試論檔案管理信息化建設(shè)的必要性

【摘要】檔案管理對(duì)于單位、企業(yè)發(fā)展有著極其重要的作用。信息技術(shù)的高速發(fā)展，對(duì)各行各業(yè)造成了深刻的影響，同時(shí)也引領(lǐng)了檔案管理信息化熱潮?；诖耍P者通過(guò)查閱文獻(xiàn)，結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的必要性進(jìn)行了探討，以期為相關(guān)從業(yè)人員提供有效參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 ?信息化建設(shè) ?必要性

檔案管理工作信息化，能夠有效提高檔案管理工作效率，解決傳統(tǒng)檔案管理中的諸多問(wèn)題。我國(guó)已經(jīng)明確指出了“信息化帶動(dòng)工業(yè)化”發(fā)展的具體發(fā)展要求，國(guó)家檔案局也將“信息化”作為了檔案管理工作的重要發(fā)展目標(biāo)。因此，探討檔案管理信息化建設(shè)的必要性，具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案管理信息化的重要性

信息時(shí)代，信息傳輸速度、更新速度越來(lái)越快，同時(shí)信息技術(shù)也改變了信息的儲(chǔ)存形式，信息儲(chǔ)存、傳播的成本得到有效降低。檔案管理工作本質(zhì)上是信息管理工作，所以檔案管理工作想要提升工作效率、質(zhì)量，降低工作成本，就必須順應(yīng)信息技術(shù)所帶來(lái)的變化。

（一）檔案管理信息化提升了工作效率

以往，檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案管理為主，檔案管理人員要?dú)w檔、查詢，都需要以“翻閱”的方式來(lái)尋找紙質(zhì)檔案，在這一過(guò)程中，就有可能導(dǎo)致檔案被損壞，導(dǎo)致信息遺漏。而檔案管理信息化，將紙質(zhì)文檔直接轉(zhuǎn)化為了電子文檔，檔案信息傳輸不會(huì)受到空間、時(shí)間的束縛，檔案管理工作人員通過(guò)電子設(shè)備就可完成對(duì)檔案的歸類、整理、查閱，這就有效提高了檔案管理工作的安全性以及效率。另外，紙質(zhì)檔案在存放的過(guò)程中，極其容易受到高溫、高濕度、高酸性環(huán)境所影響，紙張也會(huì)逐漸老化，檔案在存放的過(guò)程中，不可避免的會(huì)遭受一定的損傷，而電子檔案的儲(chǔ)存則相對(duì)比較安全，通過(guò)“云儲(chǔ)存、熱備份”等方式，即便是儲(chǔ)存設(shè)備損壞，也不會(huì)導(dǎo)致檔案損壞、丟失。

（二）檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)了工作共享

傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案的歸檔、整理需要檔案管理人員手動(dòng)操作，工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，并且大量的檔案需要存放在較大的空間中，隨著時(shí)間的推移，檔案數(shù)量越來(lái)越多，一旦需要查閱以往的檔案，檔案管理工作人員需要消耗大量時(shí)間查找檔案存放位置，管理工作舉步維艱。而檔案管理信息化，就能夠?qū)崿F(xiàn)全面電子化操作，檔案的搜集、儲(chǔ)存、統(tǒng)計(jì)、查閱極為便利，同時(shí)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案室，檔案查閱人員通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)就可在線查詢檔案。

（三）檔案管理信息化滿足了社會(huì)需要

信息化從效率上、安全性上為檔案管理提供了便利，滿足了各行各業(yè)需求。社會(huì)各個(gè)行業(yè)，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中，都會(huì)產(chǎn)生一定的電子文件，比如設(shè)計(jì)院應(yīng)用PDM系統(tǒng)產(chǎn)生的文件，制造業(yè)應(yīng)用OA系統(tǒng)產(chǎn)生的文件，這些文件的管理無(wú)法依靠傳統(tǒng)檔案管理方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，必須要依托于信息技術(shù)才能夠?qū)崿F(xiàn)。所以檔案管理信息化滿足了社會(huì)需要。

