淺談新時(shí)期檔案管理中的信息化建設(shè)

摘 要：現(xiàn)如今信息時(shí)代的強(qiáng)勢來襲，促使我國的各個(gè)行業(yè)都步入了信息數(shù)字化的大門，檔案工作是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展重要的戰(zhàn)略性資源，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的大勢所趨，本文主要論述了檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，以及在檔案管理信息化的過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行具體分析，并提出相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;檔案管理;信息化建設(shè);問題

科技的飛速發(fā)展和信息時(shí)代的到來，使許多傳統(tǒng)的工作都受到了巨大的影響，檔案管理工作也不例外，面對劇烈的社會(huì)變化，我們應(yīng)清楚地認(rèn)識到，信息時(shí)代給我們的檔案管理工作帶來的不僅是挑戰(zhàn)，更是機(jī)遇和新生。因而如何迅速的應(yīng)對這種變化？如何有效的利用信息時(shí)代的媒介優(yōu)勢來整合傳統(tǒng)的檔案管理模式，使其更加的科學(xué)化，準(zhǔn)確化？這是擺在我們面前的緊迫問題。

一、 檔案管理信息化的具體內(nèi)容

檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為企事業(yè)單位提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。檔案資料的信息備份更有利于我們對原始文件的保存。由于檔案原件的一些物理特性，如大型物品、易碎品、珍品等，使讀者們難以直接查閱這些檔案資料，將這些檔案進(jìn)行信息化處理后，人們就可以很容易的進(jìn)行查閱。由于館藏量大，檔案管理者往往通過利用統(tǒng)計(jì)來重點(diǎn)了解館藏，這種了解是不全面的。對館藏資料進(jìn)行信息化處理，并將其保存在電腦上，就能使檔案工作者們更加直觀全面的了解館藏資源，從而有利于對館藏檔案的開發(fā)利用。比如過去收藏的膠片很少得到開發(fā)利用，在經(jīng)過信息處理后，就更容易發(fā)掘其中的珍品，并加以合理利用。二是在對保存的檔案資料進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)換的同時(shí)，還有注重收集當(dāng)前形成的電子文檔。對當(dāng)前進(jìn)館的檔案，必須要求紙質(zhì)檔案與信息檔案同時(shí)移交，實(shí)行雙套制保存，這樣不但節(jié)省了檔案館的人力物力，更有利于以后的開發(fā)利用。由于辦公自動(dòng)化的普及，現(xiàn)在各立檔單位都有了相當(dāng)數(shù)量的電子文檔，極大的方便了文件數(shù)據(jù)庫的建立和資料的計(jì)算機(jī)查詢以及檔案的深度開發(fā)利用。

二、 檔案信息化建設(shè)中存在的問題

一是數(shù)據(jù)的異構(gòu)性。檔案部門接收的檔案來源具有多樣性，不僅具有各自的特殊屬性，而且存在著復(fù)雜的內(nèi)部結(jié)構(gòu)和處理方式，這就導(dǎo)致數(shù)據(jù)具有較強(qiáng)的異構(gòu)性，給檔案信息化建設(shè)工作帶來了較大的難度。檔案作為重要的數(shù)據(jù)記錄，其對于國家、企業(yè)和個(gè)人的發(fā)展都具有極其重要的意義。但在檔案記錄過程中，由于受制于各地區(qū)發(fā)展時(shí)間、發(fā)展效果等因素的制約，檔案在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、記錄和處理方式上存在一定的差異性，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)出現(xiàn)異構(gòu)性，對檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生了一定的阻礙作用。

二是高度的分散性。在檔案信息化建設(shè)還受到檔案高度分散性的影響。在檔案管理工作中，為了確保檔案記錄的詳細(xì)性和準(zhǔn)確性，則不同地區(qū)及不同單位在檔案更新時(shí)間、記錄方式和處理方法上都存在一定的差異性，在這種情況下進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，雖然科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)較為發(fā)達(dá)，但這種分散性則會(huì)對檔案信息化建設(shè)帶來較大的制約影響。在檔案分散性表現(xiàn)中，更多的表現(xiàn)為檔案資料分散在各個(gè)管理部門及單位中，這不僅導(dǎo)致信息的重復(fù)性及無差異數(shù)據(jù)情況的存在，而且數(shù)據(jù)量較大，而時(shí)間有限，從而對檔案信息化建設(shè)帶來了較大的阻礙作用。

三是管理的滯后性。在檔案信息化建設(shè)工作中，除了做好信息化工作以外，檔案管理工作也具有非常重要的意義。在檔案信息化建設(shè)過程中，需要檔案和定量人員針對實(shí)際情況來進(jìn)一步精簡、優(yōu)化和重組檔案管理業(yè)務(wù)流程，同時(shí)還需要加大對信息化無毒的融入，從而確保檔案信息化建設(shè)工作能夠取得了良好的成效。但在當(dāng)前許多檔案信息化建設(shè)工作中存在著管理滯后性的問題，而且由于管理上的滯后性，從而導(dǎo)存在較大的問題，甚至導(dǎo)致較大的安全隱患存在，不利于檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。

三、 如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

一是加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館，大致包括檔案館庫房建設(shè)，檔案館館藏建設(shè)，檢索工具建設(shè)，規(guī)章制度建設(shè)，專兼職檔案干部隊(duì)伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等等。繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。

二是促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)。要建設(shè)數(shù)字化檔案館，首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對檔案館中存儲(chǔ)的檔案包括紙制檔案，照片底片檔案，錄音，視頻檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，即進(jìn)行數(shù)字化檔案館館藏的建設(shè)。

三是加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時(shí)，要盡量做到同時(shí)移交機(jī)讀目錄。

四是積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。有條件的檔案館應(yīng)通過接收電子檔案，對各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理等方法，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫和多媒體，盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

五是加強(qiáng)電子檔案歸檔管理。檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理辦法。最后實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲(chǔ)數(shù)字化，信息采集實(shí)時(shí)化，信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，不是某一部門的工作，也不是單靠幾個(gè)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與配合，檔案隊(duì)伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用。我們必須加快電子檔案的現(xiàn)代化建設(shè)管理進(jìn)程，統(tǒng)籌兼顧，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，為檔案事業(yè)發(fā)展歷程記錄下每一筆，更好地為國家和黨的事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)。

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作者簡介：

關(guān)松，山東省濱州市，濱州市工商業(yè)聯(lián)合會(huì)。