電子檔案管理系統中流程管理的應用分析

劉浩 劉曉燕

摘 要：電子信息技術被廣泛的應用在檔案管理中，促使電子檔案理念逐漸成熟，從根本上提升了檔案管理的效率與質量。本文從流程管理概念入手，深入進行分析，結合實際情況明確現階段電子檔案管理系統中存在的問題，提出流程管理的應用策略，以供參考。

關鍵詞：電子檔案；管理系統；流程管理

隨著時代不斷發展，檔案管理的重要性逐漸凸顯，促使人們逐漸改變傳統的檔案管理方式，實現電子檔案管理，從整體上提升檔案管理質量。信息技術的創新應用，促使電子檔案技術水平逐漸提升，管理模式呈現出復雜性，流程管理被廣泛應用，以滿足當前的需求。

1 流程管理概念

流程是指將當前一個或者多個輸入轉變為對用戶有價值的輸出活動，屬于一系列結構化的可測量活動集合，為特定的用戶或者市場提供特定的輸出，以用戶自身為導向，重視人本的作用，充分發揮出人本價值，滿足當前管理需求，為用戶提供優質的服務。例如，當前的流程包含要素較多，如活動、輸入資源、輸出結果、結構、價值以及用戶等，實現電子文件的歸檔、流轉、使用、保管以及移交，提升檔案管理質量與效率。

2 電子檔案管理系統中存在的問題與解決策略

2.1 安全問題

安全問題是現階段電子檔案存在的主要問題，其實質是指檔案信息載體的傳輸性安全與信息載體安全，因此在進行電子檔案管理過程中，工作人員應結合實際情況明確電子檔案與傳統檔案之間存在的差異性，如電子檔案是以磁盤、光盤、磁帶等為載體進行信息存儲，存在較多的種類，并且其種類復雜，容易受到外界環境因素干擾，造成不良的影響。例如，網絡環境的干擾導致電子文件存在不穩定性，受文件的流轉、生成等過程影響容易出現失真情況，甚至硬件系統、軟件、病毒等也會對信息穩定性產生影響，造成文件丟失，影響電子檔案的整體質量。

2.2 可識讀性問題

受電子檔案自身的性質影響，在應用過程中主要是以計算機技術為基礎，利用系統的優勢進行信息的利用，以實現最終的目的。與傳統的檔案存在不同之處，電子檔案不能單一憑借載體外表進行判斷，可能因為外界數字環境因素導致其外表良好，但實際信息存在失真情況，導致存儲信息無法被識讀，影響檔案的應用質量[1]。

2.3 問題解決策略

針對電子檔案管理系統存在的問題，可以靈活進行創新，優化當前的管理理念，從整體上進行完善，為用戶提供優質的服務，具體來說，可以從兩方面入手：一方面，積極進行安全建設，注重網絡優化，營造健康的環境，如可以合理的設置身份驗證，保證用戶信息安全，同時還可以設置等級權限，靈活利用當前國家相關網絡安全規定進行管理，實現整體的保護，合理進行網絡隔離，保證數據檔案庫的安全性。靈活利用當前有效的殺毒軟件與技術，避免計算機受到木馬病毒攻擊，杜絕檔案信息的泄露。另一方面，有效進行檔案備份，加強對其重視，并不斷進行創新，如檔案部門應積極進行設備更新，不斷進行完善，以保證電子檔案具有長時間的存儲性與可讀性，保證信息資源安全。通常情況下，當前的登記備份應實行三套方式，進而實現保存、使用以及備份的需求。

3 電子檔案管理系統中流程管理的有效應用

在當前的時代背景下，電子檔案在發展應用過程中應積極進行創新，合理進行設計規劃，根據當前發展要求引入流程管理，從整體上提升其安全性，滿足當前的需求，具體來說，應從以下幾方面進行：

