新形式下如何做好檔案的開發(fā)和利用

徐建華

摘 要：檔案工作一直以來是一項重要的工作，隨著社會的不斷發(fā)展，對檔案工作也提出了新的要求，我們應該把重視與合理開發(fā)、利用檔案信息資源作為檔案工作的中心任務和指導思想，為社會的發(fā)展作出應有的貢獻。

關鍵詞：檔案；信息電子化；檔案管理；檔案信息資源

新形式下，隨著社會的發(fā)展為檔案管理提出了新的課題。深刻理解開發(fā)利用檔案的重要性，才能推動開發(fā)利用檔案的進程，檔案部門是儲存，輸送信息的一個部門。我們應該把大力收集、開發(fā)檔案信息資源作為檔案部門做好檔案工作的中心任務和指導思想，為社會各方面群眾和團體服務。在具體工作中我們發(fā)現(xiàn)檔案工作參差不齊，存在許多問題。一是不少單位沒有建立綜合檔案室，各種門類、載體檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理，業(yè)務檔案、會計檔案、特種載體檔案分散保存的現(xiàn)象尤為嚴重；二是應當歸檔的文件材料沒有及時收集、歸檔，散存在部門或個人據(jù)為己有的現(xiàn)象屢見不鮮。究其原因。

一是歷史的原因造成了許多檔案館位于黨政機關，較為封閉。

二是《檔案法》雖已頒布實施多年，但檔案法律法規(guī)的權威沒有真正樹立起來，檔案執(zhí)法的剛性也不夠。社會檔案意識的增強是做好全社會檔案工作的充分和必要條件，如何培養(yǎng)全社會的檔案意識是每個檔案工作者義不容辭的責任，新時期社會檔案意識的培養(yǎng)問題，我認為應從以下幾個方面入手。

1）為檔案開發(fā)利用工作做好檔案保存宣傳工作，只有加強檔案宣傳，社會檔案意識才能得到提高。把開展宣傳貫穿到工作的始終，檔案工作開展到哪里，宣傳工作就跟進到哪里，使工作與宣傳同步進行。

2）抓住重點，不斷掀起宣傳工作的新高潮。根據(jù)檔案工作的規(guī)律性，抓住重點時間、重點內容、重點形式，不斷掀起宣傳高潮。要掌握好時間，不要錯過最佳宣傳時機：內容要典型生動，才能吸引觀眾：形式不能陳舊，否則會使人不屑一顧。應考慮利用電視、報紙、網上、向各單位普發(fā)小冊子、向各鎮(zhèn)、街道提供宣傳內容要求他們在各社區(qū)、村居代為刊出宣傳板報等宣傳面廣的宣傳形式。

3）抓住時機，把主管領導作為主要宣傳對象。各級主管領導對檔案工作的有效開展起著非常重要的作用、但主管領導一般不僅僅是檔案門的主管領導，往往分管幾個口、多個部門、檔案部門應積極主動，搶抓時機，向主管領導匯報檔案工作開展情況，取得的成績和存在的問題，以取得領導的重視與支持，檔案部門的重要工作和活動，要爭取主管領導參與，以便領導全面地了解檔案工作。

1 做好檔案鑒定是做好檔案開發(fā)和利用工作的重要內容

長期以來，對鑒定工作的認識和實踐存在著一定的局限性，具體表現(xiàn)在如下幾個方面：

1）對歸檔文件材料的鑒定不夠準確。檔案是工作活動的原始記錄，但不一定是真實的記錄，這是因為在文件材料的形成過程中，人們受到客觀條件的限制或主觀認識的干擾，有時不能全面反映歷史真實，甚至夸大、縮小歪曲歷史事實，這在不同歷史時期和不同工作領域都不同程度地存在。如工作成績的夸大，統(tǒng)計數(shù)字的失準，基建檔案的圖物不符等等，這些失準的材料，顯然與事實不符，但它們是錯誤思潮，片面認識，失誤工作的直實反映檔案工作若不可能也不允許改正檔案材料原件內容，但有責任也有義務對其進行鑒別、評價，以指導利用者。

