關(guān)于企業(yè)物資采購與財務監(jiān)督融合的探討

郭京進

摘 要 物資采購是做好企業(yè)運營的重要保證，為企業(yè)生產(chǎn)提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。然而，在企業(yè)物資采購管理過程中，由于內(nèi)部控制不健全、采購活動財務監(jiān)督不力，物資采購活動中以權(quán)謀私、違法違規(guī)現(xiàn)象較多，對企業(yè)發(fā)展造成了很大影響。為此，本文對企業(yè)物資采購中財務監(jiān)督存在的問題進行分析，提出了完善企業(yè)物資采購與財務監(jiān)督融合的具體措施。

關(guān)鍵詞 物資采購 財務監(jiān)督 探討

在制造企業(yè)中，物資采購為企業(yè)生產(chǎn)提供了物質(zhì)基礎(chǔ)和保證。物資采購在企業(yè)財務支出中占有重要比重，也是企業(yè)財務監(jiān)督的重要內(nèi)容。因此，加強企業(yè)物資采購管理、做好物資采購的財務監(jiān)督，對減少采購風險、降低采購成本、提高采購效率、促進企業(yè)快速發(fā)展具有重要意義。

一、企業(yè)物資采購中財務監(jiān)督存在的主要問題

（一）企業(yè)物資采購與財務監(jiān)督管理存在脫節(jié)

在企業(yè)中，物資采購部門是一個“實權(quán)部門”，掌握著企業(yè)生產(chǎn)所需的物資采購權(quán)。現(xiàn)階段，由于社會上物資較為豐富，市場上許多物資供大于求，使許多企業(yè)不得不努力開展產(chǎn)品推銷工作，而一些企業(yè)的采購部門則成了他們攻關(guān)的對象。采購部門在企業(yè)中的地位較高，是企業(yè)中的強勢部門，雖然與生產(chǎn)、財務、庫管等部門之間聯(lián)系緊密，但在企業(yè)中各部門職能相對獨立，采購部門在采購環(huán)節(jié)的權(quán)限較大，采購過程中的以權(quán)謀私、違法違規(guī)問題較為嚴重，對企業(yè)發(fā)展造成了很大的影響。一是在采購計劃的制訂中，生產(chǎn)部門只負責提供物資清單的數(shù)量、質(zhì)量要求，而對于物資價格、渠道沒有要求，這就給了采購部門很大的活動空間，可以在價格和渠道上做文章，追求利益的最大化，而這種利益，除企業(yè)利益外，部分品行不正的采購人員也會追求個人利益的最大化，最終導致企業(yè)利益受損。二是在物資采購合同管理中，雖然一些企業(yè)進行了物資采購招投標管理，但是，由于參與的對象很多，企業(yè)的采購部門作為招投標的主管部門，有較大的管理權(quán)限，成為這些對象攻關(guān)的目標，招投標流程雖然公開透明，但是缺乏有效的監(jiān)督，特別是財務部門如果在物資采購中沒有介入招投標活動，物資采購部門則一家獨大，不能通過招投標活動加強采購合同管理，難以從采購合同管理中發(fā)現(xiàn)財務風險。企業(yè)的財務部門只是根據(jù)采購合同支付合同款項，并未在物資采購過程中實施同步的財務跟蹤。