3.1 靈活應用流程管理手段

在進行電子檔案管理過程中，應及時進行有效的創新，明確電子檔案資源管理的標準與電子檔案管理的特點，積極進行創新，從整體上完善，尤其是對于檔案管理來說，整個過程較為復雜，涉及的內容較多，范圍較廣，管理人員應及時確定管理任務與方向，構建完善的檔案管理平臺，靈活應用先進的管理手段與理念，實現數字化發展，并加強對資源的開發利用，從整體上進行完善創新，以電子檔案要求為標準，發揮出信息技術優勢，高效進行信息的整理，將檔案管理與技術進行整合，改變傳統的管理理念與方式，為用戶提供優質的服務。積極進行檔案管理系統建設，優化檔案管理業務流程，如注重電子文件與檔案資源數據信息的收集，并合理對傳統檔案進行數字化處理，不斷進行優化創新，實現數字資源的整合與開發，提升資源的時效性。電子檔案管理系統自身肩負著重要的管理任務，尤其是在當前的背景下，需要強化檔案的管理核心，積極進行有序的建設，保證數字收集、數字信息處理以及資源的有效利用均實現以人為本，深化現階段的人本原則，強化檔案的功能，為用戶提供優質的檔案服務，實現創新發展，滿足當前的需求[2]。

3.2 靈活利用流程管理降低風險

在流程管理過程中，工作人員積極對當前的檔案業務流程進行創新，并不斷進行調整優化，明確流程中各環節之間的關系，實現業務流程目標的改進，實現電子檔案的創新發展。通過合理的流程管理，可以從根本上降低其風險，并降低電子檔案建設的成本投入，實現創新應用。以現階段的國家標準為基礎，不斷進行創新。從整體上進行優化，實現檔案信息資源的安全存儲，通過流程管理控制避免檔案信息資源出現失真情況，降低系統自身的安全風險，充分發揮出電子檔案的管理優勢，提升檔案管理質量。例如，當前電子檔案在管理過程中存在明顯的安全問題，其主要的原因在于網絡環境因素產生的影響，增大了信息泄露的風險，靈活利用流程管理可以促使電子檔案的價值得到評估，并合理采取有效的措施進行管理，避免檔案出現失真情況，降低風險層面對信息產生的影響，實現前端控制，優化各個流程環節，以促使其呈現出較高的管理效能，為人們提供高質量的檔案信息。前端控制是流程管理的重點，也是當前各業務環節的重點，工作人員應加強重視力度，優化整體成本的投入，促使檔案管理實現信息化發展。

3.3 根據實際情況建立管理模型

現階段在進行電子檔案管理過程中，應根據要求建立完善的管理模型，并積極進行創新完善，充分發揮出數據模型的優勢，進行合理的數據檔案篩選，并進行檔案數據信息分析，將相關的內容進行一一記錄，如檔案歸檔時間、內容、范圍以及檔案種類等，將重要的信息進行相對應的錄入，以實現高質量的存儲。針對當前的檔案被保存時間，可以建立完善的價值檢定小組，定期對檔案信息進行分析，利用專業人才制定檔案信息清單，并針對不可直接公布的信息進行跳進，靈活利用其優勢提升檔案信息的安全性，并經過上級部門審核后對檔案信息清單進行編制，形成完整的數字檔案，根據要求設置權限，保證其訪問合理，及時進行備份與更新處理，充分發揮出流程管理的優勢，提高檔案管理的效率與質量。例如，在某管理人員建立完善的系統模型，實現了整體的優化，促使其檔案可以根據歸檔日期進行自動的分析，明確其歸檔要求，其存儲時間、存儲空間等得到初步的確定，經過工作人員進行專業的鑒定，對信息的來源進行確定，編制符合當前要求的數字化檔案，并進行檢索設置，加強對電子檔案流程管理的重視力度，滿足當前的需求[3]。

4 結論

綜上所述，隨著時代不斷發展，電子檔案逐漸靈活應用信息技術，合理進行改革創新，優化其整體管理流程，因此工作人員應不斷進行完善，加強電子檔案的推廣與應用，引入流程管理理念，減少檔案管理工作中存在的錯誤，降低整體管理風險，從根本上提升檔案管理的質量與效率，為人們提供優質的電子檔案信息服務，發揮出資源優勢。

參考文獻

[1]王雁聲.淺析流程管理在電子檔案管理系統中的應用[J].才智，2019（04）：211.

[2]趙寧.基于云計算的多類型電子檔案數字化管理系統客戶端設計與實現[D].南昌大學，2016.

[3]朱建興.淺析流程管理在電子檔案管理系統中的應用[J].辦公室業務，2016（01）：147-148.