淺談新時期檔案管理中的信息化建設

摘 要：現(xiàn)如今信息時代的強勢來襲，促使我國的各個行業(yè)都步入了信息數(shù)字化的大門，檔案工作是社會經(jīng)濟發(fā)展重要的戰(zhàn)略性資源，加強檔案管理信息化建設是現(xiàn)階段社會發(fā)展的大勢所趨，本文主要論述了檔案管理信息化建設工作的重要性，以及在檔案管理信息化的過程中出現(xiàn)的問題進行具體分析，并提出相應的解決措施。

關鍵詞：新時期;檔案管理;信息化建設;問題

科技的飛速發(fā)展和信息時代的到來，使許多傳統(tǒng)的工作都受到了巨大的影響，檔案管理工作也不例外，面對劇烈的社會變化，我們應清楚地認識到，信息時代給我們的檔案管理工作帶來的不僅是挑戰(zhàn)，更是機遇和新生。因而如何迅速的應對這種變化？如何有效的利用信息時代的媒介優(yōu)勢來整合傳統(tǒng)的檔案管理模式，使其更加的科學化，準確化？這是擺在我們面前的緊迫問題。

一、 檔案管理信息化的具體內容

檔案信息化，就是在相關部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為企事業(yè)單位提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。檔案資料的信息備份更有利于我們對原始文件的保存。由于檔案原件的一些物理特性，如大型物品、易碎品、珍品等，使讀者們難以直接查閱這些檔案資料，將這些檔案進行信息化處理后，人們就可以很容易的進行查閱。由于館藏量大，檔案管理者往往通過利用統(tǒng)計來重點了解館藏，這種了解是不全面的。對館藏資料進行信息化處理，并將其保存在電腦上，就能使檔案工作者們更加直觀全面的了解館藏資源，從而有利于對館藏檔案的開發(fā)利用。比如過去收藏的膠片很少得到開發(fā)利用，在經(jīng)過信息處理后，就更容易發(fā)掘其中的珍品，并加以合理利用。二是在對保存的檔案資料進行信息化轉換的同時，還有注重收集當前形成的電子文檔。對當前進館的檔案，必須要求紙質檔案與信息檔案同時移交，實行雙套制保存，這樣不但節(jié)省了檔案館的人力物力，更有利于以后的開發(fā)利用。由于辦公自動化的普及，現(xiàn)在各立檔單位都有了相當數(shù)量的電子文檔，極大的方便了文件數(shù)據(jù)庫的建立和資料的計算機查詢以及檔案的深度開發(fā)利用。

二、 檔案信息化建設中存在的問題

一是數(shù)據(jù)的異構性。檔案部門接收的檔案來源具有多樣性，不僅具有各自的特殊屬性，而且存在著復雜的內部結構和處理方式，這就導致數(shù)據(jù)具有較強的異構性，給檔案信息化建設工作帶來了較大的難度。檔案作為重要的數(shù)據(jù)記錄，其對于國家、企業(yè)和個人的發(fā)展都具有極其重要的意義。但在檔案記錄過程中，由于受制于各地區(qū)發(fā)展時間、發(fā)展效果等因素的制約，檔案在數(shù)據(jù)統(tǒng)計、記錄和處理方式上存在一定的差異性，從而導致數(shù)據(jù)出現(xiàn)異構性，對檔案信息化建設產(chǎn)生了一定的阻礙作用。

二是高度的分散性。在檔案信息化建設還受到檔案高度分散性的影響。在檔案管理工作中，為了確保檔案記錄的詳細性和準確性，則不同地區(qū)及不同單位在檔案更新時間、記錄方式和處理方法上都存在一定的差異性，在這種情況下進行檔案信息化建設，雖然科學技術和信息技術較為發(fā)達，但這種分散性則會對檔案信息化建設帶來較大的制約影響。在檔案分散性表現(xiàn)中，更多的表現(xiàn)為檔案資料分散在各個管理部門及單位中，這不僅導致信息的重復性及無差異數(shù)據(jù)情況的存在，而且數(shù)據(jù)量較大，而時間有限，從而對檔案信息化建設帶來了較大的阻礙作用。

三是管理的滯后性。在檔案信息化建設工作中，除了做好信息化工作以外，檔案管理工作也具有非常重要的意義。在檔案信息化建設過程中，需要檔案和定量人員針對實際情況來進一步精簡、優(yōu)化和重組檔案管理業(yè)務流程，同時還需要加大對信息化無毒的融入，從而確保檔案信息化建設工作能夠取得了良好的成效。但在當前許多檔案信息化建設工作中存在著管理滯后性的問題，而且由于管理上的滯后性，從而導存在較大的問題，甚至導致較大的安全隱患存在，不利于檔案信息化建設工作的順利開展。

三、 如何加強檔案信息化建設

一是加快檔案信息化基礎設施建設。建設數(shù)字化檔案館，大致包括檔案館庫房建設，檔案館館藏建設，檢索工具建設，規(guī)章制度建設，專兼職檔案干部隊伍建設及檔案服務利用工作等等。繼續(xù)推進運用計算機管理檔案，提高檔案館計算機和網(wǎng)絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。

二是促進檔案信息資源建設。要建設數(shù)字化檔案館，首先要用現(xiàn)代信息處理技術對檔案館中存儲的檔案包括紙制檔案，照片底片檔案，錄音，視頻檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進行數(shù)字化處理和存儲，即進行數(shù)字化檔案館館藏的建設。

三是加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設。要充分運用計算機技術，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，提高檔案檢索利用服務質量。各部門向檔案館移交檔案時，要盡量做到同時移交機讀目錄。

四是積極推進檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設。有條件的檔案館應通過接收電子檔案，對各種類型檔案進行數(shù)字化管理等方法，積極建設相關的全文數(shù)字庫和多媒體，盡快實現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率和質量。

五是加強電子檔案歸檔管理。檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導，保證各單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，制定電子檔案管理辦法。最后實現(xiàn)檔案信息處理計算機化，信息存儲數(shù)字化，信息采集實時化，信息服務網(wǎng)絡化。

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，不是某一部門的工作，也不是單靠幾個技術人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用。我們必須加快電子檔案的現(xiàn)代化建設管理進程，統(tǒng)籌兼顧，抓住關鍵環(huán)節(jié)，為檔案事業(yè)發(fā)展歷程記錄下每一筆，更好地為國家和黨的事業(yè)長遠發(fā)展服務。

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作者簡介：

關松，山東省濱州市，濱州市工商業(yè)聯(lián)合會。