（二）企業(yè)物資采購中缺乏有效的財務監(jiān)督內(nèi)控管理運行機制

企業(yè)運營活動是一個整體，許多企業(yè)內(nèi)控管理運行機制缺乏，或者運行管理不協(xié)調(diào)，導致內(nèi)部監(jiān)督管理弱化。在企業(yè)的物資采購過程中，對物資采購內(nèi)控管理不力，導致物資采購活動中風險較大，對企業(yè)發(fā)展帶來較大的風險隱患。一是物資采購預算編制與執(zhí)行缺乏有效監(jiān)督。部分企業(yè)的物資采購預算由采購部門編制，沒有與生產(chǎn)、財務部門進行有效溝通，導致預算編制缺乏科學性，并且執(zhí)行過程由采購部門實施，雖然一些企業(yè)實行了投標管理，但是由于內(nèi)控監(jiān)督弱化，采購預算編制與執(zhí)行的風險很大。二是缺少對采購合同的審計監(jiān)督。在簽訂采購合同前，或者在制訂采購合同時，沒有請企業(yè)的法律部門進行合同把關(guān)，沒有由企業(yè)內(nèi)審部門進行合同審計，導致企業(yè)物資采購合同存在較大風險。三是采購資金支付審核監(jiān)督不嚴。有的企業(yè)財務部門只是依據(jù)采購部門的支付申請支付采購資金，有的財務管理人員在支付前沒有進行相關(guān)核對，比如沒有嚴格對照合同的支付條款要求進行核審，沒有對采購物資入庫數(shù)量及質(zhì)量報告進行復核把關(guān)等。

（三）企業(yè)物資采購與財務監(jiān)督缺乏有效的監(jiān)督平臺

部分企業(yè)物資采購部門與財務管理部門都有各自獨立的管理系統(tǒng)，但是兩個管理系統(tǒng)沒有對接，導致財務部門對物資采購不能進行同步跟蹤、加強監(jiān)管。有的企業(yè)物資采購與財務部門的系統(tǒng)合在一個系統(tǒng)內(nèi)，但是這個系統(tǒng)中的物資采購和財務部門系統(tǒng)相對獨立，是兩個不同的子系統(tǒng)，而且進行了權(quán)限設置，許多信息不能共享，財務部門對采購部門的監(jiān)督活動權(quán)限較小，特別是財務部門難以參與采購活動，不能對采購活動進行全程監(jiān)督，導致采購風險難以被發(fā)現(xiàn)。

二、加強企業(yè)物資采購與財務監(jiān)督融合的有效措施

（一）組建綜采性物資采購部門，加強企業(yè)物資采購與財務監(jiān)督整體融合

采購部門與財務管理脫節(jié)，導致財務監(jiān)督弱化，物資采購活動中采購風險加劇。為此，生產(chǎn)制造企業(yè)要加強物資采購管理，組建綜合性物資采購部門，從而加強企業(yè)物資采購與財務監(jiān)督的整體融合。一是從生產(chǎn)部門、物資采購部門、技術(shù)部門和財務部門抽調(diào)專業(yè)人員，組建綜合物資采購部門，具體負責企業(yè)的物資采購工作。二是加強物資采購計劃的預算編制工作，由于生產(chǎn)、采購、技術(shù)、財務各自專業(yè)性強，因此，在人員選擇上盡量選擇綜合能力強的人員充實到綜合性部門，由三個部門組成的人員各自發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，做好物資采購計劃的預算編制工作。三是實行預算編制與執(zhí)行相分離，原物資采購部門不再負責物資預算編制工作，只是專門負責物資采購工作。四是加強物資采購合同管理，進行物資招投標活動時，要由企業(yè)法務部門進行合同審查，簽訂物資采購合同時，要由企業(yè)的內(nèi)部審計部門和物資預算的編制部門一起加強合同審計與評估，從而從法律角度和審計角度做好物資采購活動的把關(guān)，防范物資采購合同風險的發(fā)生。四是加強物資采購的支付結(jié)算管理。物資采購資金的支付結(jié)算要遵守采購合同，財務部門支付采購資金時要做好如下內(nèi)容的審查與審核，要有采購部門的請款計劃及相關(guān)領(lǐng)導的審批簽字、倉庫的采購物資入庫記錄，此外，還要對照合同條款查實結(jié)算條件，只有三方符合，才能按規(guī)定流程支付結(jié)算款項。從而加強物資采購的財務監(jiān)督。

