對紙媒、網媒存檔及有效利用的探索和嘗試

丘偉

摘 要：搞好檔案提供利用，讓其發揮應有作用，是做好檔案工作的根本目的和中心任務， 是檔案工作賴以存在和發展的基礎。這幾年在工作中通過將紙媒、網媒報道存成電子檔案，體會到了電子檔案的好處。通過對紙媒、網媒的電子化管理，則大大提高了檔案的利用效率，再好的材料，光存就只是收獲了它的保存價值，只有充分發揮檔案的利用價值，才真正完成了一份檔案的使命。

關鍵詞：檔案利用；紙媒；網媒；存檔方式；電子檔案；利用效率

1 檔案文化的內涵

搞好檔案提供利用，讓其發揮應有作用，是做好檔案工作的根本目的和中心任務，是檔案工作賴以存在和發展的基礎。這些年學校在創新發展方面一直走在青島職業學校的前列，各類媒體對學校的報道也越來越多，對學校工作起到了很好的宣傳作用，為適應時代發展，統籌學校各方資源，擴大學校的社會知名度和美譽度，2016年學校成立新聞中心，成為中心的一員，主要職責就是負責收集整理報紙、網絡媒體對學校的相關報道。學校從2015年開始會在下半年績效考核前編印一本《媒體看電子》主要是收錄一學年來各類紙媒、網媒對學校的相關報道。為方便工作，辦公室首先訂閱了多種國家、省內外報紙，一旦有關于學校的報道文章，新聞中心的供稿負責人會告知出版報紙名稱和版面，就會在第一時間將報紙收集整理，掃描相關版面，在存報紙原件的同時，存好報紙的JPG文件，并做好目錄備查。如果有網媒報道，相關領導會在第一時間轉發，就會先在微信收藏，然后利用計算機存好相關網頁及將網頁存成圖片電子稿入檔。此項工作要求高度的責任心，每每有相關報道，隨時收集整理及時入檔，不能有疏漏。每年11月左右，將存檔電子稿及掃描件交分管領導審核，然后匯集印刷成冊，目前學校已印刷2015-2018年共四冊《媒體看電子》，這些紙媒和網媒匯編，在學校的對外宣傳工作中起到了重要的輔助作用，在每年的督導檢查和日常接待中都是重要的迎檢宣傳材料，充分體現了檔案有效利用的重要性，《媒體看電子》多次受到校領導和來賓的好評，其他學校也紛紛效仿，這也大大增強了作為檔案管理人員從事檔案工作的光榮感、自豪感，進一步增強做好這項工作的使命感和責任感。2018年《媒體看電子》這個案例提報申請了山東省檔案優秀成果，最終該案例被評為2017-2018山東省檔案優秀成果三等獎，學校對紙媒、網媒的存檔方式和利用方式得到充分肯定。

2 充分利用檔案，展示檔案文化魅力

原來相關的報紙也存檔，但要么是放進檔案盒中，沉睡在檔案室里；要么等要用的時候一張張抽取復印很不方便，2015年年底要匯編《媒體看電子》時就是這樣操作的，非常麻煩。特別是隨著網絡媒體的不斷發展增多，網媒報道已成為新聞公開報道的一個很重要的渠道，影響廣泛。如果需要某條新聞，臨時在手機、電腦上翻找，費時費力，有的新聞稿還會過期無法查閱，所以2016年開始，將紙媒、網媒及時收藏存檔，進行電子化處理，編寫好目錄，最終匯集成冊就非常方便快捷，大大提高了查找效率和利用效率。對報紙檔案的電子化處理就是通過電子掃描，一張報紙版面眾多，有時對學校的報道可能就是一個豆腐塊大小，就針對這篇報道進行電子掃描，掃描時最好保留該版面上部的時間、版面頁號存成JPG文件，文件名最好用日期加報紙名加所在版面，這樣整理目錄和查找時會更方便；對于網絡報道，首先應及時在電腦上保存該網頁，然后再將該網頁存成圖片，這樣的好處是文件名保留了該報道的原名，利于查找；及時保存也不會有過期無法查找之憂。實際工作中利用最多的是圖片文件，這樣也方便最終匯集成冊。

這幾年在工作中通過將紙媒、網媒報道存成電子檔案，體會到了電子檔案的好處。一是能快速查閱相關檔案資料，大大提高了工作效率。二是檔案信息得到有效利用，實現資源共享。在學校的各項檢查、報表、校報、校刊的編輯統計中都可以隨時調取相關數據、圖片；可異地實時為利用者提供電子檔案信息，打破了傳統利用方式和時空局限，大大提升了檔案利用服務的總體水平。三是促進了檔案的實體保護，檔案保管更加安全。相對以往紙質檔案不利于查閱，而且紙制檔案易臟、易碎、易丟失，電子檔案就對檔案實體起到了有效保護作用。

紙媒、網媒都講究時效性，所以對于保存管理和利用提出了更高的要求。及時處理最為重要，特別是對網媒，檔案管理員除了責任心，還要有一定的職業敏感度，那篇報道需要保存，哪些沒有必要，要能夠及時作出判斷。當然，本著“對外松，對內緊”的原則，對于有關本單位的報道，寧可多存不應有任何遺漏。

3 結語

通過《媒體看電子》更多的人了解了學校創新發展的業績；通過對紙媒、網媒的電子化管理，則大大提高了檔案的利用效率，再好的材料，光存就只是收獲了它的保存價值，只有充分發揮檔案的利用價值，才真正完成了一份檔案的使命。怎樣將管理的檔案存好又用好，是檔案管理員一直要思考和嘗試的一件事。對紙媒、網媒的存檔及有效利用，也對今后的檔案工作提出了更高的要求，需繼續努力，不斷探索檔案有效利用的方法和途徑，讓手中的檔案充滿無限生機和活力。