淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代下的高職院校檔案管理研究

石峰

【摘要】隨著科技水平的提升，信息技術(shù)得到飛速發(fā)展。大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)運(yùn)而生并且以洶涌磅礴之勢(shì)席卷整個(gè)人類社會(huì)，給各行各業(yè)都帶來了深刻的變革。高職院校同樣也受到了這種沖擊，在教育教學(xué)、科研管理等方面都在進(jìn)行變革、創(chuàng)新和優(yōu)化，與此同時(shí)大數(shù)據(jù)時(shí)代給高職院校檔案管理工作也帶來空前的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何利用大數(shù)據(jù)帶來的技術(shù)優(yōu)勢(shì)來優(yōu)化檔案工作是高職院校面臨的課題。本文就大數(shù)據(jù)時(shí)代下的高職院校檔案管理展開探討。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代;高職院校;檔案管理

從現(xiàn)階段來看，我國大部分高職院校的檔案管理工作都尚有提升的空間，檔案管理制度不夠健全，檔案管理工作者能力較低等問題比比皆是。為了解決這些問題帶來的負(fù)面影響，在今后的發(fā)展中工作人員應(yīng)該盡可能的利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案管理進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。

一、大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理工作中存在的問題

（一）工作模式落后

高職院校檔案工作較本科院校起步晚，基礎(chǔ)差，底子薄。許多學(xué)校的檔案管理工作仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)時(shí)期，以手工操作為主，工作量大且效率不高。一些學(xué)校開展了檔案信息化建設(shè)工作，但也只是停留在利用單機(jī)進(jìn)行檔案收集、保存和搜索等初級(jí)淺表層面，沒有利用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)來挖掘檔案數(shù)據(jù)背后的價(jià)值，而大數(shù)據(jù)時(shí)代用戶對(duì)檔案利用有更高的要求，他們需要更加快速、準(zhǔn)確的個(gè)性化服務(wù)，這種需求超出了檔案部門實(shí)際所能提供的，致使高職院校的檔案工作無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代用戶的新要求。

（二）管理工作方法落后

很多高職院校依然在檔案管理工作中存在漠視社會(huì)因素、忽視教育環(huán)境、缺乏條件平衡等表象和問題。從深層次來看，這是高職院校檔案管理工作方式方法落后于大數(shù)據(jù)時(shí)代的集中體現(xiàn)。不能建立起大數(shù)據(jù)平臺(tái)下的資源庫、數(shù)據(jù)庫和信息庫，難以對(duì)高職院校檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)再平衡和結(jié)構(gòu)再優(yōu)化，致使在高職院校檔案管理工作中產(chǎn)生了方法陳舊、模式落后等問題。同時(shí)，高職院校檔案管理工作仍然以人工、機(jī)械的方式進(jìn)行收集、加工和歸檔，為高職院校進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新和變革帶來了結(jié)構(gòu)上和實(shí)質(zhì)上的阻礙。

（三）檔案管理制度落后

高職院校往往辦學(xué)歷史復(fù)雜，多是由幾個(gè)中專合并而來或是由行業(yè)辦學(xué)轉(zhuǎn)制而來，原來的檔案管理水平較差，缺少相關(guān)的檔案規(guī)章制度。即便有檔案規(guī)章制度，也多是照搬本科院校，適用性較差，而且多年來并未針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理出現(xiàn)的新問題進(jìn)行調(diào)整，出現(xiàn)了檔案管理制度滯后、真空的現(xiàn)象，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的指導(dǎo)性和約束力較差。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案管理工作的發(fā)展策略

（一）強(qiáng)化檔案管理重要性宣傳

想要提升高等職業(yè)院校的檔案管理工作質(zhì)量，就必須要做好檔案管理宣傳教育工作。第一，高職院校檔案管理方面的主管領(lǐng)導(dǎo)必須要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，將檔案管理的意義宣傳開來，讓每一個(gè)與之有關(guān)的工作人員都能認(rèn)識(shí)到其重要性。盡快將過去的錯(cuò)誤思維摒棄，建立合理科學(xué)的檔案管理體系，著力于增強(qiáng)檔案管理的效果。將檔案管理室作為學(xué)校發(fā)展歷程的珍藏之處，讓廣大師生能夠以檔案管理室為匯集點(diǎn)，充分了解學(xué)校的發(fā)展趨勢(shì)和過往事跡。

