新形勢下檔案管理的主要問題與優(yōu)化策略

王迪

摘 要：檔案管理工作在單位中占據(jù)著關鍵性的位置，直接影響著單位整體的協(xié)調(diào)程度和正常運行。當前，由于各種因素的影響，在單位的檔案管理中存在著一系列比較明顯的問題，對檔案管理工作的正常進行造成一定的阻礙。必須結(jié)合實際情況，充分把握檔案管理工作的重點，加強檔案管理制度建設，提高檔案管理的水平，增強檔案管理人員的素質(zhì)，落實規(guī)范化檔案管理方式等。通過一系列切實有效的方式，使檔案管理能夠充分發(fā)揮出自身的作用，促進單位的正常穩(wěn)定發(fā)展，提高單位的整體競爭力。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；主要問題；優(yōu)化策略

1 檔案管理中存在的問題

1.1 領導不夠重視

很多單位在日常運行中，忽視了檔案管理的重要性，單位領導沒有從思想和行動中重視檔案管理工作，在這種情況下，員工對于檔案管理也有一定的忽視，檔案管理工作難以在正常狀態(tài)下有序進行。在檔案法宣傳的過程中，各級領導對于檔案管理工作有了新的認知，開始逐漸審視檔案管理工作，但是由于基礎性問題和陳舊思想的影響，檔案管理工作的進行依然存在著一系列矛盾。成立的檔案管理小組缺乏必要的方法指導，檔案人員的積極性受到較大程度的影響，在很大程度上阻礙了工作的進行。同時，由于檔案管理的基礎設施比較陳舊，給檔案管理工作帶來新的阻礙，在收集資料的過程中，設備不能滿足管理的需要，等待的時間較長，造成資料的丟失損害，嚴重浪費了人力、物力和財力等，影響后續(xù)工作的正常進行，也降低了檔案管理工作的效率。

1.2 檔案管理制度需要進一步完善

當前，我國檔案管理過程中，對于檔案的利用效率較為低下，在收集和整理檔案的過程中，由于方法和操作不當，在很大程度上降低了檔案管理工作的準確性與科學性。在使用檔案的時候，往往存在著收集片面、管理不嚴、借閱信息記錄不完整等現(xiàn)象，這些情況在很大程度上影響了檔案管理的有效性，造成檔案管理出現(xiàn)比較明顯的漏洞。當前，很多單位缺乏系統(tǒng)的檔案管理制度，或者有些單位雖然設置了相關制度，但是并沒有得到嚴格落實，在實際工作中并沒有發(fā)揮出自身應有的作用，檔案管理的整體情況依然比較片面和松散。由于缺乏制度上的保障，檔案管理工作在執(zhí)行的過程中，將會出現(xiàn)人員分配不合理、職責不明確、工作效率低下等問題，檔案資源無法在內(nèi)部得到共享，影響了資源本身價值和潛在價值的有效發(fā)揮。

1.3 檔案管理技術需要加強

在傳統(tǒng)方式下，檔案管理的對象主要是紙質(zhì)的，在時間的長期累積下，數(shù)量較多，占據(jù)的空間較大，由于環(huán)境的影響，非常容易出現(xiàn)老化、破損、蟲蛀等現(xiàn)象，造成比較嚴重的損失。在科學技術不斷提升的背景下，檔案管理工作逐漸朝著信息化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，計算機成為檔案管理中的主要手段，在利用計算機的過程中，能夠在簡便的操作下，提高檔案管理的工作效率，彌補了紙質(zhì)檔案管理中存在的一系列問題。但同時，網(wǎng)絡檔案管理中也出現(xiàn)了相應的問題，在保管不當或者計算機出現(xiàn)障礙的時候，會出現(xiàn)死機、檔案丟失、資料備份不及時等現(xiàn)象，對檔案管理的安全性和快捷性造成了極其嚴重的影響。有些重要資料出現(xiàn)丟失現(xiàn)象的時候，不能在短時間內(nèi)進行收集和找回，甚至會出現(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象，對于單位內(nèi)部的安全管理造成比較大的阻礙，需要引起重視。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作策略