（二）完善企業(yè)物資采購與財務監(jiān)督相融合的內(nèi)控制度

內(nèi)控制度是加強企業(yè)管理的重要保證，在制造企業(yè)中，物資采購的數(shù)量大、品種多、管理復雜、資金需求量大，同時，對企業(yè)生產(chǎn)活動的影響較大。如果不能有效地加強物資采購的管理與監(jiān)督，發(fā)生采購風險的可能性很大，輕者只是個別人謀取一點私利，重者對企業(yè)發(fā)展帶來經(jīng)營風險。比如，采購物資不能及時到位，影響企業(yè)生產(chǎn)；采購物資質(zhì)量較差，不能滿足企業(yè)生產(chǎn)要求，生產(chǎn)出的產(chǎn)品質(zhì)量差，對企業(yè)聲譽造成影響，從而影響企業(yè)發(fā)展。因此，必須完善企業(yè)的物資采購與財務監(jiān)督相融合的內(nèi)控制度。一是將物資采購與企業(yè)各個相關(guān)環(huán)節(jié)連接起來，以財務部門為中心，形成對采購活動全程監(jiān)督的內(nèi)控制度和運行機制。將物資采購部門與生產(chǎn)、財務、倉庫等部門的內(nèi)控銜接起來，從各環(huán)節(jié)加強對采購活動的監(jiān)督。二是強化財務部門對物資采購過程的內(nèi)控監(jiān)督，企業(yè)的生產(chǎn)部門所需的物資計劃，由生產(chǎn)部門和財務部門共同編制物資預算，實行“數(shù)量+金額”管理，采購部門按照物資預算制定、執(zhí)行采購計劃，從而弱化采購部門的管理權(quán)限，減少采購部門的活動空間，使他們從渠道出發(fā)，做好采購選擇，為企業(yè)供應物資。

（三）構(gòu)建物資采購與財務監(jiān)督相融合的管理系統(tǒng)

現(xiàn)階段，由于科技快速發(fā)展，許多中型企業(yè)都在運用信息管理系統(tǒng)，這對提升企業(yè)的管理效率發(fā)揮了重要作用。然而，針對企業(yè)采購系統(tǒng)與財務系統(tǒng)各不共容的問題，要做好系統(tǒng)對接，加強對物資采購活動的全程監(jiān)督。一是將物資管理系統(tǒng)融入財務管理系統(tǒng)，使財務系統(tǒng)能夠?qū)ξ镔Y系統(tǒng)實行動態(tài)監(jiān)督。物資管理系統(tǒng)中的各項指標變動情況都能在財務系統(tǒng)中顯示，反映物資采購活動的動態(tài)變化。二是財務系統(tǒng)與生產(chǎn)、倉儲系統(tǒng)對接，形成企業(yè)系統(tǒng)的ERP體系，可以全面了解企業(yè)物資的整體變動情況，包括物資采購入庫情況，有利防止物資采購活動風險，同時避免采購活動影響企業(yè)的生產(chǎn)活動。三是以財務系統(tǒng)為中心，加強與生產(chǎn)、采購、倉庫等系統(tǒng)的深度融合，全面反映企業(yè)的物資采購活動狀況，這樣有利于做好物資的統(tǒng)一調(diào)度與安排，促進企業(yè)整體效率的提升。

三、結(jié)語

物資采購在企業(yè)管理中占有重要地位，加強物資管理對企業(yè)發(fā)展有重要意義。為此，企業(yè)需要結(jié)合實際，做好物資采購的風險防范，加大物資采購過程中的財務監(jiān)督力度，實現(xiàn)企業(yè)物資采購與財務監(jiān)督的有效融合。企業(yè)應通過組建綜合性物資采購部門，加強物資采購的預算編制工作，加強企業(yè)物資采購活動中的內(nèi)部控制，此外，還要構(gòu)建物資采購與財務監(jiān)督相融合的管理系統(tǒng)，運用先進的管理技術(shù)，促進物資采購效能的提高。

（作者單位為中國重汽集團濟寧商用車有限公司）

參考文獻

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