（二）創(chuàng)新工作模式

大數(shù)據(jù)技術(shù)滲透到了社會(huì)的各行各業(yè)，檔案工作也應(yīng)該借助大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的技術(shù)變革來推動(dòng)自身的發(fā)展。最顯著的變化就是要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案資料和信息數(shù)據(jù)進(jìn)行全面收集、整理和加工，改變傳統(tǒng)的手工、機(jī)械化管理模式，建立起數(shù)字化、信息化檔案管理的新模式，使得高職院校檔案工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代獲得新的動(dòng)能和生命力，同時(shí)要利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)，充分挖掘數(shù)據(jù)背后的價(jià)值，從目前有用的數(shù)據(jù)和知識(shí)中挖掘出潛在的可能有用的信息和知識(shí)，為用戶提供高效、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)，提高用戶的滿意度，滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案用戶的個(gè)性化需求。

（三）創(chuàng)新大數(shù)據(jù)技術(shù)條件下的檔案管理新方法

第一，高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新應(yīng)充分考慮到社會(huì)環(huán)境、教育環(huán)境、技術(shù)條件和經(jīng)濟(jì)條件等方面的特點(diǎn)和情況，將大數(shù)據(jù)技術(shù)、模塊化建設(shè)、資源庫建設(shè)引入到高職院校檔案管理工作之中。第二，將現(xiàn)有檔案工作與現(xiàn)代管理思想進(jìn)行平衡、優(yōu)化和整合，創(chuàng)建起適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化的高職院校檔案管理工作新方法。要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)優(yōu)勢(shì)詳細(xì)規(guī)范高職院校檔案管理工作的各主要內(nèi)容和各工作環(huán)節(jié)。第三，通過系統(tǒng)建設(shè)構(gòu)建高職院校檔案管理工作的數(shù)字化指導(dǎo)調(diào)控平臺(tái)，強(qiáng)化高職院校檔案信息的收集、加工、整理和歸檔，在機(jī)制上和基礎(chǔ)上打造高職院校檔案管理工作的新模式。

（四）建立健全檔案管理制度

建立健全檔案管理規(guī)章制度是高職院校檔案管理工作的必要條件。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，要加大數(shù)字檔案管理制度的創(chuàng)建和完善工作。針對(duì)檔案管理制度滯后、電子檔案管理規(guī)范真空的現(xiàn)象，高職院校應(yīng)該以國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，因地制宜，建立起科學(xué)合理、操作可行的檔案管理制度。同時(shí)要根據(jù)檔案管理工作出現(xiàn)的新問題及時(shí)對(duì)制度進(jìn)行補(bǔ)充和完善，增強(qiáng)適用性和指導(dǎo)性，不是一勞永逸、一成不變的。

（五）做好系統(tǒng)維護(hù)與更新工作

計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速進(jìn)步，使大數(shù)據(jù)和云計(jì)算開始走進(jìn)了人們的日常生活，并且為人們的工作帶來了新的便利，在今后的高等職業(yè)院校檔案管理中，應(yīng)該有意識(shí)的提升數(shù)字化檔案的精準(zhǔn)性，對(duì)檔案信息的變動(dòng)進(jìn)行及時(shí)的記錄。除此之外，還需要積極引入新的信息化管理系統(tǒng)，通過更加高效的管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案管理高效化目標(biāo)，定期對(duì)目前應(yīng)用的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和更新?lián)Q代，同時(shí)聘請(qǐng)專業(yè)人員負(fù)責(zé)信息化檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)，保證大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，取得新的突破。

（六）加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高職院校利用現(xiàn)代化信息技術(shù)開展檔案工作已經(jīng)是大勢(shì)所趨，檔案信息化建設(shè)順應(yīng)了時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的需求，能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)、檔案規(guī)范化管理和檔案資源共享。首先要構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，積極引進(jìn)符合學(xué)校檔案工作實(shí)際的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與其他部門信息系統(tǒng)的融合和對(duì)接，更要實(shí)現(xiàn)智能分類、自動(dòng)化搜索和查詢等功能。其次做好檔案信息的開發(fā)利用工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理要向數(shù)據(jù)分析方向發(fā)展，利用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)分析、抽取檔案數(shù)據(jù)，獲得有價(jià)值的信息和知識(shí)，由傳統(tǒng)的提供數(shù)據(jù)和文件轉(zhuǎn)向提供知識(shí)，來滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案用戶的信息需求。

三、結(jié)語

綜上所述，目前黨和國家對(duì)高等職業(yè)院校的發(fā)展提出了更高的要求，這無疑是高等職業(yè)院校各項(xiàng)工作進(jìn)步的重要契機(jī)，同時(shí)也會(huì)給現(xiàn)存的一些管理方法帶來挑戰(zhàn)。檔案管理是高等職業(yè)院校各種管理工作中最基本的一種，其管理效果關(guān)乎到學(xué)校校史的完整性也關(guān)系著檔案數(shù)據(jù)的安全性，因此我們必須要對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，保證檔案管理的最終效果。

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