關于企業物資采購與財務監督融合的探討

郭京進

摘 要 物資采購是做好企業運營的重要保證，為企業生產提供了物質基礎。然而，在企業物資采購管理過程中，由于內部控制不健全、采購活動財務監督不力，物資采購活動中以權謀私、違法違規現象較多，對企業發展造成了很大影響。為此，本文對企業物資采購中財務監督存在的問題進行分析，提出了完善企業物資采購與財務監督融合的具體措施。

關鍵詞 物資采購 財務監督 探討

在制造企業中，物資采購為企業生產提供了物質基礎和保證。物資采購在企業財務支出中占有重要比重，也是企業財務監督的重要內容。因此，加強企業物資采購管理、做好物資采購的財務監督，對減少采購風險、降低采購成本、提高采購效率、促進企業快速發展具有重要意義。

一、企業物資采購中財務監督存在的主要問題

（一）企業物資采購與財務監督管理存在脫節

在企業中，物資采購部門是一個“實權部門”，掌握著企業生產所需的物資采購權。現階段，由于社會上物資較為豐富，市場上許多物資供大于求，使許多企業不得不努力開展產品推銷工作，而一些企業的采購部門則成了他們攻關的對象。采購部門在企業中的地位較高，是企業中的強勢部門，雖然與生產、財務、庫管等部門之間聯系緊密，但在企業中各部門職能相對獨立，采購部門在采購環節的權限較大，采購過程中的以權謀私、違法違規問題較為嚴重，對企業發展造成了很大的影響。一是在采購計劃的制訂中，生產部門只負責提供物資清單的數量、質量要求，而對于物資價格、渠道沒有要求，這就給了采購部門很大的活動空間，可以在價格和渠道上做文章，追求利益的最大化，而這種利益，除企業利益外，部分品行不正的采購人員也會追求個人利益的最大化，最終導致企業利益受損。二是在物資采購合同管理中，雖然一些企業進行了物資采購招投標管理，但是，由于參與的對象很多，企業的采購部門作為招投標的主管部門，有較大的管理權限，成為這些對象攻關的目標，招投標流程雖然公開透明，但是缺乏有效的監督，特別是財務部門如果在物資采購中沒有介入招投標活動，物資采購部門則一家獨大，不能通過招投標活動加強采購合同管理，難以從采購合同管理中發現財務風險。企業的財務部門只是根據采購合同支付合同款項，并未在物資采購過程中實施同步的財務跟蹤。

（二）企業物資采購中缺乏有效的財務監督內控管理運行機制

企業運營活動是一個整體，許多企業內控管理運行機制缺乏，或者運行管理不協調，導致內部監督管理弱化。在企業的物資采購過程中，對物資采購內控管理不力，導致物資采購活動中風險較大，對企業發展帶來較大的風險隱患。一是物資采購預算編制與執行缺乏有效監督。部分企業的物資采購預算由采購部門編制，沒有與生產、財務部門進行有效溝通，導致預算編制缺乏科學性，并且執行過程由采購部門實施，雖然一些企業實行了投標管理，但是由于內控監督弱化，采購預算編制與執行的風險很大。二是缺少對采購合同的審計監督。在簽訂采購合同前，或者在制訂采購合同時，沒有請企業的法律部門進行合同把關，沒有由企業內審部門進行合同審計，導致企業物資采購合同存在較大風險。三是采購資金支付審核監督不嚴。有的企業財務部門只是依據采購部門的支付申請支付采購資金，有的財務管理人員在支付前沒有進行相關核對，比如沒有嚴格對照合同的支付條款要求進行核審，沒有對采購物資入庫數量及質量報告進行復核把關等。

（三）企業物資采購與財務監督缺乏有效的監督平臺

部分企業物資采購部門與財務管理部門都有各自獨立的管理系統，但是兩個管理系統沒有對接，導致財務部門對物資采購不能進行同步跟蹤、加強監管。有的企業物資采購與財務部門的系統合在一個系統內，但是這個系統中的物資采購和財務部門系統相對獨立，是兩個不同的子系統，而且進行了權限設置，許多信息不能共享，財務部門對采購部門的監督活動權限較小，特別是財務部門難以參與采購活動，不能對采購活動進行全程監督，導致采購風險難以被發現。

