利。其中“一種鐵系催化劑失活再生方法”專利榮獲第19屆中國專利優秀獎，實現國家級專利獎零的突破。這些成果離不開科研檔案的技術支持，檔案管理員將科研檔案按照產品類別、成果類型進行整合重組，形成了一份全面系統的檔案目錄。技術人員通過這份目錄對科研成果有了全局的認識，并且能簡便地獲得同類別的多個科研檔案，將它們聯系起來，獲得技術創新的靈感。

在一次例行的技術交流過程中，技術人員通過檔案發現“一種用于多效蒸發系統的局部強制循環脫鹽方法”“以蒸汽噴射及液環真空泵組合實現雙酚A汽提單元真空的方法”及“以液環真空泵實現雙酚A真空精餾與真空蒸發的裝置”等多個發明專利之間可以加以聯合運用，經過反復查詢相關專利、文獻和鉆研，通過集成創新制訂出相關解決方案，創造性地在雙酚A技改項目中采用懸浮/降膜分步結晶組合技術，實現雙酚A產品純度、收率以及綜合的裝置經濟效益最大化，使雙酚A產品質量等級由原先的環氧級提升到聚碳級，此項技術獲得了2015年度中國石油和化工科技進步一等獎、2016年度中國化工集團科技進步特等獎。

檔案記錄了企業發展變遷的點點滴滴，為企業開展項目建設提供了保障，為企業開展工藝改進提供了靈感，為企業參與市場競爭提供了有效支持。展望未來，檔案工作將繼續以服務于企業發展方向、服務于企業生產經營為出發點，開展創新，變被動服務為主動管理，全面提升檔案管理能力，提高檔案管理水平。

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