二、檔案管理信息化現(xiàn)存問(wèn)題

（一）管理人員素質(zhì)低下

傳統(tǒng)的檔案管理工作隊(duì)伍，有著大量非專業(yè)人員，這些管理人員既沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，也不懂計(jì)算機(jī)技術(shù)，不了解檔案管理知識(shí)。在管理的過(guò)程中，這些人員普遍缺乏責(zé)任心，沒(méi)有采用合理的方式方法來(lái)保存檔案，給檔案管理工作開(kāi)展造成了極大的影響。另外，傳統(tǒng)的檔案管理工作人員，有相當(dāng)部分工作人員不具備應(yīng)有的信息素養(yǎng)、計(jì)算機(jī)操作能力、創(chuàng)新意識(shí)，無(wú)法適應(yīng)檔案管理信息化所帶來(lái)的變化。

（二）管理制度不完善

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，信息化是檔案管理工作迎來(lái)的重大變革，在這個(gè)過(guò)程中，必須要有完善的制度、規(guī)范才能夠讓檔案管理工作信息化做到“有法可依”，但在實(shí)際工作中，許多機(jī)構(gòu)的檔案管理信息化工作都沒(méi)有建立起一個(gè)完善的信息化機(jī)制，檔案信息化保密、鑒定、備份工作存在諸多問(wèn)題。

三、檔案管理信息化對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變工作觀念

觀念是行為的先行主導(dǎo)，只有檔案管理工作人員樹(shù)立起正確的檔案管理信息化意識(shí)，才能夠有效落實(shí)檔案管理信息化的各種舉措。對(duì)此，筆者認(rèn)為，工作人員觀念的樹(shù)立，必須要從頂層建設(shè)入手，企業(yè)、單位領(lǐng)導(dǎo)，要在會(huì)議上強(qiáng)調(diào)檔案管理信息化的重要性，同時(shí)通過(guò)培訓(xùn)、開(kāi)展講座等措施，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力、信息素養(yǎng)。另外，檔案管理工作人員也必須樹(shù)立起在終生學(xué)習(xí)意識(shí)，在工作中提高自身的創(chuàng)新能力，從多個(gè)角度去了解檔案管理信息化的必要性以及要點(diǎn)，這樣才能夠讓“信息技術(shù)”在檔案管理中生根發(fā)芽。

（二）完善管理制度

必須建立起完善的檔案管理信息化制度，才能夠讓各項(xiàng)工作做到有法可依。單位、企業(yè)要針對(duì)檔案管理信息化的主要內(nèi)容，結(jié)合單位實(shí)際情況，構(gòu)建完善的信息化制度。如：資料、文檔、數(shù)據(jù)等必須有效組織、整理和歸檔備案;檔案信息必須在xx日內(nèi)轉(zhuǎn)化為電子檔，并整理、歸檔等。另外，還要建立起完善的保密制度、獎(jiǎng)懲制度，通過(guò)剛性管理以及柔性管理，提高檔案管理人員的責(zé)任心以及保密意識(shí)。所謂剛性管理主要是利用制度來(lái)約束檔案管理人員的行為，柔性管理主要是指通過(guò)內(nèi)部文化風(fēng)氣，來(lái)讓檔案管理人員樹(shù)立起正確的保密意識(shí)。

另外，在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須要有足夠的經(jīng)費(fèi)作為支撐，這樣才能夠保證檔案管理信息化改革的正常進(jìn)行。比如，除了要具備掃描機(jī)、計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備，在條件允許的情況下，還要配置有服務(wù)器、UPS電源、備份硬盤等等設(shè)備，這樣才能夠有效應(yīng)對(duì)各種突發(fā)情況，將檔案管理信息化的作用充分發(fā)揮出來(lái)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理方法，已經(jīng)不能夠滿足檔案管理的實(shí)際需求。在信息時(shí)代，信息化已經(jīng)成為了檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，故相關(guān)從業(yè)人員、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其要有足夠的重視，結(jié)合實(shí)際情況，積極轉(zhuǎn)變管理模式、工作模式、構(gòu)建信息化制度，才能夠讓檔案管理工作不斷發(fā)展，讓檔案管理工作的水平得到提升。

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作者簡(jiǎn)介：蘭蘭（1975-），重慶涪陵人，女，漢族，本科，檔案館員，重慶市涪陵城市建設(shè)投資集團(tuán)有限公司。