高職院校行政管理信息化建設研究

【摘 要】本文論述高職院校行政管理信息化建設的必要性，針對行政管理人員思想觀念和技能水平滯后、各部門之間重分工而輕合作、工作效率低下等問題，提出促進高職院校行政管理信息化建設的建議：轉變思想觀念，樹立正確的行政管理信息化意識;加強制度建設，為行政管理信息化建設提供有力的支撐;加大經費投入和監管力度;提升行政管理人員的信息化綜合水平。

【關鍵詞】高職院校 ?行政管理 ?信息化建設 ?信息化綜合水平

【中圖分類號】G ?【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2019）03C-0100-03

高職院校作為行政管理的主體，除了承擔教書育人的職責，還肩負著校內的教務管理、學生管理、人力資源管理、后勤管理等重任，為在校師生員工等群體提供工作、學習、生活等方面的服務和保障。近年來，信息技術的快速發展，大大促進了高職院校行政管理能力的提升，但仍存在一些問題。高職院校必須認真分析自身體系中存在的問題，找出切實可行的途徑，以信息化建設促進行政管理能力的提升，才能順應信息時代的要求，實現高等職業教育的可持續發展。

一、高職院校行政管理信息化建設的必要性

信息化是指培養、發展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產力，并使之造福于社會的歷史過程。隨著生產力的發展，科學技術尤其信息化、網絡化技術逐漸滲透入社會的各個領域，高職院校要適應社會發展的趨勢，不能僅僅局限于達到美化校園環境、加強師資隊伍、提高教學質量等基本的要求，還應將行政管理作為高職院校的重要工作內容之一。傳統的行政管理手段相對落后，已無法適應當今社會科學技術和信息化網絡化快速發展的要求，因此高職院校行政管理工作信息化建設是高職院校行政管理改革的必然要求也是必要手段，對提升高職院校的管理能力和管理效率具有非常重要的現實意義。

（一）有利于提升高職院校行政管理人員的綜合素質。信息化的發展，打破了傳統的行政管理工作模式時間和空間的限制。高職院校信息化的過程也是高校行政管理人員不斷學習進步的過程，信息直接傳遞和共享理念的出現對高職院校行政管理人員的知識與技能水平提出了新的要求，鞭策他們順應發展，更新觀念，通過不斷的學習改善知識結構，擴大知識面，根據崗位的具體要求，不斷掌握信息化手段，提升信息技術應用能力，實現知識和技能的全面提升。

（二）有利于提高高職院校行政管理工作效率。信息化一直被認為是計算機、網絡和通信技術三者的合一。但是，人們往往忽略了信息化只是手段，實現目標才是目的。對于高職院校而言，實現信息化的目的就是要結合學校自身的特點，配合先進的通信及網絡技術，提升自我管理能力，提高教學質量和工作水平，最終達到行政管理信息化。當前，教育大眾化的意識已經深入人心，高職院校傳統的以傳授經驗為主的教育方式已經無法適應現代職業教育體系的要求，將經驗教育轉變為科學管理，通過科學的理論知識、方法進行教育教學是高職院校教學改革的重要內容。因此這就對高職院校的行政管理部門提出了更高的要求，只有加強行政管理信息化建設，才能夠適應高職院校教育教學改革的趨勢，為學校的內涵建設提供堅實基礎。

（三）為高職院校的行政決策提供科學的參考依據。決策是一種行政行為，是行政管理的重要內容，決策是否科學合理，直接影響學校的發展。傳統行政管理模式的信息傳遞和工作交接以紙質為載體由人工完成，信息透明度低，大大影響了部門之間、上下級之間的溝通和協同工作。信息技術的發展，讓管理者及時掌握各方面的信息，在行政管理中可以對信息進行加工，為高職院校的行政決策提供了更科學的參考依據，提高行政決策的科學性。

（四）能夠實現高職院校各部門之間的協同工作。信息化的重要特征是信息資源的廣泛共享以及信息技術的廣泛且高效地應用，并激發人的智慧和潛力，使物質資源得到合理的利用，從而實現個人、組織和社會的協調發展。信息技術的強大功能之一是對數據的分類整理，通過先進的信息技術，建立起龐大的數據庫，便于對歷史資料的充分利用和查詢。可以說，基于當前大數據的時代，對于高職院校這個載體而言，信息化過程就是整個行政管理運行系統日趨科學合理的過程。

二、當前高職院校行政管理信息化建設存在的問題

（一）行政管理人員思想觀念和技能水平滯后，與信息化發展的要求不同步。信息化建設是提高學校行政管理水平和工作效率的有效手段。從高職院校的戰略發展來考慮，學校領導層應該高度重視，并把信息化建設作為學校發展的重要項目。但受傳統的行政管理模式的影響，高職院校行政管理人員對于信息及數據缺乏敏感性，更談不上對信息的加工、利用和再開發，他們習慣于用傳統的方式處理問題，即使學校信息化設備較為完善，他們也不考慮通過提升自身信息技術的手段提高工作效率，更不善于用信息觀點分析和解決工作中問題與矛盾。另外，有的行政管理人員的信息來源渠道單一，加上自身對信息的鑒別能力差，導致收集來的各類信息缺乏有條理的系統化加工，導致信息失真或無法得到有效利用，大大降低了工作效率。

