淺談人事檔案數字化工作應注意的問題

程路

【摘要】現階段，人事檔案數字化工作已成為各基層檔案管理部門的核心工作之一。本文結合人事檔案數字化工作，分析了開展數字化工作的困擾，提出了數字化工作期間保證檔案管理的安全，有效提升檔案數字化工作的質量和效率的對策。

【關鍵詞】人事檔案;數字化;管理工作;問題;解決對策

一、人事檔案數字化管理概述

人事檔案數字化管理是指，用掃描儀和數碼設備數字化加工紙質檔案信息，將其保存在可以被電腦識別的磁盤或光盤等介質之上，是一種圖像與文本數字化的加工過程。檔案數字化工作的基礎環節為：整理、掃描、處理、儲存。數字化工作對檔案管理人員提出了新的要求，不僅要保證紙質檔案存放的合理性，更要增強數字檔案管理的能力。

二、當前人事檔案數字化工作的困擾

（一）紙質人事檔案管理的不規范。許多人事檔案紙質資料歸檔的不及時，分類不準確直接影響到檔案數字化前期工作的效率。

（二）紙質人事檔案在出庫期間有很大的安全隱患問題。由于人事檔案數字化工作的特殊性，要對人事檔案中所有資料進行掃描，這樣就會將每一卷已整理好的紙質檔案拆開掃描，掃描后原樣裝訂歸檔。這樣的工作流程對人事檔案的安全管理提出了嚴格要求，所以說紙質人事檔案出庫期間的安全問題是整個檔案數字化管理工作的重點環節。

（三）數字檔案管理軟件選擇的困擾。在檔案數字化工作之前，單位要購買或者開發專門的數字檔案管理軟件。對于絕大多數基層單位來說，開發軟件是不現實的，更多的是選擇購買軟件。檔案管理人員在選擇軟件時，選擇開發單位有涉密信息系統集成資質或者具有第三方信息安全測評機構出具的風險評估和檢測合格的報告是首要考慮的問題，同時還要考慮管理軟件的使用、安全、維護、與同類軟件對接的便捷性，這對檔案管理人員的業務能力提出了更高的要求。

（四）難以有效掌控數字檔案的質量。數字化工作開展期間有很多信息采集工作，特別是個別紙質檔案頁面有破損的現象，在工期要求緊張的情況下，這種大量的、枯燥的文檔掃描、圖像處理工作會給工作人員帶來工作壓力和負擔，進而難以保證工作質量。

三、人事檔案數字化工作期間的有效改進對策

（一）按照《干部人事檔案整理工作細則》進行收集和整理工作。在數字化工作之前，檔案管理人員要按照檔案管理實際情況核對、整理紙質人事檔案，須對每份材料進行頁碼核定，編頁碼的范圍包括檔案中所有文字、表格等內容的材料。要細致鑒別存檔材料，對不符合存檔要求的材料要進行處理，確保每一卷紙質人事檔案材料都是齊全完整的。

（二）使用符合標準的數字檔案管理軟件。有開發軟件條件的單位，可結合實際需求進行開發。選擇購買軟件的單位，在確定之前檔案管理人員應深入軟件公司進行了解、試用，經過多方比較后，選擇適合自己單位的軟件;條件允許的情況下，也可以讓軟件開發公司根據單位的需求開發適合單位的管理軟件。

（三）開展業務培訓。人事檔案工作政策性、專業性強，人事檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理，而且要了解人事工作政策和工作程序，檔案數字化還要求具備一定的計算機基礎知識。單位要加強對人事檔案管理人員的業務培訓，以進一步提升他們的綜合能力和業務水平，適應信息化時代對人事檔案管理人員綜合素質的要求。要宣導檔案數字化管理工作開展的意義，提升檔案管理人員的工作積極性和責任感。

（四）落實嚴格的保密要求。人事檔案內容敏感度高，要抽調政治覺悟高、原則性強、工作細致的人員專門從事檔案數字化工作，也可以參照《檔案數字化外包安全管理規范》的要求，外包給其他企業或機構負責。采用外包方式開展數字化工作的，涉密系統集成、系統咨詢、軟件開發、安防監控、運行維護、數據恢復等業務應選擇具有涉密信息系統集成資質的單位，涉密檔案數字化加工等業務應選擇具有國家秘密載體印制資質的單位。要切實加強對數字檔案的安全保密管理，數字檔案的密級等同于相應的紙質檔案，數字檔案的保管保護和系統的使用維護等必須符合相應密級的安全保密要求。

（五）落實檔案管理制度，合理有序分工。科學、嚴謹的設計檔案數字化工作的程序，使用合適的設備，安排專門的檔案數字化辦公室;實行檔案管理責任制，落實工作人員的工作職責。比如，在人事檔案數字化工作過程中，整理每一卷人事檔案可以配備三名工作人員，其中兩人邊翻頁邊進行圖像錄入工作，另一人對拆散的檔案原件進行及時整理和裝訂，并將整理好的紙質檔案及時送回庫房保存。

（六）嚴格按照“數字檔案標準”開展工作。必須保證掃描的圖像資料符合標準要求，所以要重視數字檔案的質量。工作人員在掃描圖像期間必須認真仔細，保證檔案原始圖像數據須與紙質檔案完全對應。確認數據圖像的尺寸居中、無歪斜、內容清晰、無黑邊、無缺頁等情況;對于不符合要求的圖像要堅決進行修改、重錄一次，就能在最大程度上保證數字化檔案工作的合理性和嚴謹性。

四、結束語

綜上所述，檔案管理人員在檔案工作數字化期間，要正確規劃工作的流程和工作模式。人事檔案數字化工作的有序開展，為實現數字檔案的目標提供了保證，為人事檔案的保護和利用提供了更多更便捷的方式。

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