根據(jù)對實際檔案管理工作和前人的檔案管理工作經(jīng)驗進行研究，大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作的開展應該運用切實有效的策略，能實現(xiàn)檔案管理工作的開展能夠及時跟進大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的要求，下面我們來詳細分析一下大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作的開展所應該采取的策略。

2.1 注重高端檔案管理人才的培養(yǎng)

人才是檔案管理工作順利開展的重要保障。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案管理工作的開展要想很好順應時代的發(fā)展潮流，一定要充分注重高端專業(yè)性檔案管理人才的培養(yǎng)。需要著重強調(diào)的事實，許多檔案管理部門只是注重檔案管理儀器設備的與時俱進，但是并沒有注重檔案管理工作知識理念的及時更新，這導致檔案管理工作的開展不能夠及時跟進大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理人員在大數(shù)據(jù)方面所欠缺的專業(yè)知識，并不能很好的滿足開展檔案管理工作所產(chǎn)生的基本需求，因此這就需要充分重視高端檔案管理人才的培養(yǎng)，為檔案管理工作的開展培養(yǎng)綜合性管理人才，培養(yǎng)高水平的檔案管理人才。與此同時，也可以以培訓的方式將傳統(tǒng)檔案管理人才逐步轉(zhuǎn)化為高端的檔案管理專業(yè)人員。

2.2 優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)

我國當下的檔案管理人員基本處于一個年齡相對較高的階段，年齡高的檔案管理人員居多，中年的檔案管理人員較少，缺乏年輕的檔案管理人員，針對檔案管理而言，這種特點尤為明顯。產(chǎn)生這種現(xiàn)象主要是由于我國檔案管理工作的開展得不到充分的重視，由于受到這種境況的影響，所以這種現(xiàn)象變愈發(fā)明顯，基本上沒有年輕人愿意投入到檔案管理事業(yè)中。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案管理工作的開展對專業(yè)性人才的要求比任何階段都重要，如果沒有較高綜合素質(zhì)人才的積極參與，那么信息化檔案管理工作的開展是不可能實現(xiàn)的。因此社會和國家一定要從年輕人的角度，積極鼓勵他們參與檔案管理工作，更多的年輕人能夠積極主動的投入到檔案管理事業(yè)中，為我國檔案管理工作的開展帶來新的動力，從而使檔案管理工作的開展能夠更加符合大數(shù)據(jù)時代的要求。

2.3 增強檔案管理的安全性

雖然在大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案管理工作的開展變得相對較為容易，但是信息安全性卻產(chǎn)生了很大程度的降低。為了充分保證到了管理工作中數(shù)據(jù)信息的安全性，檔案管理工作人員在開展檔案管理工作時，需要盡可能的避免網(wǎng)絡病毒帶入到檔案管理的數(shù)據(jù)中。除此之外，政府及相關部門還應該積極頒布一些檔案管理工作開展和實施的細則，運用專業(yè)的管理條例對檔案管理工作的開展進行相應的規(guī)范，以此來增強檔案管理的安全性。

3 結(jié)語

檔案在單位中的作用是顯而易見的，能夠?qū)挝坏陌l(fā)展過程進行詳細記錄，對領導制定決策、對單位的有序發(fā)展提供有益的借鑒和參考。檔案管理工作是復雜的，在實際管理的過程中，需要將各種數(shù)據(jù)信息進行分類，并借助相關方法進行整合，使有限的數(shù)據(jù)信息能夠發(fā)揮出內(nèi)在的價值和作用，為單位的發(fā)展奠定良好的基礎。必須充分重視檔案管理中存在的問題，在整合各種資源的基礎上，采取科學有效的方法，使單位能夠朝著制度化、科學化和健康化方向發(fā)展。

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