（二）各部門之間重分工而輕合作，工作效率低下。傳統的行政管理模式，各部門都有明確的分工，但由于片面強調分工，各自為政，忽略了部門之間的合作，信息資源得不到及時傳遞和有效共享。工作中缺乏統一協調，各部門容易出現推諉、扯皮現象，處理同一件事情需要在各個部門之間來回折騰，導致資源的浪費，也無法保證工作的時效性。此外，傳統行政管理模式中的信息傳遞手段落后，信息的傳遞手段單一，大多數是以人工為主要傳播途徑，紙質文件是唯一的傳播載體，盡管配以廣播、宣傳板報、電話等傳播方式，也因受到承載量的限制而大大降低了傳播的速度，更無法達到信息的共享和有效利用。在這種傳統模式中，行政管理人員的主動性和創造性受到了限制，只是機械地執行文件，工作顯得過于被動，嚴重影響工作熱情和工作效率。

三、高職院校行政管理信息化建設問題的成因

（一）高職院校對于行政管理工作不夠重視。主要體現在兩個方面：一方面是對于行政管理崗位缺乏準確的定位，高職院校的行政管理隊伍一直處于尷尬的位置。不論什么類型的高校，行政管理作為學校不可或缺的靈魂工作，是實現教育教學改革的關鍵因素，學校應當建立起完善的行政管理體系。但是長期以來，在高職院校的考核評估體系之下，各個高校都非常重視科研和教學任務，存在著重教學、科研而輕管理的現象，認為行政管理工作缺乏技術含量，對于行政人員的學歷、職稱要求往往低于專任教師，很多核心部門和崗位直接招聘本校應屆畢業生，工資待遇遠低于教師水平，影響了行政管理隊伍的穩定性。另一方面是對行政管理人員的培養力度不夠。不管是職稱和職務晉升，還是業務水平提升方面，都普遍傾向于一線的專任教師，學校的外出培訓及學習機會也強調對專任教師教學水平的提升，很少安排行政管理人員外出學習，即便有也僅限于學校領導層或部門管理層，即便是校內的培訓，也很少針對行政管理人員。

（二）高職院校對于信息化建設重視不夠。具體表現如下：

1.經費投入不足。經費是學校賴以生存的生命線，沒有經費的支持，各項工作和活動就無法順利開展，更談不上實現學校的發展壯大。高職院校在經費投入上，多傾向于基礎設施建設和教學資源配備，在行政管理方面缺乏必要的經費投入。就算是投入的經費也僅限于購買硬件設備上，對于信息化系統的建設和維護，以及技術人員的培訓投入很少，導致行政管理人員綜合素質提升速度緩慢，嚴重影響了行政管理信息化建設進程。

2.缺乏完善的行政管理信息化建設制度。制度不完善是信息化建設工作不能順利進行的主要原因。從信息化建設的現狀來看，雖然很多高職院校都制定了一些規定，但仍缺乏完善的制度和系統的研究，主要存在兩方面的問題：一是信息化建設的制度內容不完善，缺乏科學、規范、合理的方法和指導性內容。總體上看，內容主要側重硬件和網絡方面的管理，不能全面覆蓋信息化建設的各項工作。二是制度流于形式，缺乏約束力和權威性，現有的管理制度對于在信息化建設過程中的相關人員缺乏直接約束力，嚴重制約了信息化的發展。

3.高職院校缺乏對信息化可持續發展的長期規劃。高職院校的信息化建設不僅僅是安裝計算機連接網絡的技術性問題，更是一項可持續性和系統性的工程，它與高職院校的整體發展息息相關，如果缺乏行之有效的長期規劃，該項工程不但無法順利完成，還可能引發很多問題。首先，很多高職院校對于信息化的定位缺乏科學的認識，認為信息化是某一個部門的工作，例如信息中心或網絡中心等，但學校對于這些部門的職責定位為負責校內網絡的維護和計算機等多媒體設備的維修等，未能充分發揮信息技術部門的功能和人員的專業知識，更達不到全員參與信息化建設的效果，違背了信息化建設的內涵。其次，在信息化建設初期，對于信息化缺乏統一的規劃建設，為了節約經費，在投資硬件的時候缺乏長遠考慮，導致前期投資的設備無法滿足學校發展的需要，造成資源的浪費。