二、加強企業物資采購與財務監督融合的有效措施

（一）組建綜采性物資采購部門，加強企業物資采購與財務監督整體融合

采購部門與財務管理脫節，導致財務監督弱化，物資采購活動中采購風險加劇。為此，生產制造企業要加強物資采購管理，組建綜合性物資采購部門，從而加強企業物資采購與財務監督的整體融合。一是從生產部門、物資采購部門、技術部門和財務部門抽調專業人員，組建綜合物資采購部門，具體負責企業的物資采購工作。二是加強物資采購計劃的預算編制工作，由于生產、采購、技術、財務各自專業性強，因此，在人員選擇上盡量選擇綜合能力強的人員充實到綜合性部門，由三個部門組成的人員各自發揮專業優勢，做好物資采購計劃的預算編制工作。三是實行預算編制與執行相分離，原物資采購部門不再負責物資預算編制工作，只是專門負責物資采購工作。四是加強物資采購合同管理，進行物資招投標活動時，要由企業法務部門進行合同審查，簽訂物資采購合同時，要由企業的內部審計部門和物資預算的編制部門一起加強合同審計與評估，從而從法律角度和審計角度做好物資采購活動的把關，防范物資采購合同風險的發生。四是加強物資采購的支付結算管理。物資采購資金的支付結算要遵守采購合同，財務部門支付采購資金時要做好如下內容的審查與審核，要有采購部門的請款計劃及相關領導的審批簽字、倉庫的采購物資入庫記錄，此外，還要對照合同條款查實結算條件，只有三方符合，才能按規定流程支付結算款項。從而加強物資采購的財務監督。

（二）完善企業物資采購與財務監督相融合的內控制度

內控制度是加強企業管理的重要保證，在制造企業中，物資采購的數量大、品種多、管理復雜、資金需求量大，同時，對企業生產活動的影響較大。如果不能有效地加強物資采購的管理與監督，發生采購風險的可能性很大，輕者只是個別人謀取一點私利，重者對企業發展帶來經營風險。比如，采購物資不能及時到位，影響企業生產；采購物資質量較差，不能滿足企業生產要求，生產出的產品質量差，對企業聲譽造成影響，從而影響企業發展。因此，必須完善企業的物資采購與財務監督相融合的內控制度。一是將物資采購與企業各個相關環節連接起來，以財務部門為中心，形成對采購活動全程監督的內控制度和運行機制。將物資采購部門與生產、財務、倉庫等部門的內控銜接起來，從各環節加強對采購活動的監督。二是強化財務部門對物資采購過程的內控監督，企業的生產部門所需的物資計劃，由生產部門和財務部門共同編制物資預算，實行“數量+金額”管理，采購部門按照物資預算制定、執行采購計劃，從而弱化采購部門的管理權限，減少采購部門的活動空間，使他們從渠道出發，做好采購選擇，為企業供應物資。

（三）構建物資采購與財務監督相融合的管理系統

現階段，由于科技快速發展，許多中型企業都在運用信息管理系統，這對提升企業的管理效率發揮了重要作用。然而，針對企業采購系統與財務系統各不共容的問題，要做好系統對接，加強對物資采購活動的全程監督。一是將物資管理系統融入財務管理系統，使財務系統能夠對物資系統實行動態監督。物資管理系統中的各項指標變動情況都能在財務系統中顯示，反映物資采購活動的動態變化。二是財務系統與生產、倉儲系統對接，形成企業系統的ERP體系，可以全面了解企業物資的整體變動情況，包括物資采購入庫情況，有利防止物資采購活動風險，同時避免采購活動影響企業的生產活動。三是以財務系統為中心，加強與生產、采購、倉庫等系統的深度融合，全面反映企業的物資采購活動狀況，這樣有利于做好物資的統一調度與安排，促進企業整體效率的提升。

三、結語

物資采購在企業管理中占有重要地位，加強物資管理對企業發展有重要意義。為此，企業需要結合實際，做好物資采購的風險防范，加大物資采購過程中的財務監督力度，實現企業物資采購與財務監督的有效融合。企業應通過組建綜合性物資采購部門，加強物資采購的預算編制工作，加強企業物資采購活動中的內部控制，此外，還要構建物資采購與財務監督相融合的管理系統，運用先進的管理技術，促進物資采購效能的提高。

（作者單位為中國重汽集團濟寧商用車有限公司）

參考文獻

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