2）對歸檔文件材料的完整性鑒定不夠完整。歸檔文件不完整主要表現(xiàn)在三個方面：一是門類不全。無論是進館檔案還是檔案室的檔案，除文書擋案外，其他門類的檔案尤其業(yè)務檔案大都沒有收集歸檔，這就為全面反映其工作活動大打折扣，二是歸檔部門不全，一個單位內各部門的職能不同，產生文件材料的數(shù)量不一，不少單位除綜合部門形成的紅頭文件外，其他部門因形成的材料少，往往長時間沒有文件歸檔，三是歸檔文件材料不完整，編號文件本身接不起來，缺附件，少底稿等，尤其是科技檔案在這方面表現(xiàn)得更為突出。而缺少的往往是核心內容和重要的部分，檔案工作者需要也應該對其進行鑒別評價，并總結出經驗數(shù)訓，以便在業(yè)務指導工作和收集工作中采取必要措施，盡量減少此類現(xiàn)象。

3）對檔案的珍貴程度評定不足。目前對檔案價值的評定僅用保管期限來表示，而保管期限所體現(xiàn)的價值是相對價值，就某一份檔案材料來講，在此館屬永久而在彼館可能是長期或短期，一份具體的檔案材料應當有個社會的而不是一個單位的、全面的而不是單項的、歷史的而不是階段性的價值評定，這既有利于有重點地搶救和保護珍貴檔案，也有利于準確地評定檔案館的檔次和地位，使國家有限的檔案經費用到最需要的地方，我認為檔案鑒定應包括檔案保管期限鑒定，檔案準確性鑒定，檔案完整性鑒定，檔案珍貴程度鑒定等方面。因而可將案鑒定劃分為前期鑒定和后期鑒定。前期鑒定是指對文件材料保存價值的鑒定和對文件材料的準確性，完整性鑒定，因其是在文件材料立卷歸檔階段完成的，處于案文件運行前期，所以可將它們稱為前期鑒定，前期鑒定主要包括：（1）保存價值鑒定，是指文件材料有沒有保存價值、保存價值大小的鑒別，并依此確定文件材料歸不歸檔，保管期限的長短。（2）準確性鑒定，是指對歸檔文件材料的各種標識的準確性及其所承載的信息的準確性進行甄別評定，前期鑒定中的準確性鑒定，主要是針對工作中因工作硫忽將歸檔文件材料的某些標識如責任者、時間，簽章、竣工章等遺漏丟失或者銷誤，正文與底稿不相符，正本與副本不相符，基建圖物不符，設備圖物不符等等諸多情況的檢查，在文件材料歸檔時，由責任人進一步核實鑒別，并在案卷備考表中案卷檢查人欄簽字或以其它形式確認歸檔文件的準確性。（3）完整性鑒定，歸檔時，責任人對圍繞某個事件，某項工程，某個設備，某項任務所產生和使用的文件材料的完整性，每一份文件材料頁數(shù)，圖幅及底稿的完整性進行鑒別并簽字確認，以確保歸檔文件材料的完整性。后期鑒定是指專門的鑒定委員會對檔案進行鑒定。后期鑒定，是檔案館的重要業(yè)務環(huán)節(jié)，需要建立專門的，具有權威性的鑒定委員會，按特定的程序進行，其工作內容應包括檔案評價，珍貴程度鑒定和保管期限鑒定等。

2 致力檔案的信息電子化建設

檔案信息電子化管理，其優(yōu)勢就是以室藏檔案資料，紙質或機讀形式的，為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集，篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。

1）利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。

2）縮短二次文獻的加工時間，提高檔案的時效性。手工信息加工工作模式從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3）檔案信息電子化，檔案信息成果可多份拷貝將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位也就得到了提高。

4）檔案電子化，可使檔案順利地與最新技術接軌。使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，為將來檔案信息管理打下基礎。檔案的價值也體現(xiàn)在利用上，在利用檔案中受益過的同志檔案意識較強。檔案工作者要努力提高檔案開發(fā)利用水平，讓群眾切切實實體會感受到檔案的價值所在，進而提高社會檔案意識。因此作為檔案工作者肩負著歷史的職責，做好檔案工作的開發(fā)利用和科學管理，利用科技信息資源，推動檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻

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