四、促進高職院校行政管理信息化建設的建議

（一）轉變思想觀念，樹立正確的行政管理信息化意識。高職院校行政管理的信息化是實現高職教育現代化不可或缺的因素，直接關系到學校的教學、科研和管理水平，影響到學校的整體競爭力。要提升行政管理信息化水平，首先要對信息化建設有正確的意識。一方面，要轉變觀念，提高對信息化建設的認識。學校需要把信息化建設的重要性和優越性通過文件、講座等方式向行政管理人員進行宣傳，使他們認可信息化手段，主動適應信息化的發展并將信息技術用于行政管理工作中。另一方面，認清學校的本職工作。近年來，信息化手段已基本覆蓋了各高職院校，但各校的建設程度和效果或多或少存在著差距，在當前激烈競爭的環境中，學校之間難免會進行相互攀比，甚至會存在惡性競爭，這不利于學校的良性發展。高職院校的責任應在于通過提高學校的軟件和硬件設施，為師生營造良好的工作和學習環境，培育出更多適應社會發展的優秀人才，以實現學校的可持續發展。

（二）加強制度建設，為行政管理信息化建設提供有力的支撐。行政管理信息化使高職院校行政管理工作更加科學、便捷和智能化，但是，在行政管理信息化建設的過程中，人的行為還需要靠制度的約束，只有制定嚴格的制度，才能保障和規范使用者的操作行為，杜絕隨意性，這是行政管理信息化建設和推廣的關鍵，也是行政管理信息化建設的強有力保障。

首先，明確制定行政管理信息化規范。任何工作的順利進展都離不開制度規范的約束。隨著信息化手段在各高職院校行政管理中的廣泛應用，學校需要建立和完善相關的規章制度，積極營造一個有約束力的信息化環境，讓每一位行政管理人員都各司其職，保證行政管理信息化建設的順利開展。要保證這樣的環境得以建立，前提是出臺相關的信息化建設規范和指導性文件，信息化建設的制度應包含以下內容：制度訂立的目標、制度的適用范圍、制度涉及的部門和人員的職責、制度要約束的內容、獎懲措施。

其次，建立和完善問責制度。高職院校行政管理信息化建設不是某一個部門的事情，行政管理工作覆蓋了學校工作的方方面面，在這一過程中，任何一個部門和人員的失職行為都會延誤整個信息化建設過程中的工作，甚至出現重大的錯誤。因此，在行政管理信息化建設的過程中，要建立責任追究制度規范各部門、各工作人員的工作行為，實行“誰負責，誰落實”，并承擔相應責任。對于在行政管理信息化建設工作中存在失職行為的部門和人員，應追究其相應的責任。但是，懲罰并不是問責制的目的，而是要通過懲罰的措施，讓工作人員自覺履行職責，對工作認真負責。因此，應當注意獎懲相結合，以獎勵制度激勵相關部門和人員忠于職守，充分調動他們的積極性，提高工作效能。無論是處罰或是獎勵，根本目的都是要各部門認真履行職責，提高工作效率。

（三）加大經費投入和監管力度。行政管理信息化是高職院校適應社會發展的必然舉措，而充足的經費投入是保證行政管理信息化建設順利進行的前提條件。高職院校要保障經費的可持續投入，除了要設立信息化建設專項經費，同時要加強經費使用的規劃設計，為了避免建設資金的浪費，學校應設立專門的信息化建設資金規劃小組，除了統籌資金的管理，還要監督經費的使用，確保信息化建設經費的科學使用。

（四）提升行政管理人員的信息化綜合水平。高職教育的發展，促使高職院校加快信息化建設的步伐，行政職能部門的工作人員，作為高職院校行政管理的主體，他們對于信息化技術的掌握程度，直接關系到學校的行政管理水平。為使學校行政管理信息化建設緊跟時代的步伐，要設立專門的教師培訓中心，加強對行政管理人員的業務培訓。既要加強對行政管理人員理論知識和信息技術的培訓，還要樹立行政管理人員的信息化服務意識，要求他們充分利用信息化的手段和資源開展政管理工作，提高工作效率。從學校和各部門的“一把手”抓起，組建一支知識面廣、技能水平高、服務意識強的行政管理隊伍，是適應新形勢下高職教育發展的要求、實現學校可持續發展的正確途徑。

行政管理信息化建設對于高職院校來說是應對激烈競爭的必要手段，盡管各高職院校在信息化建設過程中取得了不同程度的成績，但仍存在一些問題。各高職院校應根據自身實際情況，順應社會發展要求，提出行之有效的措施，加快行政管理信息化的步伐，用以信息為中心的傳播模式取代傳統的行政管理模式，有效開發利用信息，優化配置資源，進一步提升辦學水平，為高等職業教育事業的蓬勃發展貢獻力量。

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【作者簡介】陳羽玲（1982— ），女，廣西理工職業技術學院講師，研究方向：行政管理（信息化管理、教育管理）。

（責編 黎 原）