新時期行政事業單位檔案管理的創新思路

摘 要：檔案管理的實踐創新是新時期對行政事業單位提出的新要求，需要相關人員重點關注?；诖?，本文分析了新時期行政事業單位檔案管理的現存問題，闡述了檔案管理制度的創新、重點推行與發展“雙檔制”檔案管理思路、引入信息安全保障與備份技術、優化檔案管理團隊的構建這些創新策略。

關鍵詞：新時期；政事業單位；檔案管理

在行政事業單位的工作中，檔案管理工作有著重要的意義，其為行政事業單位的人員調動、業務服務等提供了信息支持。在新時期，信息技術不斷發展，對于檔案管理工作也有了更多的要求。在這樣的大背景下，行政事業單位檔案管理思路的創新是必然的選擇，需要相關工作人員重點關注與探究。可以說，想要實現新時期行政事業單位檔案管理的流暢性與規范性，必須要完成檔案管理的實踐創新。

1 新時期行政事業單位檔案管理的現存問題分析

就當前的情況來看，我國行政事業單位檔案管理中還存在著一些問題，特別是在新時期的背景下，這些問題更加明顯。其中，最根本的問題在于行政事業單位檔案管理手段的新穎程度不足。當前，信息技術不斷發展，若是一味堅持原有檔案管理模式，則會導致檔案的利用率不高、事業單位管理效率較低等等。為了避免這些問題，行政事業單位逐漸展開了檔案管理工作的優化，引入了電子檔案管理的方式[1]。但是，由于電子檔案管理模式并非可以立即實現，所以需要一個逐漸過渡的過程，而當前正處于這一過渡階段中。此時，行政事業單位并未對管理制度、團隊建設、技術等進行調整，也沒有充分結合過渡期的特點完成模式建設與應用，導致了行政事業單位檔案管理工作并未滿足新時期的需求。

2 新時期行政事業單位檔案管理的創新策略探究

2.1 檔案管理制度的創新

為了確保新時期行政事業單位檔案管理的規范性，相關人員必須要完成檔案管理制度的創新。在這一過程中，要拋棄現行制度中不科學、不合理、與實際的聯系性較低的制度，并結合行政事業單位的實際情況以及當前的背景條件，形成新的檔案管理制度[2]。

對于行政事業單位來說，由于檔案管理工作具有一定程度的互通性，所以在進行檔案管理制度的創新中，不僅要對相關管理崗位的人員進行約束，還要對單位中不同部門的人員提出一定的要求，使其能夠協助檔案管理工作的良好展開，主動、積極配合行政事業單位中檔案收集整理工作的完成。

同時，還要在相關制度中對保密性進行重點的規定與要求。對于一些因主觀因素導致檔案丟失、泄露的人員，要進行第一時間的談話與懲罰，對于情節嚴重者要進行調離、停職等處分。

2.2 重點推行與發展“雙檔制”檔案管理思路

就當前的情況來看，由于我國實行紙質檔案管理的時間相對較長，所以展開信息化檔案管理具有一定的難度。為了實現信息化檔案管理的大范圍推行、完成紙質檔案管理向全面電子檔案管理的過渡發展，筆者認為，“雙檔制”檔案管理極為重要，需要行政事業單位重點推行與發展。在“雙檔制”檔案管理模式下，本質上就是展開“紙質檔案+電子檔案”雙重管理的方式。此時，需要相關人員在保留原有紙質檔案的條件下，逐步完成電子檔案的建設。要對行政事業單位中所有的檔案進行分級，對于重要的檔案，包括人員檔案、財務檔案等，要實行“紙質檔案+電子檔案”的管理模式，確保檔案管理的有效性。在這一過程中，紙質檔案主要為電子檔案提供完善、補充、備份等作用。對于一些非重要的檔案材料，包括會議材料等等，可以直接使用電子檔案的形式完成管理。

在“雙檔制”檔案管理模式中，相關人員除了要對新形成的檔案進行數字化轉化與保存外，還要逐步完成原有紙質檔案的數字化轉變。具體來說，就是需要將原有檔案進行分級，依照重要程度的不同，逐漸完成紙質檔案向電子檔案的轉化。在“雙檔制”檔案管理模式的支持下，能夠更好的完成全面紙質檔案管理向全面電子檔案管理的過渡，更好的滿足新時期行政事業單位檔案管理工作的需求。

2.3 引入信息安全保障與備份技術

在新時期，行政事業單位檔案管理的數字化、信息化發展成為了必然，因此，保障電子檔案的安全性、信息完整性更加重要。對于行政事業單位來說，在展開電子檔案管理模式的過程中，除了要完成相應硬件設備、配套制度的升級之外，還要完成信息安全保障與備份技術的引入，包括加密技術、防火墻技術、殺毒技術、登錄權限設置技術等等，避免出現檔案信息的泄露、丟失、被篡改問題，降低電子檔案受到外界非法攻擊而出現的負面后果程度。同時，為了最大程度的保障電子檔案的可靠性，要引入備份技術，避免由于特殊情況、突發事件等導致的檔案信息丟失，更好的滿足新時期行政事業單位檔案管理工作對信息安全性與可靠性的要求。

2.4 優化檔案管理團隊的構建

在新時期，除了要為數字化檔案管理提供制度、技術的支持外，還要通過優化檔案管理團隊的構建，為數字化管理提供人才支持。此時，要對行政事業單位的檔案管理人員展開培訓，提升其信息化檔案管理的能力。同時，要積極引入信息化型人才與檔案管理專業人才，調整檔案管理團隊的人員結構，促進檔案智能化管理的實現，提高行政事業單位檔案管理的水平。

3 總結

綜上所述，在新時期，行政事業單位檔案管理工作必須要與時俱進，逐步完成數字化管理。通過檔案管理制度的創新、重點推行與發展“雙檔制”檔案管理思路、引入信息安全保障與備份技術、優化檔案管理團隊的構建，更好的滿足了新時期行政事業單位檔案管理工作的需求，實現了政事業單位檔案管理的升級。

參考文獻

[1]于倩.新時期行政事業單位財務檔案管理的創新模式研究[J].行政事業資產與財務，2019（06）：89-90.

[2]祁小健.新時期事業單位檔案管理的創新思路探究[J].蘭臺內外，2019（07）：27-28.

作者簡介

趙淑蘭（1981-），女，漢族，山東鄒平，濱州市醫療保障局。